Sistema RED: qué es y cómo funciona si eres autónomo

Hace unos años, allá en 2018, una orden de la Seguridad Social armó un revuelo entre los autónomos: a partir de ese año, estos debían comunicarse con un sistema electrónico —llamado RED— con aquel organismo. 

La noticia corrió como la pólvora. 

Titulares como “Sistema RED, una obligación para autónomos” o “¿Qué es el sistema RED, al que están obligados los autónomos a inscribirse?”, se repetían por todas partes, sino sembrando el pánico, sí la confusión 😬 

¿Pero realmente era así? ¿Debían los autónomos empezar a usar ese sistema para sus gestiones con la Seguridad Social?

En lo que sigue, vamos a aclarártelo y, de paso, a explicarte cómo funciona con algunos casos prácticos 👇

¿Qué es el sistema RED?

RED son las siglas para remisión electrónica de datos. 

Consiste en un sistema electrónico de la Seguridad Social (o TGSS, por Tesorería General de la Seguridad Social) diseñado para que autónomos y empresas se comuniquen con este organismo de forma online.

Básicamente, el sistema RED permite intercambiar información y documentos con la Seguridad Social a través de Internet, sin necesidad de desplazarse a sus oficinas.

Con este sistema, puedes acceder a tus datos de autónomo o a los datos de tus trabajadores (si tienes). 

También puedes enviar de manera digital documentos importantes como cotizaciones, afiliaciones y partes médicos de baja. 

Todo esto, sin límite de horario y evitando el uso de papel.

Además, cuentas con un buzón de mensajería para leer notificaciones y responderlas. 

Pero… ¿A quién va dirigido? 🤔

Regímenes de la Seguridad Social obligados a RED: ¿Qué ocurre con los autónomos?

El sistema RED va dirigido principalmente a empresas con trabajadores

También a autónomos

Aunque estos últimos tienen la opción de hacer sus trámites directamente en la sede electrónica de la Seguridad Social o a través de la plataforma Importass

¿Esto significa que como autónomo puedo ignorar el sistema RED? 

Sí y no: por ley, estás obligado a hacer tus trámites de manera electrónica. 

Y estos los puedes hacer por 2 vías diferentes: 

  • La SEDESS, o sede electrónica de la Seguridad Social (o su nueva plataforma Importass)
  • El sistema RED

De ahí que ese revuelo mediático del que te hablábamos al principio fuera tan confuso como infundado: porque tu alta a RED no es obligatoria y siempre tienes la opción de usar la SEDESS.  

Aunque cuando hablamos del sistema RED para autónomos, en verdad nos referimos a su versión simplificada: RED Directo.

¿RED Directo? 👇

Red Directo: el sistema RED para autónomos

RED Directo, como decíamos, es una versión reducida del sistema RED para autónomos y empresas de hasta 15 trabajadores

El plus de este subsistema, según cuenta la Seguridad Social, es que ya dispone de los datos de afiliación de los trabajadores. 

Por lo que darlos de alta es más fácil y —lo más importante— evitas errores. 

¿Qué trámites puedes hacer con RED?

¿Para qué sirve el sistema RED? Trámites que puedes hacer como autónomo

Prácticamente, puedes hacer cualquier trámite de autónomo en el sistema RED (o RED Directo, para ser más precisos): 

Y si tienes trabajadores a tu cargo, puedes:

Pero para usar RED, antes la Seguridad Social te debe autorizar. A continuación te detallamos los pasos. 

Alta en el sistema RED en 2 pasos

Incorporarse al sistema RED de la TGSS es relativamente fácil. 

Porque puedes hacerlo con 2 pasos más o menos sencillos (dependiendo de cómo te desenvuelvas por Internet, claro). Son estos:  

1) Solicita un certificado electrónico

Este paso es esencial para cualquier trámite online con la Seguridad Social. 

Existen diferentes tipos de certificados electrónicos como el certificado digital y el DNI electrónico

El DNI electrónico lo debes solicitar presencialmente en cualquier comisaría de la Policía Nacional, en la oficina de expedición del DNI.

En el Portal del DNI electrónico de la Policía Nacional puedes pedir cita previa.

El certificado digital lo emite la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (o FNMT)

Y lo puedes solicitar de 3 maneras: 

2) Solicita la autorización a RED Directo

Con un certificado electrónico ya todo se hace cuesta abajo 😉

El siguiente paso es solicitar la autorización a RED Directo (recuerda: el sistema RED para autónomos y pequeñas empresas). 

