En este artículo te voy a hablar sobre uno de los temas más importante para la fiscalidad de los autónomos, los gastos deducibles.

Y decimos que es un asunto vital porque un autónomo paga de media hasta 4.000€ al año más en impuestos de los que debería. Y eso es sólo porque no se deduce correctamente todos los gastos que podría. Por eso es tan importante contar con la ayuda de un asesor que nos pueda ayudar con este tema, cuando lo hacemos directamente por nuestra cuenta en la página de Hacienda, nos arriesgamos a pagar más.

O si no te puedes permitir un asesor, utilizar una herramienta como Declarando. Con nuestra plataforma sólo para autónomos nuestro asesor virtual te ayuda a poner todo los gastos deducibles cuando llevas tu contabilidad.

Con los ingresos lo tenemos todo bastante claro, son la suma de las facturas que hemos emitido. Pero tan importante como los ingresos son los gastos porque determinan la cantidad de impuestos que vamos a tener que pagar trimestre a trimestre.

Te voy a explicar los requisitos para poder devengar tus gastos a efectos de la Renta (IRPF). Si los puedes afectar a tu actividad o no, los nuevos criterios del año pasado y las partidas que llevan más problemática como los viajes, el móvil, el vestuario, el vehículo particular o el local en la vivienda propia.

Los autónomos en general tributamos por estimación directa, ya sea normal o simplificada. Como consecuencia de esto, nos podemos deducir la mayoría de nuestros gastos, siempre y cuando podamos demostrar que están relacionados con nuestra actividad.

También se puede hacer la estimación por módulos (objetiva), pero como no es posible deducir gastos porque es un método que tiene sus propias cuotas trimestrales fijas, no lo tenemos en cuenta en este artículo.

Antes de empezar, recordamos que entendemos por gastos deducibles. Son aquellos que se le restan a los ingresos brutos de la actividad para obtener la base imponible sobre la cual aplicaremos el tipo impositivo y de este modo hallar el impuesto a efectos del beneficio.

O dicho de una forma más sencilla, si tengo 1000€ de ingresos y 600€ de gastos, calcularemos el impuesto (%) sobre 400€ (1000€ – 600€). Vamos a dividir el artículo en 4 partes principales:

1. Requisitos para que un gasto sea deducible

Los principales criterios que establece Hacienda a la hora de poder considerar un gasto como deducible son:

  • Deben ser gastos que estén relacionados con la actividad económica del autónomo. Por ejemplo, un abogado no podrá deducirse la compra de un coche mientras que un agente comercial sí.
  • Deben estar correctamente justificados a través de una factura, aunque en ocasiones es suficiente con un recibo.
  • El mismo autónomo debe documentarlo en sus libros registro de gastos e inversiones.

El que más problemática presenta es el primero, puesto que en ocasiones es complicado diferenciar el uso profesional del privado (a este tema le dedicaremos la última sección de este artículo).

Hay que destacar la imposibilidad de deducir los gastos justificados con tickets o facturas simplificadas debido a que no indica quién ha realizado el gasto.

2. Repercusión de los gastos deducibles en el IRPF

A continuación, te hago una lista de los gastos más habituales de un autónomo siguiendo la nomenclatura de Hacienda:

