En un mundo ideal, un autónomo se dedicaría todo el día a vender, a tratar con sus clientes y a mejorar su servicio.
Pero en el mundo real, tiene que afrontar gastos. Algunos, por imprescindibles: sin esa compra, es imposible que el negocio funcione.
Y otros, por obligación legal: la Seguridad Social y Hacienda siempre te preguntarán qué hay de lo suyo 😒
Saber cuánto paga un autónomo al mes es esencial para el éxito de tu negocio y te ayudará a tener una idea de cuánto tiene que facturar un autónomo para ser rentable.
Y eso es de lo que vamos a tratar aquí: de lo que debe pagar un autónomo. Pero también de qué puede hacer para pagar menos 💸
¿Qué son los gastos de un autónomo?
En la contabilidad de un autónomo o empresa, se entiende por gasto la adquisición de un bien o servicio, o cualquier otra deuda, que no tiene por qué haberse pagado.
Eso dice la teoría, al menos.
La práctica de los autónomos nos dice, a veces, otra cosa: adquisición de un bien o servicio, o cualquier otra deuda, que se debe pagar sí o sí.
De lo contrario, no es posible trabajar o que el negocio marche 🚀
Los gastos de un autónomo pueden ser fijos o variables. ¿Vemos la diferencia?
Costes fijos de un autónomo
Son aquellos gastos constantes e imprescindibles para la actividad.
Constantes por recurrentes: debes pagarlos mes a mes (o año a año), sí o sí, para poder trabajar.
Y previsibles: en todo momento sabes que esos son los gastos que debes pagar, sin sorpresas.
Por ejemplo, tus cotizaciones a la Seguridad Social (la cuota de autónomo) o el alquiler del local donde trabajas.
¿Qué son los gastos variables?
Por contraposición, los gastos variables son aquellos que van cambiando conforme a la evolución de tu actividad.
Hasta cierto punto, pueden ser imprevisibles. Por ejemplo, la reparación del vehículo, que se estropeó mientras ibas al trabajo.
O el ordenador, que un buen día se apagó y ya no despertó.
Otras veces, los gastos variables son previsibles, sí, pero solo porque ya los tenías planificados, no por su recurrencia.
Por ejemplo, una inversión en un momento dado, una campaña publicitaria para promocionar tus servicios o un pico de trabajo que te exige buscar, puntualmente, un colaborador (otro autónomo).
En lo que sigue vamos a centrarnos en los principales gastos fijos de un autónomo.
¿Qué paga un autónomo? 8 gastos fijos
Cada autónomo es un mundo. Aun así, podemos destacar los gastos fijos más comunes, aquellos que comparten la inmensa mayoría.
Y, en algunos casos, todos los autónomos, sin excepción 👇
1) Cuota de autónomo
Es el gasto fijo por antonomasia: todos los autónomos deben pagarlo.
Y pagarlo cada mes, a la Seguridad Social, en concepto de cotizaciones. Es decir, para cubrir tus seguros sociales (baja médica, maternidad y paternidad, paro del autónomo, etc.).
Hasta 2023, un autónomo podía saber lo que iba a pagar exactamente de cuota, ya que el sistema de cotización permitía elegir la base de cotización con independencia de los ingresos.
Pero con el nuevo sistema de cotización de autónomos, esto ya no es así: ahora pagas la cuota que te corresponde por tus ingresos reales.
Esto significa que la cuantía que pagas de cuota puede variar en función de lo que ganes, es decir, de tus ingresos y gastos.
Aunque existen excepciones cuando eres nuevo autónomo.
Cuánto se paga de autónomo el primer año
Los nuevos autónomos, es decir, aquellos que empiezan su actividad, pueden beneficiarse de la tarifa plana.
La tarifa plana consiste en una cuota de autónomo fija de 80 € al mes durante el primer año de actividad (en 2024, es de 86,66 € mensuales).
Al segundo año, puedes prorrogarla doce meses más. Pero solo si prevés que tus rendimientos netos —la diferencia entre tus ingresos y gastos— estarán por debajo del salario mínimo interprofesional (o SMI) de ese año.
Cuánto se paga de autónomos sin actividad
Aunque el nuevo sistema de cotización se basa en tus ingresos reales, existe una cuota mínima mensual que debes pagar si estás dado de alta en el RETA, el régimen especial de trabajadores autónomos de la Seguridad Social.
