Esto no es ningún secreto: la fecha de vencimiento de una factura no es obligatoria por ley.
Sí, como has leído: la ley no te obliga a indicar la fecha en que la factura vence.
¿Y eso es todo lo que un autónomo debe saber? ¡Claro que no!
De lo contrario, nos habríamos ahorrado todo lo que sigue a continuación.
Aquí descubrirás qué significa exactamente la fecha de vencimiento, por qué es importante para ti (y no solo por tu cliente) y qué hacer cuando la factura vence y tu cliente todavía no ha pagado 👇
¿Qué es la fecha de vencimiento de una factura?
Es la fecha límite para pagar una factura.
Y se indica, generalmente, en un lugar visible, de manera que el cliente la tenga presente.
Pero la fecha de vencimiento no solo es una referencia para tu cliente.
También es importante porque:
- Te permite planificar tu flujo de caja, es decir, controlar el efectivo que entra (y sale) de tu negocio para evitar problemas financieros (falta de efectivo, por ejemplo).
- Evita retrasos en el pago de la factura, ya que informa a tu cliente, desde un principio, sobre los plazos
- Mejora tu relación comercial con tu cliente, al ofrecer una comunicación transparente sobre los términos de la transacción
Resumiendo, la fecha de vencimiento es una herramienta eficaz para gestionar tus finanzas y tener una relación sana con tus clientes.
¿Pero es obligatoria? 🤔
¿Es obligatoria la fecha de vencimiento en una factura?
Te lo adelantábamos al principio: entre los contenidos obligatorios de una factura no aparece la fecha de vencimiento 😯
Esto es lo que indica la Agencia Tributaria en su web sobre los requisitos legales de una factura:
- Número de factura (la serie numérica debe seguir un orden secuencial: 2023/001, 2023/002, 2023/003, etc.).
- Fecha de expedición (el día, mes y año en que se emite).
- Datos fiscales de quien emite la factura: nombre y apellidos o razón social, NIF y domicilio fiscal.
- Datos fiscales del destinatario, es decir, el cliente: de nuevo, nombre y apellidos o razón social, NIF y domicilio fiscal.
- Descripción del servicio u operaciones. Debe incluir el precio por unidad antes de impuestos y si hay algún descuento o rebaja sobre el precio.
- Los tipos impositivos, es decir, el tipo de IVA (21 %, 10 % o 4 %) y de retención de IRPF (15 % o 7 %).
- La cuota tributaria, que es el importe de IVA y de retención que se aplica sobre la base imponible (el importe de la factura antes de impuestos)
- La fecha de las operaciones, es decir, cuándo tuvo lugar el servicio o la entrega del producto (solo debes indicarla si es distinta a la fecha de emisión)
- Información adicional relativa a situaciones particulares como si la actividad está exenta de IVA o perteneces a un régimen especial de IVA (recargo de equivalencia, criterio de caja, bienes usados, viajes, etc.).
¿Has visto alguna mención a la fecha de vencimiento? Nosotros tampoco 🧐
Y si consultas el artículo 6 del reglamento de facturación sobre los contenidos de una factura, el resultado es el mismo: la fecha de vencimiento no se indica por ningún lado.
¿Y por qué, si es una información importante en una factura?
Cuándo vence una factura
España es un país de normativas. Según un informe reciente de la CEOE, en 2022 el Boletín Oficial del Estado (BOE) publicó un total de 254.757 páginas, un 5,4 % más que en 2021.
Con esto no queremos señalarte lo entretenido que deben de estar los abogados en nuestro país.
Simplemente, queremos indicarte que si no es obligatorio poner la fecha de vencimiento, es porque no hace falta 💡
El artículo 4 de la ley contra la morosidad señala que:
- El plazo máximo para pagar la factura a un proveedor es de 30 días naturales desde la prestación del servicio o la entrega de los bienes
- Ese plazo es ampliable a un máximo de 60 días naturales si así lo acuerdan el cliente y el proveedor
Esta normativa, por cierto, es aplicable solo a las transacciones entre autónomos, empresas y la Administración pública.
Excluye, por tanto, aquellas situaciones en que tu cliente es un particular.
Concluyendo: desde un punto de vista fiscal, no es obligatorio indicar la fecha de vencimiento de una factura porque la ley ya regula los plazos máximos de pago de una factura.
Y esos plazos no se pueden superar.
¿Qué pasa si una factura no tiene fecha de vencimiento?
Legalmente, no pasa nada. No estás cometiendo ninguna infracción tributaria ni penal ni de ningún tipo.
Por lo tanto, Hacienda no te va a perseguir ni sancionar por no poner la fecha de vencimiento en una factura.
¿Entonces cómo voy a reclamar una factura impagada si no he indicado la fecha de pago?