  • Consumos de Explotación. Compra de mercancías, materias primas, envases, material de oficina… En caso de que tu actividad sea industrial, la fórmula para calcularlo sería: Consumo= Existencias iniciales + Compras – Existencias finales
  • Sueldos y Salarios. Generalmente, un autónomo no utiliza esta cuenta puesto que trabaja para él mismo, pero en el caso de que tenga un empleado a su cargo sí que la utilizaría en concepto de salario, dietas, etc.
  • Seguridad Social . Consiste, básicamente, en la cuota de autónomo. En el caso de tener algún empleado, tendría la obligación de hacer el pago en concepto de Seguridad Social como empleador. Desde 2015, las aportaciones a las mutua por previsión social es deducible en un 50%.
  • Otros gastos de personal. Gastos de formación, planes de pensiones, etc.
  • Arrendamientos y cánones. Entendemos por arrendamiento los alquileres de bienes inmuebles (fincas, naves industriales…) o muebles, son aquellos que pueden moverse con facilidad y no afecta a su integridad (televisones, neveras, ordenadores, etc.). Serán deducibles siempre que no sean solares, terrenos u otros activos no amortizables. Mietras que los cánones son cantidades fijas que se pagan en concepto de propiedad industrial (patentes, licencias…)
  • Reparaciones y conservación. Cualquier servicio de mantenimiento o repuesto pero nunca una ampliación o mejora ya que esto son inversiones amortizables en varios años.
  • Servicios de profesionales independientes. Cualquier servicio contratado a un ingeniero, economista, abogado…
  • Otros servicios exteriores. RRPP, primas de seguros, trasporte, suministros de electricidad, agua…
  • Tributos fiscalmente deducibles. El IBI o el IAE, entre otros. Ni los recargos de apremio ni las sanciones ni una presentación extemporánea de una declaración a Hacienda será deducible.
  • IVA soportado. Cuando no puedas desgravártelo a tavés de la declaración del IVA, o lo que es lo mismo aquellos autónomos que no presentan declaraciones trimestrales de IVA como por ejemplo los que están en recargo de equivalencia o actividades que no están obligadas a tributar por IVA (exentas).
  • Gastos financieros. Intereses de préstamos o créditos, comisiones bancarias…
  • Amortizaciones. Tanto de muebles (maquinaria, transporte, etc.) como de inmuebles (local que es de nuestra propiedad donde realizamos nuestra actividad, etc.) cuyos porcentajes se calculan en acorde a las tablas fiscales ofrecidas por Hacienda.
  • Pérdidas por deterioro del valor de elementos patrimoniales. En otras palabras, si tienes una máquina que por accidente se queda inútil puedes deducírtelo. Aunque en este tema hay muchos casos, por lo que si tienes alguna duda puedes contactar con Declarando.es y pedir consejo a nuestro equipo.
  • Otros gastos deducibles. Suscripción a revistas profesionales, asistencia a congresos o cursos, primas de seguro de enfermedad para él mismo…

3. Gastos Deducibles “Especiales”

Son aquellos gastos en los que es complicado diferenciar entre el uso privado y profesional debido a la dificultad de separar de forma fiable la frecuencia de uso en la actividad profesional de la privada.

Por ello Hacienda está siendo cada vez más exigente con los documentos justificativos de la afectación a la actividad de los mismos.

  1. Local u oficina, en alquiler o en vivienda propia. En el momento de darte de alta como autónomo a través del modelo 037, notificarás el porcentaje de la vivienda que utilizas como oficina y podrás deducirte el gasto de alquiler y asociados (luz, agua…) por este porcentaje.
  2. Vehículo y gastos asociados: gasolina, mantenimiento, seguro… En caso de estar alquilado, se deben tener dos facturas, básicamente por temas de IVA. Cabe destacar la nueva tendencia por parte de Hacienda de exigir dos contadores diferentes.
  3. Teléfono móvil. Tienes dos alternativas. Una es imputar directamente el 50% de la factura a tu actividad profesional mientras que la segunda es abrir una línea nueva ya que muchas veces las llamadas profesionales son mucho mayores que las privadas.
  4. Gastos de viaje y dietas: comidas, cenas, billetes de avión, taxis… Podrás desgravarte los gastos de transporte público como los de hoteles y gastos de manutención como comidas o cenas aunque siempre se deberá acreditar el carácter profesional por ello facturas que tengan fecha de fines de semana o habituales tienen dificultades a la hora de ser desgravados.
  5. Gastos de vestuario. Exclusivamente dedicado al vestuario profesional como ropa de seguridad, uniformes u otras prendas con el icono de la empresa.

Qué gastos son deducibles para un autónomo

4. Gastos que no te puedes deducir

No podrás deducirte el IVA de todos los gastos que no tengan una factura correcta. No obstante, sí que podrás deducir en el Modelo 130 todos los gastos de los que poseas un documento justificativo tal que tickets, comprobantes o cualquier justificante. Puedes consultar qué gastos no necesitan factura para poder ser deducidos en el artículo: gastos deducibles sin factura

Otra cosa importante es que la factura tiene que ser de los últimos 4 años, una vez ha pasado este periodo de tiempo pierdes el derecho a declararla. Merece mucho la pena ser constante a la hora de contabilizar todos los gastos y hacerlo de modo trimestral.

Si todo este asunto te parece muy complicado, te recomiendo que pruebes gratis www.declarando.es. Con nuestra plataforma puedes contabilizar tus gastos con la ayuda de un asesor fiscal virtual (es como si tuvieras un abogado fiscalista sentado en la mesa de al lado) y presentar tus modelos en la Agencia Tributaria de forma gratuita con firma digital o sin ella.

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