¿Deben los autónomos emitir facturas por su trabajo? ¿Siempre? ¿En todas las situaciones?
Así planteado, podemos responder que sí y que no 🤔
Por regla general, la respuesta es un sí. Pero, como en toda regla, existen excepciones.
Saberlo con exactitud es importante para ti. Por la cuenta que te trae con Hacienda: y es que un error puede salirte caro.
Una sanción, vamos.
¿Emitir factura o no emitir factura? Esa es la cuestión que te vamos a resolver aquí 💡
Qué significa emitir facturas
Como autónomo, cuando prestas servicios o vendes productos, tienes que justificar esa transacción.
En eso consiste, básicamente, emitir facturas.
La factura actúa de comprobante de la venta, tanto para tu cliente como para ti.
Pero su valor no solo consiste en ser un mero comprobante. La factura también es un documento necesario para cumplir con tus obligaciones fiscales y contables como autónomo.
Es decir, para presentar tus impuestos y llevar tu contabilidad, tal y como exige Hacienda.
¿Pero todos los autónomos están obligados a emitir facturas? ¿En qué casos no es obligatorio?
Pasemos al siguiente apartado 🧐
Obligación de emitir factura
De entrada, los autónomos y las empresas deben emitir facturas por su actividad y conservar una copia.
Esto de la copia es un formalismo que señala Hacienda, ya que hoy en día muchos autónomos usan programas de facturación o, en su defecto, plantillas de factura de Excel y Word. Y ojo, que en 2026 todos los autónomos estarán obligados a usar un software de facturación electrónica para emitir sus facturas.
Aun así, hay autónomos que, por su actividad (un comercio presencial, por ejemplo), todavía usan facturas en papel.
Para estos sí es importante tener en cuenta que deben conservar una copia.
Dicho esto, estas son las principales situaciones en que, según la Agencia Tributaria, debes hacer facturas:
- Cuando tu cliente sea autónomo o empresa
- Cuando tu cliente así te lo exija por razones fiscales (para que se lo deduzca él o su empresa)
- En las exportaciones de bienes (venta de productos a clientes no comunitarios, es decir, que no residen en la Unión Europea)
- En operaciones intracomunitarias de bienes (venta de productos a clientes de otro país de la Unión Europea)
- Cuando el cliente es la Administración pública
En este último caso, es obligatoria la emisión de una factura electrónica con un formato específico.
Con una excepción (y esa excepción te afecta): como autónomo no estás obligado a facturar electrónicamente a la Administración.
¿Y cuándo no es obligatorio emitir facturas cuando eres autónomo? Para responder a esta pregunta, antes debemos aclararte lo siguiente.
¿Hay que darse de alta en Hacienda para facturar?
Sí, pero no solo para facturar.
Aunque no estuvieras obligado a hacerlo por los motivos que te vamos a explicar en el siguiente apartado, debes darte de alta como autónomo en Hacienda (y en la Seguridad Social) siempre que vayas a realizar una actividad económica o profesional.
Por actividad económica y profesional, Hacienda entiende:
Es decir, una actividad por tu cuenta para ganar dinero, de duración prolongada, y en la que usas tus propios medios (incluyendo la contratación de empleados).
¿Es este tu caso? Entonces, debes darte de alta como autónomo presentando el modelo 036 o 037.
Y sin importar, repetimos, si estás obligado a hacer facturas.
Si tienes dudas, estaremos encantados de despejarlas con una consulta gratuita 🤗
Y, ahora, aclaremos cuándo no es necesario hacer facturas cuando eres autónomo.
Cuándo no es obligatorio emitir factura
Bien, Hacienda incluye las siguientes excepciones. Es decir, una serie de situaciones en las que no es obligatorio hacer facturas:
- Cuando tu actividad está exenta de IVA según el artículo 20 de la ley de IVA, salvo que te dediques a los servicios sanitarios, la venta de bienes inmuebles (terrenos o edificaciones, por ejemplo) o la venta de bienes a personas o entidades que no tienen derecho a deducir el IVA (particulares o algunas organizaciones sin ánimo de lucro).
