Seguro que esta frase te es familiar: “Quería pedirte presupuesto para…”.
Es una buena noticia: un cliente (o potencial cliente) tiene interés en tus servicios.
¡Esta es la tuya! 😊
Un presupuesto puede ser la ocasión de cerrar una operación y de abrir una nueva relación duradera con un cliente.
Así que en este artículo vamos a enseñarte todo lo que tienes que saber para hacer un presupuesto top.
No nos entretengamos más y empecemos, que el cliente está esperando 👇
¿Qué es un presupuesto?
¿Qué significa presupuesto? Para empezar, hay diferentes tipos de presupuestos.
Presupuesto contable, presupuesto de gastos, presupuesto anual de una empresa, presupuesto de tesorería… hasta hay quien hace un presupuesto personal.
Pero aquí solo nos vamos a referir a uno: el documento que, como autónomo, envías a un cliente detallando tus servicios y condiciones.
¿Para qué sirve un presupuesto?
La finalidad de un presupuesto es informativa y comercial.
Dicho en plata: le comunicas a tu cliente lo que le costaría contratar tus servicios o comprar tus productos.
Pero también es algo más que eso: un presupuesto puede ser también una carta de presentación a un cliente.
Y no solo a un nuevo cliente.
Los clientes ya existentes merecen igual (o más) mimo y esfuerzo que los nuevos.
Ten presente lo siguiente: cuando un cliente (potencial o no) te pide presupuesto, es probable que también se lo haya pedido a otros profesionales.
Es decir, a tus competidores.
Y en un mercado competitivo la mejor forma de destacar, como ya habrás oído varias veces, es diferenciándote.
Y no solo en el precio que detallas en el presupuesto. Sino en el valor añadido que le ofreces.
Por lo que un presupuesto debes enfocarlo también como una oportunidad de presentar una propuesta de valor que te diferencie de tus competidores💡
¿Qué validez (legal) tiene un presupuesto?
De entrada, un presupuesto solo tiene un valor informativo.
Vamos, que enviar un presupuesto no vincula a ninguna de las dos partes desde un punto de vista legal.
Pero una vez aceptado, la cosa cambia 🤔
Por tu lado, como autónomo que presta el servicio, estarías obligado a cumplir tu parte del contrato.
Y tu cliente, la suya, claro.
En otras palabras: el presupuesto sería como un contrato mercantil, por lo que quedas obligado y, por tanto, tu cliente te puede reclamar el incumplimiento (y viceversa).
¿Y tiene validez fiscal y contable?
Teóricamente, no.
Veamos: al acabar el trabajo o al cobrar un anticipo, lo correcto es facturarlo.
Para facturarlo —perdona si esto suena obvio— debes hacer una factura.
Y solo una factura tiene validez fiscal y contable.
Sin embargo, los tribunales de justicia y la Dirección General de Tributos (o DGT), un organismo de Hacienda para hacer consultas vinculantes, han validado otros documentos como facturas
Preferimos no enredarte con esto ahora. Pero si te interesa, puedes profundizar más en nuestro Observatorio Jurídico 👇
4 cosas que debes saber antes de hacer un presupuesto
Existen unos preliminares cuando vas a hacer un presupuesto a un cliente.
Esos preliminares responden a una pregunta sencilla: ¿cómo fijar el precio de mis servicios?
Si este tema lo tienes resuelto, puedes pasar al siguiente apartado.
Si todavía no lo tienes resuelto o tienes dudas, ahora te las resolvemos 😉
Hay autónomos que ya parten de unas tarifas prefijadas.
Pero otros (o los mismos, según la situación) adaptan el presupuesto al cliente y a la naturaleza del servicio.
Y luego están aquellos que acaban de empezar, se están enfrentando a nuevos retos y las dudas afloran: ¿cuánto vale mi trabajo? ¿Qué precio fijar? ¿Será demasiado caro? ¿Demasiado barato? ¡Socooorro! 😱
Tranquilo: vamos a comentarte ahora una serie de claves para decidir qué precio poner.
1) Cubrir costes con margen de beneficio
Parece obvio: si ofrecemos un servicio es para obtener un beneficio a cambio.
Pero te sorprendería la cantidad de veces que muchos autónomos han bajado el precio en su presupuesto que apenas les da para pagar la cuota de autónomo (lo del alquiler ya lo dejamos para la sección de ingreso mínimo vital).
Es importante fijar unos límites.
Así que para cubrir costes y obtener beneficios te recomendamos analizar los gastos fijos y variables y el reparto del tiempo de trabajo.
Y si tu servicio implica el uso de materiales, desplazamientos o dietas, recuerda incluirlos en el presupuesto.
