Elegir el programa de facturación adecuado para un autónomo no es tarea fácil.
En la última década, han surgido nuevos programas informáticos que buscan simplificar de manera eficaz este tipo de gestión tan fundamental.
Hay tantos y son tan variados, que cuesta decidirse. Y el tiempo es oro, para ir probándolos todos.
Pues bien, con estos consejos sencillos, podrás tomar una decisión informada para elegir el mejor programa de facturación para ti.
1) Programas de facturación gratis vs. de pago
Es probable que hayas aterrizado en este artículo tecleando en Google “programas de facturación gratis” o “mejores programas de facturación gratuitos”.
Si es así, debemos aclararte algo: la inmensa mayoría de programas para hacer facturas gratis son, en verdad, programas de pago.
Que ofrecen o bien un plan freemium (o gratuito) para autónomos o bien un periodo de prueba gratis.
Esto quiere decir:
- Acceso por tiempo limitado. Muchos solo te permiten hacer facturas gratis a modo de prueba durante un tiempo muy limitado (14 o 30 días) o más extendido, como Holded (3 meses) o Jasmin (1 año).
- Funcionalidades muy restringidas. Programas de facturación como Contasimple o Contamoney tienen planes gratuitos, pero sus funcionalidades están tan restringidas que más temprano que tarde deberás pasar por caja (con Contamoney, por ejemplo, solo puedes hacer un máximo de 5 facturas al año).
- No incluye soporte. O el soporte es limitado, de manera que si tienes un problema o consulta, puede que nadie salga en tu auxilio. O si sale, que seas el último en ser atendido.
La ventaja de un software gratuito para un autónomo es clara: puedes empezar a hacer facturas ahorrándote el coste inicial de un software.
Pero la desventaja también: lo que a corto plazo fue una solución, a largo plazo puede ser un problema.
¿Y si los planes de pago incluyen funcionalidades que no necesitas porque son para pymes?
Por lo que antes de contratar un software de facturación gratis, estudia bien lo que ofrece en sus planes de pagos.
Y si esas funcionalidades son las ideales para el negocio de un autónomo.
2) Software para autónomos vs. pymes
No es extraño que pruebes un software de facturación y tengas la sensación de que te sobren la mitad de las funcionalidades.
Esto ocurre porque muchos programas de facturas se diseñan pensando en pymes, aunque ofrezcan planes de suscripción muy económicos —o gratuitos— para autónomos.
Contratar softwares de facturación de este tipo es como comprar unos zapatos un par de números más grandes, pero rebajados de precio por tener el pie más pequeño.
¿Los comprarías?
3) Un programa de facturación sencillo
Un programa de facturación para autónomos debe ser sencillo. ¿Pero qué significa sencillo?
Sencillo no quiere decir simple, ni siquiera básico en sus funcionalidades.
Sencillez en un software de facturación significa que es tan fácil de usar que hasta el más lego en tecnología puede hacer una factura sin ayuda.
Porque:
- Tiene una interfaz amigable. El menú de navegación y los botones muestran con claridad las funcionalidades, de modo que a simple vista puedes ver dónde están los ingresos y los gastos, por mencionar lo más elemental.
- El software te guía paso a paso al hacer una factura o registrar un gasto. No hay pérdida ni dependes de tutoriales o chats con robots.
- La navegación es intuitiva, por lo que puedes moverte sin problemas por las distintas funcionalidades.
La única manera de evaluar la sencillez de un software es probándolo.
Una pista: si el programa de facturación es online y está diseñado exclusivamente para autónomos, seguramente será más sencillo.
4) ¿Programa de facturación online o de escritorio?
Los programas de facturación para autónomos pueden ser online o de escritorio.
Cuando el software es online, accedes con el navegador de un ordenador (Chrome, Edge o Safari) y la información se guarda en la nube, es decir, en un servidor en internet.
Cuando es de escritorio (también llamado “software local”) debes descargarlo en tu ordenador y toda la información se almacena ahí.
Lo ideal es que lleves tu facturación online. Porque con un software de facturación online:
- Puedes acceder con cualquier dispositivo que tenga una conexión a internet. Esto te da libertad para trabajar desde cualquier sitio y con cualquier aparato (ordenador, tablet o móvil).
- Las actualizaciones del software son automáticas. No tienes que instalar ni descargar nada, por lo que siempre trabajas con la versión más mejorada y segura.
- Los datos se guardan con más seguridad. Los servidores en la nube son como ordenadores muy potentes que hacen copias de seguridad sin parar. Por lo que si uno falla, los otros siguen funcionando.
Esta seguridad nunca te la dará un software instalado en tu ordenador: si este se estropea y no tienes copias de seguridad (o las tienes, pero no son completas), te encuentras con un doble marrón.
Por un lado, has perdido información esencial de tu negocio como facturas, gastos, datos de clientes y proveedores.
Por el otro, Hacienda te obliga a conservar hasta 4 años tus facturas. Y no cumplir con esta obligación supone una infracción mínima de 600 €.
Además, un software de facturación de escritorio depende de actualizaciones manuales.
Y esto, con el nuevo reglamento de programas de facturación electrónica, puede ser otro marrón (el tercero), porque estarías facturando con una normativa desfasada.
Y eso también implica multas y sanciones de Hacienda.
5) Programa de facturación y contabilidad que registre gastos deducibles
Lo más básico de un programa de facturación es que te permita registrar tus ingresos.
Pero eso no es suficiente. También debe ser un software de contabilidad.
