¿Qué diferencia hay entre una factura completa y una simplificada? ¿Cuándo puedo emitir un ticket de factura simplificada y no una factura completa?
Estas son dos de las preguntas más frecuentes que muchos autónomos se hacen cuando oyen hablar de una factura simplificada.
Y no es para menos: la normativa de facturas fija unos criterios. Y detrás siempre está Hacienda para vigilar que se cumplen 😬
Para responderlas, primero debes tener claro qué es una factura simplificada y una factura completa.
Así que, en primer lugar, vamos a explicártelas por separado. Y luego destacaremos sus diferencias.
¡A facturar se ha dicho!
¿Qué es una factura simplificada?
Una factura simplificada (o ticket) es una factura, pero con un contenido reducido.
Por eso también se la conoce como factura simple 😉
Es decir, la factura simplificada consiste en un documento que justifica la compraventa de un bien o servicio.
Pero con menos datos que una factura ordinaria.
Desde hace unos años, la factura simplificada sustituye legalmente a los antiguos tickets.
Aunque en la práctica todavía se emplea ese término.
Una factura simplificada solo la puedes emitir bajo determinadas condiciones. ¿Las vemos?
¿Cuándo hacer una factura simplificada?
Solo puedes hacer una factura simplificada en los siguientes supuestos y condiciones:
- El importe no puede superar los 400 € con IVA incluido (3.000 €, incluido IVA, en algunas operaciones)
- Para emitir una factura rectificativa (corregir errores en una factura)
- Si te autoriza el Departamento de Gestión Tributaria de Hacienda (un caso que no debe preocuparte, pues es poco frecuente)
No puedes emitir una factura simplificada en ventas como:
- Bienes y servicios a clientes de otro país de la Unión Europea (es decir, en las operaciones intracomunitarias)
- Exportación de bienes y servicios (a otro país de fuera de la Unión Europea)
Respecto al importe máximo de 400 € de la factura simplificada, el límite se amplía en unas pocas operaciones.
Vamos a verlas 🧐
¿En qué casos el importe máximo de la factura simplificada puede superar los 400 €?
Por norma general, el límite de una factura simplificada es de 400 € (con IVA incluido).
Pero en determinadas ventas el importe máximo es de 3.000 € (con IVA).
Son las siguientes:
- Ventas al por menor
- Venta o servicios de ambulancia o a domicilio del consumidor
- Transporte de personas y sus equipajes
- Servicios de hostelería y restauración y salas de baile y discotecas
- Servicios telefónicos prestados mediante cabinas telefónicas de uso público, o mediante tarjetas que no permiten la identificación del portador
- Servicios de peluquerías, institutos de belleza, tintorerías y lavanderías
- Utilización de instalaciones deportivas, aparcamiento de vehículos y autopistas de peaje
- Revelado de fotografías y servicios prestados por estudios fotográficos y alquiler de películas
Una vez aclarada la definición y cuándo puedes hacerla, ¿qué datos contiene una factura simplificada para llamarla así? 🧐
Los requisitos de una factura simplificada
Los datos obligatorios de una factura simplificada son así de sencillos:
- El número de factura, que debe ser único (no se puede repetir en otra factura). La serie numérica, además, ha de ser correlativa. Por ejemplo, 2024-001, 2024-002, 2024-003, etc.
- La fecha de emisión y la fecha de las operaciones (cuando se produjo el servicio) si no coinciden.
- Tus datos fiscales de autónomo: nombre y apellidos, NIF (DNI o NIE) y domicilio fiscal.
- Descripción del producto o servicio que has vendido.
- El tipo de IVA, del 21 %, 10 % y 4 %. No hay que desglosarlo. Opcionalmente, puedes incluir la expresión “IVA incluido”.
- La base imponible, que es el importe antes de impuestos como el IVA.
- Importe total (incluye los impuestos).
Esto es lo básico.
En algunas circunstancias, debes añadir esta información:
- Si formas parte del régimen especial del criterio de caja del IVA, has de mencionarlo (“régimen especial del criterio de caja”).
- Si es una factura rectificativa, indica la factura original (la que rectifica) y lo que has modificado.
