En los próximos dos años, vas a tener que afrontar dos grandes cambios en la gestión de tu negocio.
O mejor dicho: en la gestión de tu facturación.
El primero es verifactu, una normativa que regula los programas de facturación.
El segundo, la factura electrónica, una regulación que pondrá fin, entre otras cosas, a las plantillas de factura de Excel y Word.
Verifactu es el cambio más inmediato, ya que se empezará a aplicar en 2025.
La factura electrónica también, pero para los autónomos su aplicación se retrasará un año.
Son grandes cambios, sí. Pero cuentas con una gran ventaja: el Kit Digital, una subvención con la que podrás implementar gratis verifactu y la factura electrónica.
A continuación, te explicamos en qué consiste verifactu, de qué manera confluirá con la factura electrónica un año más tarde (para los autónomos) y eso del Kit Digital 👇
¿Qué es verifactu?
Verifactu hace referencia a dos cosas.
Por un lado, al nuevo reglamento de programas de facturación, conocido también como “reglamento verifactu”.
Por el otro, al “sistema de emisión de facturas verificables”, que regula el mismo reglamento.
Así que vayamos por partes:
- Como reglamento, verifactu regula los requisitos legales que los programas de facturación deben cumplir a partir del 1 de julio de 2025
- Como sistema, verifactu alude a la posibilidad de enviar todas las facturas a Hacienda directamente
El reglamento verifactu es obligatorio para todos los programas de facturación y para los autónomos y empresas obligados a hacer facturas.
El sistema verifactu, sin embargo, es voluntario.
Este gráfico de la Agencia Tributaria muestra bien la diferencia entre el reglamento y el sistema verifactu:
Y ahora entremos en detalles. Al menos, en los esenciales para un autónomo.
El reglamento verifactu: contra el fraude fiscal y los softwares de doble uso
El reglamento verifactu parte de la conocida como ley antifraude. Y se aprobó a finales de 2023 mediante el Real Decreto 1007/2023.
El objetivo de esta norma es combatir los llamados softwares de doble uso, es decir, a los programas informáticos que permiten llevar una contabilidad B (y así no pagar impuestos).
Esta normativa obliga a estos softwares a regirse por unos requisitos legales que aseguren la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación de autónomos y empresas.
En la práctica, esto supone:
- Que el registro de tus facturas no se pueda alterar (por ejemplo, eliminando facturas o modificándolas sin dejar rastro)
- Que exista un registro de todas las modificaciones de las facturas, incluido un registro de facturas anuladas
- Que los softwares de facturación tengan la posibilidad de remitir los distintos registros de facturación a la Agencia Tributaria
Las facturas emitidas, además, deberán llevar un código QR con la información esencial de su contenido (NIF del emisor, número de factura, fecha de emisión e importe total).
Esto permitirá a tu cliente, ya sea particular o empresa, cotejarla con la Agencia Tributaria y asegurar así su validez.
El reglamento verifactu afecta sobre todo a las empresas que producen y comercializan programas de facturación (como Declarando).
Pero también a sus usuarios.
Y es que, como veremos más adelante, usar un programa de facturación que no cumpla con el reglamento verifactu te expone a multas y sanciones de Hacienda 😬
El sistema verifactu: una manera “voluntaria” de que Hacienda te lleve la facturación
El “sistema de emisión de facturas verificables” (o sistema verifactu) forma parte del reglamento que lleva el mismo nombre.
Pero es voluntario.
Con este sistema, puedes remitir de forma automática y directa todas tus facturas a la Agencia Tributaria.
Los programas de facturación privados se pueden adherir voluntariamente a este sistema. Cuando lo hagan, deberán llevar el sello de “sistemas de emisión de facturas verificables” o “sistemas VERI*FACTU”.
Según explica Hacienda en una nota informativa, llevar tu facturación con el sistema verifactu tendrá sus ventajas.
Y es que la Agencia Tributaria llevará directamente tu registro de IVA. Es decir, tus libros de ingresos y gastos, que es en lo que se basa tu contabilidad de autónomo.
Esto facilitará la presentación de tus declaraciones fiscales, dice Hacienda.
Aunque no aclara todavía cómo lo hará. ¿Generará un borrador como el de la declaración de la renta, de modo que tú, como autónomo, solo debas revisarlo antes de presentarlo?
Todavía es pronto para saberlo, ya que Hacienda aún no ha dado mucha información.
Pero ten por seguro que, en cuanto se sepa, te informaremos junto a otras novedades de la factura electrónica.
¿Afecta verifactu a (todos) los autónomos?
Sí, verifactu afecta a todos los autónomos, y en todas sus operaciones.