- Si formas parte del régimen especial de recargo de equivalencia, salvo si tienes que vender inmuebles sujetos a IVA.
- Si formas parte del régimen simplificado de IVA, básicamente, cuando eres autónomo por módulos. Aunque si vendes activos fijos (como ordenadores, mobiliario, etc.) de tu negocio, deberás emitir facturas.
- Que Hacienda te autorice a no emitir facturas porque eso podría frenar el desarrollo de tu actividad.
Por cierto, aunque en estas situaciones no estés obligado, si tu cliente te lo solicita, debes emitir la factura.
Por ejemplo, si tienes un comercio físico, eres taxista o, en general, tienes clientes particulares.
Y no porque el cliente siempre tenga la razón, sino porque así lo dice el reglamento de facturas y Hacienda. Y amén.
¿Se puede emitir una factura a un particular?
Al hilo de lo dicho anteriormente: sí, se puede facturar a un particular.
Es más, debes hacerlo si así te lo solicita, aunque en tu actividad no estés obligado a hacerlo.
Y con independencia del importe.
Otra cosa es que, por el importe, tengas la opción de emitir una factura simplificada en lugar de una ordinaria o completa.
Los detalles y diferencias de estas te los aclaramos a continuación.
Pero antes debes tener en cuenta que, al ser un particular, no puedes aplicar retenciones de IRPF en la factura.
La retención solo debes aplicarla si realizas una actividad profesional y tu cliente es un autónomo o empresa.
Datos obligatorios en una factura
Ahora que ya sabes en qué situaciones debes y no debes hacer facturas como autónomo, hablemos de los requisitos.
O mejor dicho, de los contenidos de una factura para ser legal. Toma nota ✍️
- Número de factura, con serie numérica correlativa (es decir, que sigue una secuencia. Por ejemplo, 2023/001, 2023/002, 2023/003, etc.).
- Fecha de emisión.
- Fecha de las operaciones, si el servicio tuvo lugar en una fecha distinta a la de emisión. Esta información puedes anotarla en el apartado de descripción.
- Tus datos fiscales de autónomo: nombre y apellidos, NIF y domicilio fiscal.
- Los datos fiscales de tu cliente (si es una empresa, deberás poner la razón social junto al NIF y la dirección fiscal).
- Descripción del servicio o producto, de la manera más detallada posible. Por ejemplo, no escribas “servicios de consultoría”. Escribe mejor: “Servicios de consultoría de marketing online” o a lo que te dediques.
- El precio por unidad antes de impuestos.
- Los impuestos desglosados: los importes de IVA y, si procede, de retención de IRPF. Debes indicar también qué tipo aplicas: 21 %, 10 % o 4 % de IVA. 15 % o 7 % de retención.
- La base imponible, que es el importe antes de impuestos.
- El importe final
Resumiendo, estos son los datos esenciales que necesitas para hacer una factura completa como autónomo 😃
En algunos casos, por cierto, Hacienda te permite hacer una factura simplificada. Pero bajo unas condiciones:
- Cuando el importe no supere los 400 € (IVA incluido)
- Este límite aumenta a los 3.000 € si te dedicas a la venta al por menor (tienes una tienda, por ejemplo) o a una de las actividades del artículo 4.2 del reglamento de facturación (hostelería y restauración, transporte de pasajeros, peluquerías y salones de belleza, etc.)
¿Y en qué se diferencia una factura simplificada de una completa u ordinaria?
Como el nombre sugiere, la primera es una versión reducida (simplificada), es decir, con menos datos.
Principalmente: la factura simplificada no incluye los datos fiscales del cliente y el IVA puede aparecer incluido en el precio final, sin desglosar.
Plazo para emitir una factura
El deber de facturar incluye el deber de cumplir unos plazos para emitir tus facturas.
