Esto te habrá pasado y te habrá confundido: eres autónomo y tecleas en internet “gastos de kilometraje”.
Quieres saber muchas cosas: cómo calcularlos para facturárselos a tus clientes y también cómo deducírtelos fiscalmente.
Encuentras mucha información. Y muy relevante. Pero rápidamente caes en la cuenta de que hay un problema: ¡La información está pensada para los trabajadores asalariados!
O peor todavía: no caes en la cuenta y asumes que con los autónomos funciona igual.
Para que no te pase esto, hemos elaborado esta guía.
Aquí encontrarás todas las respuestas que necesitas saber sobre los gastos de kilometraje, pero como autónomo.
Tres, dos, uno… ¡Empecemos!
¿Qué son los gastos de kilometraje para los autónomos?
El kilometraje es un indicador que expresa una distancia en kilómetros.
Las empresas utilizan este indicador para compensar a sus trabajadores cuando emplean su vehículo privado por motivos laborales (visitar clientes, acudir a un evento, etcétera).
Se entiende que al usar su vehículo particular, el trabajador incurre en gastos como la gasolina o el desgaste de los neumáticos. Y el kilometraje es una manera que tiene la empresa de compensárselo.
Por ejemplo, pagándole al trabajador una suma por cada kilómetro recorrido.
Hasta aquí todo bien. ¿Pero funciona igual para los autónomos?
Los autónomos no trabajan en una empresa que les compense el uso de su propio vehículo. Pero tienen clientes.
Así que a los autónomos los gastos de kilometraje se los tienen que compensar sus clientes como gastos de desplazamiento relacionados con su vehículo.
Para los asalariados el kilometraje suele incluir:
- La gasolina que consume tu vehículo para desplazarse
- El desgaste del coche y las averías por su uso frecuente
- El seguro del vehículo
- Los impuestos relativos al vehículo (matriculación y circulación)
Y no incluye: las multas, los parkings o los peajes.
Pero, ¡ojo!: el kilometraje no está regulado por ley ni por normativa alguna. Suelen ser las empresas, a través del convenio colectivo o del sectorial, las que lo fijan.
Y, claro, otra vez el problema de antes: ¡esto es para los trabajadores asalariados!
¿Y para los autónomos? Los autónomos pueden hacer algo: tomarlo como referencia. Como referencia para calcularlo y facturarlo a sus clientes, a tus clientes.
¿Y para deducírmelos también? Bueno, eso es otra historia que te aclaramos ahora.
¿Son los gastos de kilometraje un gasto deducible para los autónomos?
Respuesta rápida: no, los gastos de kilometraje no son deducibles para los autónomos
Veamos: el gasto de kilometraje, como gasto deducible en la declaración de la renta, está regulado para los trabajadores por cuenta ajena.
Así es: para los asalariados, una parte de esa compensación que reciben de su empresa en concepto de gastos de kilometraje está exenta de tributar en el IRPF (en 2024 es de 0,26 € por kilómetro).
Como autónomo te puedes desgravar muchos gastos del IRPF, pero entre estos no existe el de kilometraje como tal.
Y solo aquellos autónomos que son transportistas, taxistas, agentes comerciales colegiados o formadores de conductores pueden deducirse del IRPF gastos derivados de su vehículo, como el desgaste a través de las amortizaciones.
El resto de autónomos, como mucho, se puede deducir el IVA de la gasolina. Y solo un 50 % de este, al entenderse que no usan el vehículo de manera exclusiva para su actividad, sino también de manera privada.
Kilometraje y autónomo societario: ¿cuándo te lo puedes deducir?
Con los autónomos societarios ocurre algo distinto. Pero no con todos. Solamente con aquellos que tengan una relación laboral con su empresa.
Es decir, hay dos tipos de autónomos societarios: los que facturan a su empresa como hacen, por lo general, todos los autónomos obligados a facturar. Y aquellos que cobran de su empresa a través de una nómina, como si fueran un trabajador asalariado.