Es muy sencillo: como te indicábamos más arriba, el plazo de vencimiento empieza a contar a partir de la fecha de prestación del servicio o de entrega del producto.
Ni siquiera la fecha de emisión es una referencia, ya que una factura se puede emitir antes y después de cobrarse.
Antes, porque así lo has acordado con tu cliente, es decir, el pago anticipado. Y este —el pago— debe formalizarse con una factura.
Después, porque si el cliente es un autónomo o empresa, tienes hasta el 16 del mes siguiente de plazo para emitir la factura.
Si es un particular, en cambio, debes emitirla al momento, es decir, inmediatamente después de prestar el servicio o de entregar el producto.
Esto es así porque, como te explicábamos con anterioridad, los particulares quedan excluidos de los plazos fijados por la ley contra la morosidad.
Cómo calcular la fecha de vencimiento de una factura
Para indicar la fecha de vencimiento de una factura debes prestar atención a los siguientes aspectos.
Algunos ya han salido anteriormente:
- Si tu cliente es autónomo, empresa o particular
- El plazo legal máximo para pagar una factura cuando tu cliente es otro autónomo o empresa (si es un particular no es necesario, ya que el pago se realiza al instante).
- La fecha de prestación del servicio o de entrega del bien
- Si has enviado la factura por medios electrónicos
Sobre los tres primeros puntos ya hemos hablado antes. El último, en cambio, es lo novedoso de este apartado.
Según la antes citada ley contra la morosidad (artículo 4.1), si envías la factura de forma electrónica, el plazo de pago empieza a contar desde que tu cliente recibe la factura.
Por factura electrónica debes entender una factura que envías por medios electrónicos. Por ejemplo, a través de programas de facturación, como el de Declarando 💻
Así, si usas un software o un generador de facturas para hacer facturas online, deberás indicar una fecha de vencimiento a partir de la fecha de emisión de la factura.
Por ejemplo: si la factura la emites con fecha del 1 de mayo de 2023, la fecha de vencimiento no podrá superar, legalmente, el 1 de julio de 2023 (60 días después).
¿Qué hacer si la factura ha vencido y el cliente no te ha pagado?
Una factura impagada es peor que una piedra en el zapato.
La piedra, al menos, la puedes sacudir fácilmente. Pero entre personas civilizadas no está bien darle una sacudida al cliente, por muy merecido que se lo tenga.
Bromas aparte, esto es lo que puedes hacer si la factura ha vencido y tu cliente todavía no te ha pagado:
- Envía un recordatorio amistoso. Y no pienses mal sobre tu cliente. Existen muchos motivos justificables que pueden explicar el retraso. En el recordatorio, recuérdale el importe de la factura y adjunta una copia.
- Si han pasado 2 o 3 días, y no recibes respuesta, reenvía el mismo recordatorio con una nota: “¡Hola, Pepe (o Pepa)! ¿Qué tal estás? ¿Recibiste el email que te adjunto?”. Siempre de manera cortés, que ser cortés —recuerda— no quita lo valiente.
- Puedes probar con llamar al cliente. A veces, por teléfono, las cosas salen mejor. No olvides ser amable y educado en todo momento.
- Si agotas esta vía del recordatorio y la factura sigue impagada, puedes considerar otras opciones como negociar pagos a plazos o renegociar la deuda.
- Si esto tampoco da resultado, la última opción es la vía judicial. Existe una vía exprés llamada procedimiento monitorio que puede ayudarte a recuperar el dinero de manera más rápida. Y sin necesidad de abogados.
Para evitar llegar a este último extremo (la vía judicial), puedes guardarte las espaldas contratando un seguro de crédito o con el factoring.
Al contratar un seguro de crédito, la entidad aseguradora puede indemnizarte en caso de impago de facturas vencidas.
Sin embargo, debes tener en cuenta que cada aseguradora tiene sus términos y condiciones. Algunas solo cubren una cantidad límite y, antes de indemnizarte, explorarán otras vías como el servicio de recobro.
El factoring (financiamiento de cuentas por cobrar, en castellano) consiste en que una entidad aseguradora te adelante el pago de la factura de tu cliente.
Es un servicio que suelen prestar las mismas aseguradoras que ofrecen los seguros de crédito.
Por lo que puedes matar dos pájaros de un tiro 😉
Finalmente, para llevar un mejor control de tus facturas y su fecha de vencimiento, te recomendamos contratar un software de facturación.
En Declarando, nuestra plataforma online no solo te permite gestionar tu facturación y controlar los cobros de tus clientes.
Como somos una asesoría fiscal online especializada en autónomos, te beneficiarás de otros servicios como la presentación de impuestos por internet (en apenas dos clics).
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