2) Precio de mercado
¿Cuáles son las tarifas de tus competidores? La respuesta a esta pregunta implica conocer tu mercado.
También supone analizar las diferencias entre lo que ofrece tu competencia y lo que tú ofreces.
Así como también lo que tus clientes están dispuestos a pagar.
Eso te dará una visión amplia y no caer en los vicios que ahora te comentamos.
3) Precio demasiado bajo o demasiado alto
Es la tentación de los autónomos que empiezan o que se quieren abrir paso en el mercado: tirar los precios (literal).
Es decir, ofrecer un precio por debajo —o muuuuy por debajo— de sus competidores.
¡Cuidado con eso!
Porque puede transmitir a tu cliente un mensaje que nada te favorece: puede pensar que el trabajo no va a ser bueno o que el servicio es de baja calidad.
Y ahora el otro extremo: no infles tus precios de modo que tu presupuesto se convierta en una invitación para que tu cliente se vaya a la competencia.
¡Ni Don Juan ni Juanillo!, como se dice en Andalucía.
Debes encontrar ese punto medio, que es donde Aristóteles decía que se encontraba la virtud… de los precios ⚖️
4) Promociones o descuentos
Es una estrategia muy útil para fidelizar clientes. Y puede ser la puntilla que haga que tu cliente se decante por ti, y no por tus competidores.
Con un descuento, además, el cliente puede sentirse valorado y distinguido. ¿Y a quién no le gusta sentirse especial?
Pero cuidado: porque ofrecer descuentos o promociones es también un arma de doble filo.
Y no solo porque pueda reducir tus márgenes de beneficio. Sino también porque puede devaluar tus servicios a ojos de tu cliente.
Resumiendo: existen varios factores que debes considerar para fijar el precio en tus presupuestos.
Porque en eso también se basará en el valor que quieras dar a tus servicios.
Cómo hacer un presupuesto para un cliente en 10 pasos
Y ahora pongámonos manos a la obra.
Para hacer un presupuesto a un cliente, lo más importante es conocer las partes de un presupuesto.
Por lo general, se toma como modelo de presupuesto los contenidos mínimos de una factura.
Aunque con algunos añadidos.
Vamos a verlo todo punto por punto 🔍
1. Tus datos fiscales y de contacto
Tus datos fiscales son tu nombre y apellidos, NIF (el DNI con la letra o el NIE, si eres extranjero) y el domicilio fiscal, que es la dirección que indicaste al darte de alta.
Y como lo ideal es que tu (potencial) cliente te contacte, pónselo fácil señalando tu email y teléfono.
He aquí un ejemplo:
Nombre y apellidos: Juan Pérez
NIF: 12345678Z
Domicilio fiscal: Calle de la fábrica 123, 28080, Madrid
Email: [email protected]
Teléfono: +34 600 123 456
2. Datos de tu cliente
Si tu cliente es una empresa, indica la razón social, el NIF y su dirección.
Y la persona de contacto de la empresa, ya que es ella quien dirigirá el proyecto.
Si se trata de un autónomo, su razón social son su nombre y apellidos.
Por ejemplo:
Razón social: Consultoría Empresarial S.L.
NIF: B12345678
Dirección: Avenida de la empresa 456, 28080 Madrid
Persona de contacto: María García
3. Descripción del producto o servicio
Aquí tienes que ser lo más detallado posible.
No basta con indicar, por ejemplo, que es un servicio de consultoría.
Indica también el tipo de consultoría. Y si se trata de un proyecto con distintas fases o un servicio con distintas sesiones.
Por ejemplo:
Servicio de consultoría de marketing digital:
- Fase 1: Análisis inicial. Duración: 2 semanas. Evaluación del estado actual de la presencia digital. Análisis de la competencia. Identificación de áreas de mejora.
- Fase 2: Estrategia de marketing digital. Duración: 3 semanas. Desarrollo de una estrategia personalizada. Definición de objetivos y métricas de éxito. Plan de acción detallado.
- Fase 3: Implementación y seguimiento. Duración: 4 semanas. Ejecución de la estrategia. Monitorización y ajustes en tiempo real. Informes semanales de progreso.
4. Costes del servicio
Algunos servicios implican que el cliente asuma determinados costes.
Por ejemplo, por el uso de materiales, dietas o kilometraje por el desplazamiento.
Aunque son parte del servicio, especifícalas aparte.
Siguiendo el mismo ejemplo:
- Desplazamientos: 200 €
- Dietas: 100 €
5. Importe del servicio
Esto es esencial. No hace falta que te lo expliquemos mucho 😁
Aclaremos, sin embargo, unas cuestiones.
El importe implica:
- El total del servicio
- El desglosado por sesiones, fases o costes
¿Debe incluir impuestos como el IVA o la retención de IRPF?