Esa cuota dependerá de la base de cotización mínima que el Gobierno apruebe para ese año. Y no importa si no tienes actividad: deberás pagarla igualmente 😔
De momento, podemos adelantarte la cuota mínima para el periodo 2023 – 2025: 234,5 € en 2023, 230 € en 2024 y 205 € en 2025.
2) Alquiler o hipoteca
Al igual que la cuota de autónomo, es un gasto común en todos los autónomos.
O en casi todos, vaya. Siempre hay alguno que todavía mora y trabaja en casa de los padres o que ya saldó las cuentas hipotecarias con el banco.
Pero para la inmensa mayoría, el pago del alquiler del lugar de trabajo, ya sea la vivienda particular, un espacio de coworking o un despacho, es un gasto mensual inevitable.
Y para los que tienen una vivienda en propiedad, que usan como oficina y que compraron con un préstamo hipotecario, el pago de la cuota es un gasto mensual igualmente ineludible.
3) Teléfono, internet, luz, agua y gas
Los gastos de suministro de la vivienda o del local donde trabajas son otros de los costes fijos de un autónomo.
A no ser, claro, que los incluya el precio del alquiler. Al menos, por lo que hace a internet, luz, agua y gas (si tienes noticia de un alquiler que cubra también el teléfono, avísanos: es para un amigo).
Algunos contratos de luz, agua y gas pueden ser de pago bimensual, es decir, que pagas cada dos meses.
Aunque la mayoría de los proveedores suelen facturarlos mes a mes.
4) Seguros
Los seguros para autónomos son otros de esos gastos ineludibles. O casi ineludibles, ya que no todos son obligatorios.
Nos referimos, entre otros, al seguro de responsabilidad civil, el seguro del vehículo o el seguro de salud o de baja laboral.
Si trabajas en casa, es recomendable que tengas un seguro del hogar que proteja, entre otras cosas, los bienes de tu actividad (ordenador, escritorio, silla, etc.).
Y si tienes un establecimiento, necesitarás un seguro multirriesgo que lo cubra en caso de robo, incendio o cualquier otra adversidad.
El seguro de convenio o accidentes es otro seguro que puede entrar en tu nómina de gastos, pero solo si tienes trabajadores a tu cargo.
5) Licencias de software y alojamiento web
En el mundo digital por el que se mueven muchos autónomos es difícil prescindir de un software.
Por ejemplo, un diseñador gráfico siempre necesitará programas de edición y diseño gráfico. Y un consultor de marketing necesitará, como el comer, programas para medir el resultado de sus campañas.
Por lo general, estos programas exigen el pago de una suscripción mensual o anual.
Además, si tienes tu propia página web y quieres enviar emails profesionales, deberás pagar por el dominio y el hosting o alojamiento web.
Este tipo de coste suele ser anual y puede variar entre los 10 € y 15 € en España para un autónomo.
6) Asesoría fiscal
Que alce la mano el autónomo que pueda prescindir de una asesoría o gestoría 👀
Bien, no hemos visto ninguna.
Así es: las razones por las que necesitas una asesoría fiscal para tu negocio son innumerables, desde el alta de autónomo a la presentación de impuestos.
Y, claro, un servicio de asesoría supone un gasto mensual o anual, según el tipo de tarifa.
El precio puede variar según los servicios que requieras o si estamos hablando de una asesoría online o presencial.
En España, por debajo de 60 € mensuales, es difícil encontrar algo digno. Y si quieres algo bueno y online, deberás pagar 70 € al mes como mínimo.
7) Dietas y kilometraje
Las dietas son gastos de comidas relacionadas con tu actividad.
Por ejemplo, cuando comes en un restaurante u hotel por un viaje de negocios. O cuando comes siempre fuera de casa, porque trabajas en una oficina o espacio de coworking.
Es un gasto fijo con el que debes contar, aunque por ser tan común entre los mortales no caigas en la cuenta (de tus gastos).
Y si, además, usas el vehículo cada día para ir a la oficina o visitar clientes, deberás tener presente, al menos, gastos de kilometraje como la gasolina.
