Hacer facturas electrónicas a la Administración pública es una exigencia relativamente reciente.
Por suerte, no afecta a todos sus proveedores.
La factura se debe emitir en un formato muy específico que, en breve, se extenderá también a las operaciones entre autónomos y empresas.
En lo que sigue te explicamos todo lo relativo a la factura electrónica cuando tu cliente es la Administración.
Y cómo debes hacerla.
¿Qué se entiende por hacer facturas electrónicas a la Administración?
Desde el 15 de enero de 2015 la factura electrónica es obligatoria para los proveedores de bienes y servicios de la Administración pública.
¿Pero qué se entiende por factura electrónica y Administración pública?
De modo general, una factura electrónica es un documento que se emite por medios electrónicos para justificar la compraventa de un bien o servicio.
Por ejemplo, la factura que emites en PDF desde un programa de facturación es una factura electrónica.
Pero la factura electrónica para la Administración pública es de un tipo muy específico.
Recibe el nombre de factura electrónica en formato estructurado porque se genera con un código informático (por ejemplo, XML) que permite su transmisión automática entre el sistema de facturación del proveedor y el del cliente.
Es decir, que el proveedor la emite y esta se registra automáticamente en el sistema del cliente con toda la información esencial de la factura (número de factura, fecha de emisión, datos fiscales del emisor y el receptor, descripción de los servicios, impuestos, etc.).
En este sentido, una factura en PDF o en Word o Excel, al no tener un formato estructurado, la Administración pública no las acepta.
Y ahora aclaremos esto de la Administración pública: ¿qué entendemos por tal?
¿Qué administraciones públicas están obligadas a recibir facturas electrónicas?
Por Administración pública obligada a recibir facturas electrónicas debes entender:
- La Administración Central del Estado, las administraciones autonómicas y las locales
- La Seguridad Social y sus entidades gestoras.
- Los organismos autónomos, que son aquellos que prestan servicios de interés público con autonomía en su gestión. Por ejemplo: la Biblioteca Nacional, el Centro de Investigaciones Sociológicas, el Servicio Pública de Empleo Estatal o el Instituto Nacional de Estadística.
- Las universidades públicas.
- Las entidades de derecho público como la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre, las autoridades portuarias o la Sociedad Estatal de Participaciones Industriales.
- El parlamento nacional (Congreso de los Diputados y Senado) y los parlamentos autonómicos, el Consejo General del Poder Judicial, el Tribunal Constitucional, el Tribunal de Cuentas estatal y los autonómicos, el Defensor del Pueblo estatal y los autonómicos
- Las diputaciones forales y juntas generales del País Vasco
Están excluidas de la obligación de aceptar facturas electrónicas las empresas y fundaciones públicas, ya sean estatales, autonómicas o locales.
Y ahora te aclararemos quiénes son esos proveedores que deben emitir facturas electrónicas a la Administración pública.
¿Quién debe facturar electrónicamente a la Administración pública?
No todo proveedor debe enviar facturas electrónicas a la Administración pública de manera electrónica en formato estructurado.
La obligación de la factura electrónica a las administraciones públicas afecta a:
- Sociedades anónimas (o SA)
- Sociedades de responsabilidad limitada (o SL)
- Personas jurídicas (empresas) o no jurídicas que no tengan nacionalidad española
- Establecimientos permanentes y sucursales de entidades no residentes en España
- Las uniones temporales de empresas (dos o más empresas que se unen para prestar un servicio)
- Agrupaciones de interés económico y de interés económico europeo (se trata de empresas que realizan una actividad auxiliar a la de sus socios)
- Fondos de pensiones, de capital riesgo, de inversiones, de utilización de activos, de regularización del mercado hipotecario, de titulización hipotecaria o de garantía de inversiones.
Cuando la factura tiene un importe igual o inferior a 5.000 €, estos proveedores no están obligados a emitirla de manera electrónica.
¿Y qué pasa con los autónomos?
Si no los hemos citado es por algo. Y es que los autónomos quedan excluidos de esta obligación.
Es decir, que como autónomo no estás obligado a hacer facturas electrónicas en formato estructurado a la Administración pública.
Una en formato PDF o en papel te sirve. ¿Pero por cuánto tiempo más?
¿Cuándo será obligatoria la factura electrónica para los autónomos?
Está en marcha un reglamento de factura electrónica que afectará a los autónomos.
Según esta normativa, deberás emitir facturas electrónicas en tus operaciones comerciales con otros autónomos y empresas.
De ahí que también se la conozca como factura electrónica B2B, por el anglicismo business-to-business (de negocio a negocio).
La ley crea y crece señala que, en cuanto se apruebe el nuevo reglamento, los autónomos tendrán un periodo transitorio de 2 años para implementar la facturación electrónica.
Se prevé que esto sea en 2026. Es decir, que a partir de ese año, estarás obligado a emitir facturas electrónicas.
Y deberás hacerlo con un programa de facturación electrónica homologado, es decir, que deberá cumplir los requisitos impuestos por la ley antifraude y su reglamento conocido como verifactu.
Entre estos requisitos destacan la prohibición de eliminar o alterar facturas emitidas o la obligación de llevar una declaración responsable conforme cumplen la ley.
Cómo afectará todo esto a la relación de los autónomos con la Administración pública está todavía por ver.
Pero es previsible que la facturación electrónica se generalice tanto en el sector público como privado.