Con un ejemplo de factura simplificada lo verás mejor 💡
Modelo de factura simplificada (como ejemplo)
Como ejemplo, te mostramos a continuación un modelo de factura simplificada rellenado:
¿Qué es lo más destacado de la factura simplificada, por resumir? Toma nota:
- No incluye los datos del cliente
- No desglosa el IVA
Esto tiene sus implicaciones cuando eres autónomo y el destinatario de la factura.
Y tiene que ver con la deducción del IVA 👇
¿Las facturas simplificadas son deducibles?
Las facturas simplificadas no son, de entrada, facturas deducibles.
De entrada, porque sí hay una manera de que lo sean.
Según Hacienda, deben incluir esta información para deducirlas:
- El NIF del cliente y su domicilio
- La cuota tributaria de IVA, que debe mostrarse de forma separada
Cuando incluye estos datos, se habla de factura simplificada cualificada.
¿Qué significa esto?
Que para deducir el IVA de una factura simplificada, debes pedir a tu proveedor que añada tus datos de autónomo y el importe de IVA (la cuota tributaria) que has soportado.
De lo contrario, Hacienda no aceptará la deducción.
Y, además, puede imponerte una sanción por haberla deducido… 😬
Esta regla también se aplica cuando quieres deducirte un gasto del IRPF como, por ejemplo, las dietas de viaje o manutención.
Resumiendo: para tus gastos deducibles, pide siempre al proveedor que incluya tus datos fiscales y el IVA desglosado.
¡Y no olvides contabilizarla!
Entonces… ¿Se puede contabilizar una factura simplificada?
Sí, se puede contabilizar una factura simplificada.
Es más, debes contabilizarla para deducirla.
Te recordamos los 3 requisitos que impone Hacienda para que un gasto sea deducible:
- Que esté vinculado a tu actividad
- Que esté justificado (sobre todo, con una factura)
- Que esté registrado en tu contabilidad
Como autónomo, tu contabilidad es simple: se basa en llevar un registro de tus ingresos y gastos.
Ese registro debe cumplir unas normas.
Por ejemplo, debe mostrar claramente la cuota tributaria de IVA y la base imponible.
Aunque no es complicado, no deja de ser trabajoso (aburridamente trabajoso).
Y los errores pueden ser frecuentes, sobre todo cuando llevas tu contabilidad con Excel.
Por eso te recomendamos, para hacerlo bien y sin preocuparte por normas fiscales, usar un programa de contabilidad para autónomos.
Y no solo para registrar tus facturas simplificadas deducibles.
Si también incluye programa de facturación (electrónica), puedes emitir facturas simplificadas o completas.
Y ahorrarte todas estas explicaciones 😊
¿Qué es una factura completa (u ordinaria)?
Una factura completa u ordinaria es lo que comúnmente entendemos por factura.
Es decir, el documento mercantil, con valor fiscal, que justifica una compraventa.
Este es el tipo de factura que, por defecto, siempre debes usar para hacer una factura.
Por citar a Hacienda:
“Fuera de los supuestos establecidos que permiten la emisión de factura simplificada, los empresarios o profesionales obligados a expedir factura emitirán factura completa”.
Vamos a ver qué llevan para que se consideren facturas (completas) de pleno derecho 🧐
Los contenidos obligatorios de una factura completa
Una factura completa debe contener unos datos obligatorios fijados por el reglamento de facturación.
Algunos ya te sonarán, porque coinciden con los de la factura simplificada. Pero otros no.
Ve tomando nota ✍️
- Número de factura. Único y con la serie numérica correlativa.
- Fecha de emisión.
- La fecha de operaciones, cuando no coincide con la fecha de emisión.
- Tus datos fiscales como autónomo: nombre y apellidos, NIF y domicilio fiscal.
- Los datos de tu cliente: nombre y apellidos o razón social (cuando es una empresa), domicilio fiscal y NIF. Si el cliente es un particular, el NIF y la dirección son opcionales.
- Descripción del bien o servicio. Lo más específica posible. Por ejemplo, “servicios de consultoría estratégica de empresas” en lugar de un simple “servicios de consultoría”.