Pues bien, estos últimos pueden deducirse los gastos de kilometraje de su declaración de la renta.
Esta deducción, que Hacienda clasifica como gastos de locomoción, consiste en una exención en el pago del IRPF que cubre 0,26 € por kilómetro recorrido más los gastos de peajes y aparcamiento.
Y, como en todo cuando hablamos de gastos deducibles, ha de estar justificado con su debida factura o ticket.
Hacienda también señala que debe acreditarse la realidad del desplazamiento, es decir, demostrar que tales desplazamientos ocurrieron tal día y a tal hora y que fueron por motivos laborales.
La demostración es cosa del empleador, no del empleado. En el caso del autónomo societario, sería la sociedad la que debería demostrarlo, no el autónomo societario como trabajador en nómina de la empresa.
Entonces, ¿cuáles son los gastos de desplazamiento deducibles para los autónomos?
Ahora llegan las buenas noticias: todos los autónomos pueden deducirse en el IRPF los gastos de manutención (o dietas), que son un tipo de gastos de desplazamiento.
Cuando decimos “todos los autónomos” nos referimos a los que tributan en el régimen de estimación directa.
A los que lo hacen por estimación objetiva (por módulos) no les atañe, pues su tributación es distinta.
Aclarado esto, los gastos de manutención incluyen dietas y alojamiento (pernoctación) cuando viajas a otro municipio y al extranjero.
Con un límite: 26,67 € al día en dietas dentro de España (53,34 € al día si te alojas en un hotel en otro municipio) y 48,08 € al día en dietas en el extranjero (91,35 € diarios con alojamiento, siempre que sea en un establecimiento hotelero).
Pero el resto de gastos de desplazamiento, como el kilometraje, no son deducibles, aunque los puedes facturar a tus clientes.
Sobre cómo hacerlo, te lo explicamos en breve. ¡Antes conviene saber el precio!
El precio del kilometraje para los autónomos y cómo calcularlo
Aquí nos movemos por terreno pantanoso. Por lo que te comentábamos antes: no hay nada regulado sobre esto del kilometraje.
Así que no te sorprenderá si te decimos que no existe algo así como el precio del kilometraje para los autónomos en 2024 (o en cualquier año).
Ni para los autónomos ni para los trabajadores por cuenta ajena, ya que para estos el precio lo fija el convenio colectivo de la empresa o el sectorial.
Según distintos informes elaborados por algunas empresas como Captio o Tickelia, el precio por kilometraje varía según la empresa y el sector: podía ir desde los 0,19 € a los 0,30 € por kilómetro en 2023 (todavía no hay datos actualizados para 2024).
Como autónomo puedes usar esa información como referencia para negociarlo con tu cliente.
En otras palabras: que si te mueves en un determinado sector u ofreces tus servicios a una empresa en la que el kilometraje se paga, por poner un ejemplo, a 0,20 € por kilómetro recorrido, tu cliente y tú podéis acordar ese mismo precio.
Pero antes echa cuentas y considera distintas variables, especialmente el combustible, un gasto fácil de cuantificar y que varía según el tipo de vehículo y su antigüedad.
Algunos informes de empresas especializadas en la gestión de gastos como las que ya hemos mencionado señalan que el combustible representa alrededor del 60 % del gasto de kilometraje.
Respecto a otros aspectos sobre el kilometraje, consúltalos con tu taller mecánico. El desgaste o las posibles averías, por ejemplo, son difíciles de calcular.
Y en tu taller están acostumbrados a hacer estimaciones del desgaste de un coche según el kilometraje y los años. Y, además, conocen tu vehículo mejor que nadie.
Hay consultores que recomiendan incluir el aparcamiento y los peajes (si los hay) en el kilometraje. E incluso el tiempo de desplazamiento, por ser tiempo de trabajo.