Este reglamento solo contempla 2 excepciones en su aplicación:
- Aquellos que forman parte del Suministro Inmediato de Información (SII), un régimen de declaración del IVA voluntario para los autónomos (solo están obligadas las grandes empresas y otro tipo de contribuyentes)
- Aquellos que no están obligados a emitir facturas por sus operaciones, como los autónomos en módulos o en recargo de equivalencia, un régimen especial de IVA para comerciantes minoristas
¿Cuándo entra en vigor verifactu?
El reglamento verifactu ya ha sido aprobado, pero se empezará a aplicar el 1 de julio de 2025.
A partir de esa fecha, por tanto, tu programa de facturación deberá regirse por esta normativa.
¿Pero cómo saber que tu programa de facturación cumple con verifactu?
La normativa les obliga a mostrar una declaración responsable.
Una declaración responsable es un documento en el que el fabricante del programa expresa, bajo su responsabilidad, que cumple con los requisitos del reglamento verifactu.
Esa declaración responsable deberá estar visible y por escrito en el software, de manera que tú, como cliente, puedas comprobarlo. Deberá llevar por título: «DECLARACIÓN RESPONSABLE DEL SISTEMA INFORMÁTICO DE FACTURACIÓN».
Ahí aparecerá información como el nombre del programa de facturación, los datos fiscales del fabricante (razón social, NIF y dirección) y una breve descripción de sus funcionalidades.
Como cliente, además, podrás exigir esa declaración responsable en cualquier momento: ya sea al comprarlo o en las posteriores actualizaciones del software.
Es importante que te tomes esto en serio. Ahora te explicamos por qué 🧐
¿Qué pasa si mi software de facturación no cumple con verifactu?
La ley antifraude es clara al respecto: habrá sanciones para los autónomos y empresas que usen programas de facturación que no se ajusten al reglamento verifactu.
Estas sanciones consisten en 50.000 € de multa por cada ejercicio (es decir, cada año) en que hayas empleado un programa ilegal.
También si alteras o modificas el software certificado.
Es por este motivo que debes tomarte en serio su cumplimiento.
Por si esto no fuera poco, el reglamento verifactu coincidirá, un año después de su aplicación, con otro que también afecta a la gestión de tu facturación: el de factura electrónica.
Vamos a verlo con más detalle 💡
¿Qué relación tienen verifactu y la factura electrónica?
Verifactura y la factura electrónica son dos reglamentos distintos, aunque se suelen confundir.
Las principales diferencias son las siguientes:
- Verifactu es un reglamento que estandariza el registro de facturas de los softwares de facturación y afecta a todas las operaciones de autónomos y empresas. Su objetivo, según la ley antifraude, es combatir el fraude fiscal.
- El reglamento de factura electrónica impone el uso de este formato de factura en las operaciones entre autónomos y empresas (el B2B, o business-to-business). Y su objetivo, según la ley crea y crece, es reducir la morosidad, es decir, que el plazo de pago de las facturas no supere el máximo legal de 60 días.
La factura electrónica B2B será obligatoria en 2027 para los autónomos y empresas que facturen menos de 8 millones de euros al año.
Un año antes, en 2025, deberán aplicarla las empresas que facturen una cifra superior.
¿Y qué relación tienen las dos normativas?
Según explica la Agencia Tributaria en una nota informativa, “los sistemas informáticos de los empresarios deberán adaptarse de una forma integral a ambas modificaciones”.
Resumiendo, que tu programa de facturación (verifactu) deberá ser también un software de factura electrónica.
De hecho, ambas normativas confluyen de tal manera, que para que los autónomos y empresas puedan adaptarse a tiempo, Hacienda recomienda aprovechar una ayuda pública: toca hablar del Kit Digital 👇
¿Cómo implementar verifactu gratis?
Verifactu, al igual que la factura electrónica, va a suponer un cambio radical en la forma de facturar de los autónomos.
También va a implicar un coste, especialmente entre aquellos que todavía usan plantillas de factura de Word y Excel, que dejarán de ser válidas.
Es por esto que Hacienda recomienda solicitar el Kit Digital para implementar la factura electrónica. Pero también verifactu.
El Kit Digital es una subvención de 3.000 € a fondo perdido (no debes devolverla).
Esos 3.000 € los puedes invertir en un programa de facturación electrónica que cumpla las dos condiciones: verifactu a partir del 1 de julio de 2025 y la factura electrónica a partir de 2026.
La subvención está financiada con fondos europeos. Pero tiene un límite: de presupuesto y de tiempo.
De momento, el Kit Digital estará disponible hasta el 31 de octubre de 2025.
Como cualquier ayuda pública, el Kit Digital exige un trámite que si no estás muy familiarizado puede resultar un calvario.
Si no quieres correr riesgos y ahorrarte esta clase de molestias, puedes solicitarlo gratis con Declarando.
Solo tienes que contactar con uno de nuestros mentores fiscales.
Del resto, también de implementar tu programa de facturación, nos encargamos nosotros 🤗