8) Otros gastos fijos
Son menos comunes entre la mayoría de autónomos, pero pueden afectarte según tu actividad:
- Compras de materias primas o género, si te dedicas a la fabricación y distribución de un producto.
- Colegio profesional. Si estás colegiado, deberás pagar una cuota fija, generalmente anual.
- Viajes. Si por tu actividad, debes viajar de manera regular, es otro gasto que debes calcular.
- Préstamo o crédito. Algunos autónomos solicitan préstamos para abrir un negocio o créditos y eso implica pagar las cuotas de amortización mensuales.
- Servicios bancarios. Algunas comisiones por mantenimiento o tarjetas, aunque suelen ser muy reducidas.
- Empleados. Si tienes algún trabajador a tu cargo, tendrás que pagar lo que cuesta contratar a un trabajador, es decir, su salario mensual y las cotizaciones a la Seguridad Social.
¿Y los impuestos? ¿No hay que contarlos como un gasto fijo?
Cuánto paga de impuestos un autónomo
Los impuestos no son un gasto en el sentido estricto del término. Pero debes tenerlos en cuenta por una cuestión de rentabilidad y liquidez.
Es decir: como autónomo estás obligado a ingresar unos impuestos de manera periódica.
Esos impuestos proceden de tu actividad: generalmente, el IVA de tus servicios y el IRPF, el impuesto por el que tributa tu actividad.
Y, claro, si administras mal tu caja, puede ocurrir que, cuando te toque ingresarlos a Hacienda, no tengas suficiente dinero.
Es por eso que en la planificación de tus gastos debes tener en cuenta tus obligaciones fiscales.
¿Y qué impuestos paga un autónomo? Básicamente, dos, que son los dos que te hemos mencionado antes:
- El IVA de tus ventas, a no ser que tu actividad esté exenta de IVA.
- El IRPF, o impuesto de la renta de las personas físicas, que es el que pagan los autónomos por su actividad.
Cuánto paga un autónomo de IVA
El IVA del autónomo debes liquidarlo (declararlo) cada tres meses presentando el modelo 303 en Hacienda.
La cuantía que debas ingresar dependerá del tipo de IVA que apliques en tu actividad y del volumen de ventas: cuanto más vendas, más IVA deberás pagar a Hacienda.
Pero también dependerá de tus gastos: ya que el IVA que ingresas es el resultado de restar el IVA de tus ventas y el IVA de tus compras.
Cuánto paga un autónomo de IRPF
Por lo que hace al IRPF, pagarás en proporción a tus ingresos reales, es decir, la diferencia entre ingresos y gastos de tu actividad.
El IRPF funciona por tramos progresivos: cuanto más ganas, pagas más.
Durante el año, puede que tengas que adelantar un 20 % de tu beneficio cada trimestre mediante el modelo 130.
Con una excepción, que puede ser la tuya: si aplicas retenciones de IRPF a más del 70 % de tus ventas (es decir, en tus facturas), no tendrás que presentar el modelo 130.
Eso sí, le estarás adelantando un porcentaje de IRPF a Hacienda en cada una de tus facturas: del 7 % si eres nuevo autónomo y del 15 % si llevas más de tres años como autónomo.
Es decir: que por cada factura, estarás ingresando un 7 % o un 15 % menos durante el año.
Estos adelantos Hacienda los tendrá presente en la declaración anual de la renta, que es cuando declaras todo lo que has ido ganando durante el año.
Si te sale a ingresar (pagas tú), el cobro lo hace Hacienda en julio. Por lo que, para ese mes, conviene que tengas preparada la caja de tu negocio (que tengas dinero, vamos).
También tendrás la opción de fragmentar el pago: un 60 % en julio y el 40 % restante en noviembre.
Impuestos y otras tasas autonómicas y municipales que paga un autónomo
Hasta aquí te hemos hablado de los dos grandes impuestos, que son aquellos que ingresas a la Hacienda estatal.
Pero esto no es todo: un autónomo debe transitar por un camino empedrado de impuestos y tasas.
Por un lado, están los autonómicos, aunque estos no te afectan, en principio, como autónomo: el impuesto sobre transmisiones y actos jurídicos documentados te afectarían más, en todo caso, si fueras autónomo societario (cuando tienes una empresa).
Y, por el otro, tienes los impuestos y tasas de tu ayuntamiento: el IBI (impuesto de bienes inmuebles) y las tasas de basura, residuos y alcantarillado son las que más te pueden afectar.