La contabilidad de un autónomo es sencilla, porque se basa en el registro de los ingresos y gastos de su actividad.
La mayoría de los programas para hacer facturas también es un programa de contabilidad o incluye un módulo para contabilizar gastos.
Pero no te indican si ese gasto es deducible y en qué cantidad. Por ejemplo, gastos como las dietas o los suministros de agua, luz o internet, por ejemplo, no los puedes deducir al 100 %.
Y esto es una seria desventaja, porque en los gastos deducibles está la diferencia entre pagar más o menos impuestos.
O entre pagar, de media, 4.000 € menos en impuestos cada año, según nuestros análisis a partir de cientos de miles de declaraciones fiscales de autónomos.
El mecanismo es muy simple, pero hay que conocerlo para aplicarlo: el porcentaje de IRPF, ese que pagas cada año en tu declaración de la renta, se aplica sobre tus beneficios.
Y estos son el resultado de restar tus ingresos y tus gastos deducibles, más una deducción genérica del 7 % por gastos de difícil justificación.
Cuanto más riguroso seas llevando el control de tus gastos, menor será el beneficio que declares.
O dicho de otra manera: menor será lo que pagues en tu renta.
Con el IVA ocurre algo parecido, ya que el IVA que pagas cada trimestre con el modelo 303 es la diferencia entre el IVA de tus ingresos y el IVA de tus gastos (o IVA deducible).
Y un apunte final importante: los gastos debes deducirlos correctamente.
La razón es así de simple: un gasto mal deducido puede costarte entre el 50 % y el 150 % de la cantidad deducida 😯
6) ¿Programa de factura electrónica?
La repuesta es un rotundo sí.
Por factura electrónica se entiende una factura que se emite por medios electrónicos.
O sea: con un programa de facturación electrónica.
Una factura en PDF, por ejemplo, es una factura electrónica. Y este formato, el PDF, es el que encontrarás en la mayoría de programas de facturación que hay en el mercado.
Las facturas en PDF, sin embargo, ya no serán válidas cuando entre en vigor para los autónomos el reglamento de factura electrónica.
Por cierto, tampoco lo serán las plantillas de factura en Excel o Word.
Mientras lees esto, todavía no ha sido aprobado ese reglamento. Pero sí el de los programas de facturación electrónica (o reglamento verifactu), que empezará a aplicarse el 1 de julio de 2025.
En Declarando implementaremos en nuestro software estas nuevas normativas para que, cuando se empiece a aplicar, no coja a ninguno de nuestros autónomos sin los deberes hechos.
Puedes apuntarte ahora a nuestra newsletter mensual para estar al día de todas las novedades de la factura electrónica.
7) Con software de impuestos
Solo existe una razón por la que Hacienda te obliga a hacer facturas y llevar una contabilidad como autónomo: para controlar que pagas tus impuestos.
A Hacienda le interesa que pagues el IVA de tus ventas y que declares en tu renta lo que ganas.
Y para que así sea, no solo te obliga a presentar impuestos trimestrales y la renta. Quiere también que documentes con facturas todo lo que ganas. Por si hay que hacer comprobaciones… 🧐
Es así de fácil. Y de molesto para un autónomo.
Como no queda otra, lo más recomendable es que tu sistema de facturación tenga incorporado un módulo de impuestos.
Para que ese módulo sea útil, asegúrate de que al menos cumple estos dos requisitos:
- Genera automáticamente los modelos fiscales que necesitas. Y solo los que necesitas, porque existen programas de facturación que confunden a sus usuarios mostrándole modelos fiscales que no deben presentar.
- Te muestra en tiempo real lo que vas a pagar en tus próximos trimestrales. Así sabes con antelación lo que vas a ingresar a Hacienda. Y evitas problemas de liquidez: hay autónomos que lo pasan mal porque no planifican el pago de sus impuestos trimestrales.
¿Pero eso no lo puede hacer un gestor? Sí y no.
Un gestor te prepara los trimestrales cuando se abre el periodo de presentación.
Pero no te va a hacer una previsión en tiempo real que puedas consultar siempre que desees.
Uno de nuestros clientes nos contaba esto cuando lo entrevistamos:
Y añadía: “Rápidamente, hago mis impuestos, mi renta y todo desde el mismo lugar [el software de Declarando]. Y tengo todo mi negocio controlado”.
Pues eso: un programa de facturación con un módulo potente de impuestos te dará control sobre lo que pagas.
Pero también sobre lo que ahorras, si incorpora a su vez un módulo de gastos deducibles.
Recuerda esta cifra: 4.000 € es la media que pueden ahorrar los autónomos cada año si deducen bien sus gastos.
Consejos finales para elegir el mejor programa de facturación para autónomos
Si tuviéramos que dividir los programas de facturación en dos grandes grupos, el resultado sería este:
- Programas de facturación con un módulo de integración para asesores o gestores externos.
- Programas de facturación con un servicio integrado de gestoría o asesoría online, que se encarga del alta de autónomo y la presentación de impuestos.
El más común es el primer grupo.
En el segundo grupo, el gestor online es un gestor tradicional pasado al modelo online, con apoyo de la tecnología.
Pero también existe un tercer grupo, que es el más novedoso: un software que automatiza el servicio de asesoría fiscal, fuertemente centrado en el ahorro y el control.
Es decir, para que pagues menos impuestos y controles lo que pagas, sin pagar un céntimo de más.
En Declarando hemos desarrollado ese tipo de software. Y para probarlo sin ningún coste, solo tienes que reservar ahora una consultoría gratis 😊