Depende del tipo de cliente:
- Si es un autónomo o empresa, el IVA no es importante, porque luego se lo deduce. La retención de IRPF tampoco, porque es un importe que tampoco debe asumir.
- Si es un particular, el IVA es importante, porque no se lo puede deducir y es un gasto más. La retención, por cierto, no se aplica a los particulares.
Ahora el ejemplo:
- Fase 1. Análisis inicial: 1.000 €
- Fase 2. Estrategia de marketing digital: 2.000 €
- Fase 3. Implementación y seguimiento: 3.000 €
- Total servicios: 6.000 €
- Total costes adicionales: 450 €
- Total importe: 6.450 (IVA no incluido)
6. Fechas del servicio o entrega
Cuando es un servicio, siempre has de indicar la fecha de prestación.
Y si consiste en el envío de un producto, el plazo estimado de entrega.
Por ejemplo:
- Fecha de inicio: 1 de julio de 2024
- Fecha de finalización estimada: 30 de agosto de 2024
7. Periodo de validez del presupuesto
Un presupuesto siempre debe indicar hasta qué fecha es válido.
Por varios motivos:
- El precio puede cambiar. Por ejemplo, porque los materiales se han encarecido o, simplemente, has incrementado tus tarifas por la inflación o el motivo que sea.
- Incentivas a que tu cliente acepte el proyecto en un plazo razonable.
- Puedes planificarte y organizar mejor el resto de tus proyectos.
- No pierdes el foco: pasado ese tiempo, a otra cosa.
- Legales. Un presupuesto es como un contrato. Y eso te protegerá en un futuro en caso de disputas por precios o condiciones.
Para el ejemplo que hemos ido trabajando aquí, puedes indicar: “Este presupuesto es válido hasta el 30 de julio de 2024”.
8. Condiciones de pago
Especifica cómo debe pagar tu cliente: si por cobro anticipado (o parcialmente anticipado), a plazos o al final del servicio.
También indica el método de pago (transferencia, tarjeta, PayPal, etc.).
Volviendo al mismo ejemplo:
Anticipo: 30 % del total del presupuesto. Se paga al momento de la aceptación del presupuesto y antes del inicio del proyecto.
Resto del pago por fases:
- 30 % a la finalización de la fase 1.
- 40 % a la finalización de la fase 2.
- 30 % a la finalización de la fase 3.
Plazo para el pago: todas las facturas deben ser pagadas en un plazo de 30 días desde la fecha de emisión.
Métodos de pago: transferencia bancaria, tarjeta de crédito o débito o PayPal.
9. Condiciones legales y garantías del servicio
Esto es una manera de protegerte. También de proteger a tu cliente y ofrecerle confianza.
Estas condiciones detallan los derechos y responsabilidades de ambas partes. También evita malentendidos y disputas futuras.
Especifica estas condiciones, por ejemplo, incluyendo cláusulas sobre el alcance del servicio, propiedad intelectual, confidencialidad y resolución de disputas.
Detalla también las garantías del servicio, como la calidad del trabajo, plazos de entrega, correcciones y revisiones.
Por ejemplo:
Alcance del servicio. Este presupuesto cubre únicamente los servicios detallados en la sección “Descripción del servicio”. Cualquier trabajo adicional será objeto de un acuerdo separado y presupuestado aparte.
Propiedad intelectual. Todos los derechos de propiedad intelectual de los trabajos entregados pertenecerán al cliente una vez recibido el pago completo. El proveedor se reserva el derecho de utilizar el trabajo en su portafolio con fines promocionales.
Confidencialidad. Ambas partes acuerdan mantener la confidencialidad de toda la información compartida durante la vigencia del contrato.
Resolución de disputas. Cualquier disputa que surja en relación con este contrato se resolverá mediante mediación en primera instancia. Si no se llega a un acuerdo, las partes podrán recurrir a arbitraje en los juzgados de la Comunidad Autónoma de Madrid.
Garantías del servicio. El proveedor garantiza que todos los trabajos se realizarán con un alto estándar de calidad profesional y en conformidad con las especificaciones acordadas.
Este presupuesto incluye hasta tres revisiones sin coste adicional. Cualquier corrección adicional se facturará a razón de 100 € por hora.
Muchos oficios cuentan con plantillas sobre condiciones legales o de servicio. Infórmate bien, porque seguro que también las habrá para el tuyo 😉
10. Elige un modelo de presupuesto para redactarlo
Hasta aquí, hemos revisado las partes de un presupuesto. Ahora es el momento de plasmarlas en un documento.
¿Lo más sencillo y rápido? Un modelo de presupuesto.