Estos impuestos se pagan de manera anual, aunque el IBI, solo debes pagarlo si la vivienda en la que trabajas es de tu propiedad (o, si es un alquiler, cuando el propietario lo haya decidido así por contrato).
También puede que tengas que pagar otras tasas municipales, pero solo si te dedicas a la construcción e instalación, tienes un comercio físico u ocupas la vía pública para prestar tus servicios (la terraza de un bar o restaurante, por ejemplo).
Resumiendo: a todos los gastos que te mencionábamos antes, deberás tener presente los impuestos estatales y, en menor medida, los municipales y autonómicos.
Por una cuestión de rentabilidad y liquidez, claro: ya que si no los pagas cuando debes, a la deuda que acumules se sumarán recargos, intereses de demora y posibles sanciones.
Sí, esto de ser autónomo y pagar es un no parar. Pero ahora viene la mejor parte 😁
Qué puede desgravar un autónomo para pagar menos
Quédate con este concepto: gastos deducibles. Y con esta cifra: 4.000 €.
Un gasto deducible es aquel que puedes restarte de tus impuestos y que es necesario para tu actividad.
Es decir, que puedes recuperar el IVA de una compra y descontarla del IRPF.
En principio, cualquier gasto que esté relacionado con tu actividad es potencialmente deducible.
En principio, porque en la práctica es más complicado: y es que Hacienda es cualquier cosa, menos una ONG, y la ley impone algunas limitaciones.
Para empezar, Hacienda fija tres requisitos para considerar un gasto como deducible:
- Que el gasto esté vinculado a la actividad, es decir, que sea necesario para obtener ingresos
- Que esté justificado, de forma prioritaria, con la factura de compra
- Que esté registrado en tu contabilidad
Y luego están las limitaciones establecidas por ley.
Por ejemplo, el IVA de la gasolina no es deducible al 100 % si no te dedicas a una actividad relacionada con el transporte, la formación en autoescuelas o eres comercial colegiado.
Y los gastos de suministro en la vivienda particular también tienen un límite en el IRPF: un 30 % de deducción sobre el espacio que ocupas para trabajar.
Los gastos deducibles: la clave para pagar menos como autónomo
Los 8 gastos fijos que al principio de todo te hemos citado son un ejemplo de gastos deducibles.
La cuota de autónomos es un gasto deducible por el lado del IRPF. Y los gastos de asesoría fiscal te los puedes desgravar tanto por lo que hace al IVA y al IRPF.
¿Y qué hay de esa cifra de 4.000 €? Hay esto: ese es lo que, de media, te puedes ahorrar en impuestos al año.
Esta cifra no aparece en ley alguna ni tampoco la encontrarás en la web de Hacienda.
Tampoco nos la hemos sacado de la manga: esa cifra, 4.000 €, es lo que los autónomos que asesoramos se ahorran de media al año.
El mecanismo es muy simple, y tan legal como Hacienda: cuantos más gastos te deduces, menos impuestos pagas.
El IVA, por ejemplo: cada tres meses declaras el IVA de tus ingresos y de tus gastos.
El IVA a ingresar será el resultado de restar lo que vendes y lo que compras: si registras correctamente todos tus gastos deducibles, el resultado será a ingresar menos a Hacienda.
O, incluso, a devolver.
Con el IRPF pasa algo parecido: la renta que Hacienda grava (sobre la que pagas) es el resultado de aplicar a tus ingresos todas las deducciones, entre ellas, las de tus gastos.
Por lo que si aplicas todo aquello que la ley te permite deducir, pagarás menos IRPF a Hacienda.
Concluyendo: que cuanto más riguroso seas registrando tus gastos deducibles, menos impuestos pagarás.
Eso sí: dentro de los límites y los procedimientos que marca la ley.
Porque solo hay una cosa peor que no deducir tus gastos: deducirlos mal o intentar deducirte los que no debes. Y es que así te puedes ganar una buena sanción de Hacienda.
Es por esto que necesitarás el asesoramiento fiscal de un experto.
Solicita ahora una llamada gratuita y uno de nuestros expertos fiscalistas te enseñará cómo empezar a pagar menos ahorrando en impuestos 🤗