Y deje, por tanto, de estar restringida a unos determinados proveedores.
Cómo hacer una factura electrónica a la Administración pública
¿Qué se necesita para facturar electrónicamente a un organismo público del Estado, de una comunidad autónoma o de tu ayuntamiento?
El requisito principal es usar un programa informático que cree facturas electrónicas en formato estructurado.
Alternativamente, puedes contratar los servicios de un tercero para que se encargue de llevar tu facturación electrónica con la Administración (es lo que la Agencia Tributaria denomina como facturas expedidas por terceros).
Las facturas electrónicas deben cumplir los siguientes requisitos específicos:
- Que estén configuradas en un lenguaje informático estructurado (XML, Facturae, etc.)
- Que estén firmadas de manera electrónica (el sello electrónico ya viene incorporado en el programa informático de facturación)
- Indicar el destinatario de la factura, es decir, los datos de la oficina contable, el órgano gestor y la unidad tramitadora (esta información te la proporcionará la misma Administración pública)
Y para validarlas, se deben remitir a un punto general de entrada de facturas electrónicas que la Administración pública pone a disposición de sus proveedores.
Estos puntos generales son como una ventanilla electrónica única que sirve para entregar facturas electrónicas a las distintas administraciones públicas.
El principal punto es FACe, creado por la Administración central. Desde FaCe puedes facturar a la inmensa mayoría de las administraciones públicas, incluidas las autonómicas y locales.
Para facilitar el trabajo a sus proveedores, el Gobierno central creó su propio programa de facturación electrónica: Facturae.
A continuación te explicamos brevemente de qué va.
¿Qué es Facturae?
Facturae es un programa de facturación electrónica creado en 2015 para facturar a la Administración pública.
También es el nombre del formato de factura aceptado por la Administración.
Sí, seguramente pensarás aquello de “él se lo guisa, él se lo come”.
Y así ha sido, más o menos: la misma Administración que impuso la obligación de emitir facturas electrónicas a sus proveedores creó la forma de hacerlo.
Eso sí: la plataforma es gratuita, por lo que, al menos, no hay que pagar un extra por tener a la Administración como cliente 😉
¿Cómo utilizar Facturae?
Primero de todo tienes que descargar la aplicación de escritorio e instalarla en tu ordenador.
Hay versiones para Windows, MacOS y Linux.
Una vez instalado, deberás elegir el idioma. Puedes escoger entre las cuatro lenguas oficiales (castellano, catalán, euskera y gallego) o inglés.
Una vez seleccionado tu idioma, accederás a la ventana principal de la aplicación. Ahí se mostrarán:
- El Árbol de facturas con todas tus facturas: las emitidas y enviadas, las recibidas, las anuladas y las rectificativas.
- Un menú para generar facturas, recibirlas o hacer una búsqueda avanzada de tus facturas.
- Un filtro de facturas según el emisor, el receptor y el concepto.
- Una opción de importar y exportar facturas.
- Un listado de facturas.
- Funcionalidades especiales para visualizar, editar o firmar facturas, adjuntar documentos o ver facturas en formato XML.
- Un histórico con estadísticas sobre el uso de la aplicación (es decir, un registro de eventos que señala cuándo accedes y sales del programa o qué operaciones realizas).
Para hacer una factura a la Administración solo deberás clicar sobre la opción Generar factura e ir rellenando todos los campos en blanco: número de factura, fecha de emisión y de operaciones, datos del cliente o receptor, importes por servicio, etcétera.
Facturae está conectado a FACe, por lo que desde el mismo programa puedes remitir tus facturas electrónicas a la Administración.
El programa también lo puedes usar si tienes clientes privados (autónomos o empresas), aunque, como veremos ahora, la plataforma tiene sus más y sus menos.
Pros y contras de Facturae
Facturae se creó con un único objetivo: facilitar a los proveedores de la Administración pública un servicio de facturación electrónica gratuito.
Y esa es su principal ventaja junto a los siguientes aspectos:
- Está conectado a FACe, la ventanilla de entrega de facturas electrónicas a la Administración pública
- Cumple con la normativa de facturación electrónica al sector público, por lo que difícilmente te arriesgas a hacerlo mal
Desventajas:
- Es una aplicación para escritorio. ¿Qué ocurre si no tienes el ordenador a mano o se extravía?
- El formato estructurado no permite la importación de facturas en formato PDF o .jpg (por ejemplo, para subir gastos). Debes transformarlas antes en formato XML y eso no se consigue con un par de clics.
- Al usar su propio formato (facturae), esta plataforma dificulta la interconexión con otros programas de facturación que no admitan el mismo formato.
- Dispones de un servicio de ayuda técnico, pero no te asesora sobre la facturación y fiscalidad de tus facturas.
Además, si eres autónomo, este programa es totalmente prescindible para ti.
En primer lugar, porque no estás obligado a emitir facturas a la Administración en formato estructurado como el facturae o el XML.
En segundo lugar, porque tienes alternativas mejores y más beneficiosas para ti, que puedes conseguir gratis ahora solicitando el Kit Digital para autónomos.
En Declarando tenemos nuestra propia plataforma, que es a la vez programa de facturación electrónica para autónomos y software de impuestos para presentar tus declaraciones fiscales directamente a la Agencia Tributaria.
También puedes solicitar el Kit Digital para implementar la factura electrónica con nosotros. Y sin asumir costes ni riesgos (la tramitación es gratuita).
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