Puedes hacerlo. O, por lo que hace al aparcamiento y los peajes, facturarlos como conceptos separados en la factura (por lo que no formarían parte del kilometraje como tal).
Un consejo: antes de calcular o fijar una cifra definitiva, es importante que aclares con tu cliente cuáles son tus gastos de kilometraje y que lleguéis a un acuerdo. Es una cuestión de transparencia, sí. Y de buen servicio, ¿no crees?
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Cómo facturar el kilometraje a un cliente
Y llegó el momento de facturar el kilometraje.
Ya has acordado el precio con tu cliente. Habéis quedado en un precio de 0,25 € por kilómetro recorrido. ¿Cómo lo facturo?
Respuesta rápida: debes hacer la factura con IVA e IRPF, si tu cliente es un empresario o profesional.
Para entendernos: es como si el kilometraje fuera un servicio más. Por lo que tienes que tener en cuenta dos cosas:
- Si tus servicios están sujetos a IVA (por ejemplo, el general del 21 %), aplicarás el mismo tipo de IVA (el del 21 %) a los gastos de kilometraje.
- Aplicarás el mismo porcentaje de retención, que es del 15 % (los nuevos autónomos pueden aplicar el 7 %).
Por lo que siguiendo el ejemplo: si entre ida y vuelta vas a hacer 100 kilómetros, el gasto de kilometraje sería de 25 €.
A estos 25 € deberías sumarle el IVA de tus servicios (21 %, por poner un ejemplo), por lo que el importe total sería de 30,25 €.
Desglosado si tu cliente fuera un particular, y sin tener en cuenta el coste de tus servicios (para verlo más claro):
- Importe sin IVA: 25 €
- IVA del 21 %: 5,25 €
- Importe total: 30,25 €
Pero resulta que tu cliente también es una empresa o un autónomo como tú. Por lo que tienes que aplicar la retención del IRPF:
- Importe sin IVA: 25 €
- Retención del 15 % del IRPF: – 3,75 € (la retención se resta)
- IVA del 21 %: 5,25 €
- Importe total: 26,5 €
Al facturarlo como un concepto más (es decir, como un servicio o una parte de tu servicio), mayor será tu ingreso de cara a Hacienda por lo que hace a tu declaración de la renta y mayor será la cuota de IVA que tengas que liquidar en tus trimestrales (modelo 303).
¿Se puede facturar el kilometraje como un gasto suplido?
Un gasto suplido es una suma que pagas a cuenta de tu cliente y a su nombre y que luego le facturas. Con una condición: tu cliente te lo tiene que autorizar, ya sea de manera verbal o escrita.
Como se entiende que es un gasto de tu cliente, para ti no cuenta como un gasto de tu actividad. Pero tampoco como un ingreso, por lo que no afecta ni a tus declaraciones de IVA ni a la declaración de la renta.
Es frecuente leer que el kilometraje se puede facturar de esta manera. Por lo que al hacer la factura, deberías introducir el gasto suplido sin aplicarle el IVA ni las retenciones de IRPF. Y sin modificar la base imponible, porque no forma parte de tus ingresos.
Pues bien, en Declarando no recomendamos facturar el kilometraje como un gasto suplido, ya que el kilometraje es un gasto que realizas tú como profesional y no tu cliente (tu cliente no puede desplazarse por ti).
En otras palabras: el kilometraje es un gasto que forma parte de tu actividad profesional, al ser un gasto determinante para su desarrollo. Y esto no es lo que se entiende como gasto suplido.
Estas consideraciones, por cierto, también se aplican a cualquier otro gasto de desplazamiento que quieras facturar a tu cliente, como son las dietas, el alojamiento, los peajes o el aparcamiento.
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Además, podrás solucionar con nuestros expertos fiscales todas tus dudas sobre los gastos de tu actividad y cómo deducírtelos correctamente. No vaya a ser que te dejes algo por deducir o que te lo deduzcas mal, que Hacienda se pone un poco pesada con estas cosas.
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