- Precio por unidad del producto o servicios antes de impuestos.
- IVA. Incluye el tipo (21 %, 10 % o 4 %) y la cuota tributaria.
- Retención de IRPF. Lo mismo que con el IVA: el tipo (15 % o 7 % para nuevos autónomos) y la cuota tributaria.
- La base imponible (el importe antes de impuestos)
- Importe total (con los impuestos).
Como es una factura completa, en determinadas circunstancias debe incluir más información:
- Si tu actividad está exenta de IVA, has de indicarlo mencionando el artículo 20 de la ley de IVA (de actividades exentas). Por ejemplo: “Operación exenta de IVA – Art. 20, Ley 37/1992”.
- Si perteneces a uno de los siguientes regímenes especiales de IVA, señálalo: “régimen especial del criterio de caja”, “régimen especial de las agencias de viajes”, “régimen especial de los bienes usados”, “régimen especial de los objetos de arte”, “régimen especial de las antigüedades y objetos de colección”.
- En las ventas en las que el pago del IVA recae en el cliente, has de escribir: “Inversión del sujeto pasivo”.
- Si la factura la emite el cliente, incluye: “Facturación por el destinatario”
- En entregas intracomunitarias de medios de transporte nuevos, añade la fecha de su primera puesta en servicio y las distancias recorridas u horas de navegación o vuelo realizadas hasta su entrega.
Cuando se aplique el nuevo reglamento verifactu (en julio de 2025), las facturas que emitas desde un programa de facturación deberán llevar un código QR.
Ese código QR deberá identificar los datos esenciales de la factura (NIF del emisor, número de factura, fecha de emisión e importe total).
Aunque descuida: es cosa del fabricante del software que así sea.
Ahora bien, si se trata de la nueva factura electrónica B2B (entre autónomos y empresas), ese código QR no será necesario.
Y con todo esto ya podemos aclararte la diferencia entre una factura simplificada y una factura completa.
La diferencia entre factura y factura simplificada
Ahora que ya conoces qué es una factura simplificada y una factura completa, es más fácil apreciar sus 2 principales diferencias:
- En la factura simplificada no constan los datos del cliente. En la factura completa siempre deben figurar esos datos.
- En la factura simplificada no se desglosa el IVA. Una completa u ordinaria no sería válida sin el IVA desglosado.
Más allá de su contenido, existen otras diferencias:
- Importe máximo. Las facturas simplificadas están limitadas a importes de 400 € (con IVA incluido); 3.000 € (con IVA) en algunas pocas operaciones.
- Ventas en el extranjero. No puedes emitir una factura simplificada en operaciones intracomunitarias o en la exportación de bienes y servicios.
Por último, y muy importante cuando eres el destinatario de una factura simplificada: recuerda que no es deducible.
O mejor dicho: para que lo sea y puedas deducir ese gasto, deben constar tus datos fiscales (nombre y apellidos, NIF y domicilio fiscal) y la cuota de IVA desglosar.
También existe la opción de convertir una factura simplificada en completa.
A esto lo llama factura sustitutiva.
La factura sustitutiva simplificada: o cómo convertir una factura simplificada en factura completa
Lo dicho: Hacienda autoriza convertir una factura simplificada en completa.
Al resultado de esta operación se conoce como factura sustitutiva de simplificada (también conocida como factura de canje).
¿Qué debes tener en cuenta para hacerlo? Principalmente, 2 cosas:
- Tienes un plazo máximo de 4 años.
- La factura sustitutiva debe identificar la factura simplificada (su número y fecha de emisión) e incluir los datos obligatorios de una factura completa.
Es importante que esto lo sepas como emisor.
Pero también como destinatario de una factura simplificada.
Tu proveedor no tiene por qué saberlo (¡es tan extensa y compleja toda la normativa fiscal!) 😬
Y en juego está la deducción de tus gastos. Un derecho que puede hacerte ahorrar hasta 4.000 € en impuestos cada año.
¿Tienes más dudas sobre la factura simplificada y completa o sobre cómo deducirlas para pagar menos impuestos?
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