Excel tiene algunos (en español) a tu disposición. Por ejemplo, puedes elegir una plantilla de presupuestos de Excel sin impuestos.
También puedes descargar una plantilla de presupuestos de Excel con impuestos.
Por último, y nuestro consejo: usa un programa de facturación con presupuestos.
La ventaja más clara e inmediata es que al usar un software de facturación luego puedes convertir el presupuesto en factura.
Y mantener un mejor control y trazabilidad, es decir, saber qué se ha hecho de ese presupuesto.
Por mostrarte un ejemplo del programa de facturación electrónica de Declarando:
Y ahora veamos algunos ejemplos 🧐
3 ejemplos de presupuesto
Estos ejemplos de presupuesto los hemos generado con el software para hacer facturas de Declarando.
Con Declarando puedes hacer presupuestos, convertirlos en factura y registrarlos en tu contabilidad (¡y hasta rellenar tus modelos de impuestos automáticamente!).
Mira qué ejemplos de presupuestos 👇
Presupuesto para una campaña publicitaria
Pongamos que una fundación importante te ha pedido presupuesto para una campaña publicitaria.
A continuación te mostramos un ejemplo de presupuesto que también podría ser útil para campañas de marketing.
Si te fijas, hemos detallado cada uno de los servicios y lo hemos acompañado por el precio unitario antes de aplicar el IVA y la retención de IRPF del 7 % para nuevos autónomos.
Recuerda que cuando el cliente es una empresa (en este ejemplo, una fundación), el IVA y la retención no son una información tan importante porque:
- El IVA se lo puede deducir
- La retención es sobre un impuesto que recae sobre ti, no sobre la empresa
Aun así, reflejarlos al final del presupuesto es útil si de ahí vas a generar luego la factura.
Presupuesto para diseño gráfico
La misma fundación está interesada en tus servicios de diseñador gráfico y te ha pedido presupuesto.
Este sería un ejemplo:
Como en el anterior, te recomendamos desglosar tu trabajo y el precio de cada uno de tus servicios (¡nunca presentes únicamente el global!).
El IVA y la retención de IRPF los mostramos al final, con la intención, de nuevo, de aprovechar este presupuesto para hacer la factura.
Presupuesto para una página web
La creación de páginas web es un servicio muy demandado por autónomos y nuevas empresas. Y más ahora que en España los autónomos podemos solicitar el Kit Digital, ¡una ayuda por valor de 3.000 €!
Como antes: hemos detallado todo el servicio y su precio antes de impuestos.
Al final mostramos el importe final desglosado: la base imponible (el importe antes de aplicar el IVA y la retención de IRPF), el tipo de IVA y retención que aplicamos, la cantidad que sumamos de cada uno de los impuestos y el importe final.
Ten presente que son solo ejemplos y que los precios pueden variar según los factores que te hemos explicado antes.
Hacer un presupuesto en Excel Vs. Programa para hacer presupuestos
En internet existen plantillas de presupuestos para dar y prestar. Sobre todo en formato para Excel y Word.
Son soluciones prácticas para aquel que hace un encargo puntual.
Pero para un autónomo, estas soluciones son solo parches a corto plazo. Además, pueden dar una imagen de poca profesionalidad.
Los ejemplos de presupuestos que te hemos mostrado en el apartado anterior los hemos generado con el software de facturación electrónica de Declarando.
Nuestros modelos cumplen los requisitos que debes tener en cuenta para enviar presupuestos a tus clientes.
Y, como te comentábamos antes, puedes usarlos de base para generar la factura con un solo clic, sin necesidad de crearla desde cero (¡como con Excel o Word!).
Por si eso fuera poco: gracias a sus posibilidades de diseño (puedes poner, por ejemplo, el logo de tu negocio) le darás un barniz potente de profesionalidad.
Y eso siempre será un plus a ojos de tu cliente.
Pero Declarando te permite eso y mucho más.
También te permite llevar el control de gastos, presentar tus impuestos, planificar y simular tu renta, para que sepas en todo momento lo que vas a pagar a Hacienda como autónomo y poder tomar decisiones basándote en cálculos fundados en tu facturación.
También hemos desarrollado un módulo de asesoramiento financiero que te indica el nivel de riesgo que puede tener tu negocio en función de tus operaciones con clientes (cuánto te compran, con qué frecuencia te compran y cuántos te tienen que pagar).
Y el ahorro: en Declarando nos hemos especializado en que los autónomos ahorren en impuestos lo máximo que la ley les permite.
Estamos hablando, de media, ¡de 4.000 € al año!
¿Te interesa saber más? Solicita ahora una consulta gratuita y uno de nuestros mentores fiscales te explicará todo lo que Declarando puede hacer por ti.
Y es mucho 🤗