De manera general, debes emitir la factura después de prestar tus servicios o vender tus productos.
Pero si tu cliente es autónomo o empresa, tienes hasta el día 16 del mes siguiente para entregarle la factura.
Por tanto, puedes emitir la factura antes de cobrarla. De hecho, muchos autónomos lo hacen así: primero la emiten y luego sus clientes la pagan (al menos, teóricamente).
Consecuencias de no emitir una factura
“Constituye infracción tributaria”, leemos en la ley general tributaria (artículo 201), “el incumplimiento de las obligaciones de facturación, entre otras, la de expedición, remisión…”.
Más claro: es una infracción no emitir una factura cuando estás obligado a hacerlo.
Y una infracción grave.
Por lo que, sí, hay multas y sanciones:
- Del 2 % del importe de la factura
- Y si no se conoce el importe, de 300 € por operación
Por cierto, si has emitido la factura, pero no la conservas, Hacienda también te multará siguiendo el mismo criterio.
El plazo en que debes guardar una factura es de 4 años desde su fecha de emisión.
¿Qué pasa si no declaro una factura?
Emitir facturas te obliga a declararlas cada trimestre a Hacienda.
Una cosa no se entiende sin la otra. Es decir, que tus obligaciones de facturación implican obligaciones fiscales.
Por lo que, de no declararla, es decir, de no liquidar (o pagar) el IVA de la factura, Hacienda te impondrá una sanción.
El IVA se declara después de cada trimestre natural presentando el modelo 303.
Y la sanción por no hacerlo, según el artículo 191 de la Ley General Tributaria, es la siguiente:
- Si es por un olvido o negligencia por tu parte, es decir, que no ha habido ocultación, la multa es del 50 % de la cantidad de IVA no declarado.
- Si la cantidad no declarada supera los 3.000 € y existe ocultación (lo has hecho adrede), la sanción mínima será del 50 % y, a partir de aquí, se va incrementando según el perjuicio económico ocasionado a Hacienda.
- Si, además, has usado medios fraudulentos para no declararla, la multa será entre el 100 % y el 150 % de la cantidad no declarada. Y a eso se le sumará un incremento según el perjuicio económico.
Por perjuicio económico debes entender la proporción de la cantidad no declarada con respecto a la cantidad total que habrías pagado a Hacienda de haber declarado la factura.
Por ejemplo, si en conjunto entre todas tus facturas deberías haber declarado 1.000 € y has dejado de declarar 100 € por una factura, el perjuicio económico es del 10 % (la proporción de 100 € sobre el total de 1.000 €).
Y según este perjuicio sea del 10 %, el 25 %, el 50 % o el 75 % o más, se incrementará la multa un 10 %, 15 %, 20 % y 25 %, respectivamente.
Esperamos que, a estas alturas, no te haya estallado la cabeza con tantos números 😬
Aunque si sigues el siguiente consejo, nada de esto debería preocuparte.
Evita problemas con Hacienda al emitir facturas con una asesoría fiscal online
Así es: como autónomo, no deberías preocuparte por una sanción de Hacienda.
Es más, ni siquiera deberías preocuparte por Hacienda.
Hablamos en condicional porque, para no preocuparte, la única solución en un país con tanta normativa fiscal como el nuestro es trabajar con una asesoría fiscal online.
Online, sí, porque sus posibilidades, en nuestro mundo del siglo XXI, son infinitas comparadas con las asesorías tradicionales. Y te hacen la vida más fácil.
Como autónomo estás demasiado ocupado en que tu negocio funcione y tenga éxito, para que, encima, tengas que preocuparte por los impuestos.
Sin embargo, la fiscalidad para un autónomo es inevitable. Lo que no quiere decir, por cierto, que debas cargar con ella como si fuera una maldición bíblica.
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Y está claro que tu actividad no debe consistir en cargar con impuestos y obligaciones fiscales.
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