La solicitud debes hacerla en la sede electrónica de la Seguridad Social, clicando en Empresas y luego en RED

solicitud ss

Y, finalmente, en Autorización para el uso del sistema RED:

autorizacion sistema red

Una vez dentro del trámite, indica que lo cumplimentas en nombre propio y selecciona la opción Red Directo:

campos obligatorios red directo

Al clicar sobre el botón azul Siguiente, aparecerán tus datos de autorización, domicilio y contacto. Verifícalos, cambia aquello que sea necesario y haz clic —otra vez— en Siguiente

Te aparecerán tus datos de usuario para autorizarte. Clica en Aceptar datos, el botón azul que encontrarás en la parte inferior. 

Finalmente, haz clic en Firmar y enviar para solicitar la autorización. 

pantallazo autorizacion

Al terminar la solicitud, podrás descargar el “acuse de recibo” en formato PDF. 

El resto es esperar a recibir la autorización. 

Puedes consultar el estado de tu solicitud en la misma sede electrónica de la TGSS, en la opción Aportación de nueva documentación, seguimiento y consulta de solicitudes presentadas por Registro dirigidas a la Tesorería General de la Seguridad Social.

Las 4 ventajas del sistema RED para autónomos

Las ventajas de usar el sistema RED (o RED Directo) si eres autónomo, tengas o no empleados, se pueden resumir en 4: 

  • Cualquier trámite es más rápido y cómodo: ahorras papeleo, desplazamientos, tiempo, combustible, horarios de atención… y hasta tratar con un funcionario que se haya levantado con mal pie.  
  • Puedes remitir cualquier información o documentación online, desde el ordenador de tu casa (u oficina) y en cualquier horario (aunque algunos trámites solo se pueden hacer de lunes a viernes, de 8h a 20h).  
  • Comunicación directa con la Seguridad Social, sin la intermediación de un funcionario en ventanilla (y de ningún tercero).
  • Recibes comunicaciones sobre cambios normativos que puedan afectarte (existe un boletín de noticias RED).

En verdad, muchas de estas ventajas (salvo el boletín de noticias RED) son también las de usar la sede electrónica de la TGSS o su plataforma Importass. 

¿Pero cuál es mejor? ⚖️

¿Sistema RED o sede electrónica de la TGSS?

Llegados a este punto, puedes preguntarte… ¿Vale la pena usar el sistema RED o me quedo mejor con la sede electrónica?

La respuesta no es definitiva. Depende tu situación

  • Si no tienes empleados contratados (ni los piensas tener), puede que el sistema RED (o RED Directo) te quede un poco grande. En este sentido, la sede electrónica —o su plataforma Importass— es suficiente. E incluso más fácil de usar.
  • Si tienes empleados (o piensas contratarlos), RED Directo es ideal para gestionar todo ese aspecto: altas, bajas, pago de cotizaciones, trámites de bajas médicas, etc. 

También tienes la opción de externalizar buena parte de este trabajo en una gestoría o asesoría online con un software de gestión para hacer facturas, registrar gastos o presentar impuestos. 

Esta última es una opción que también puedes probar para ahorrarte cualquier tipo de papeleo, también el electrónico 😉

“¿Cuál es el teléfono del sistema RED?” Y otras preguntas habituales sobre RED

Hay muchas dudas sobre el sistema RED para autónomos. A continuación te respondemos las más frecuentes. 

¿Cuál es el teléfono del sistema RED?

El teléfono de contacto es el 901 50 20 50. Puedes llamar desde cualquier parte de España.

Pero no a cualquier hora. Así que toma nota sobre el horario de atención: de 8:30h a 18:30h, de lunes a viernes (salvo festivos).

¿En qué consiste la oficina virtual del sistema RED?

La oficina virtual del sistema RED se refiere al menú de trámites que te aparece cuando accedes. 

No te hagas muchas ilusiones, porque el menú de navegación parece diseñado para el internet del siglo pasado:

menu de navegacion red

Para el acceso al sistema RED, ¿qué necesito?

Simplemente, un certificado electrónico como el certificado digital o el DNI electrónico. 

Si usas la Cl@ve PIN, la Seguridad Social hará antes unas comprobaciones para garantizar su seguridad. 

El sistema RED no funciona, ¿qué hago?

No es extraño que el sistema RED deje de funcionar. A veces puede deberse a tu navegador.

Prueba con lo siguiente: 

  • Intenta acceder con otro navegador (Chrome, Internet Edge o Safari)
  • Si el problema persiste, contacta con el servicio técnico (los teléfonos son el 901 50 20 50  y 91 541 02 91). 
  • Ármate de paciencia: a veces el tiempo es la solución… 😏

¿Cómo saco un duplicado de alta de autónomo en el sistema RED?

Al entrar en tu oficina virtual de RED Directo, observarás un submenú exclusivo para trabajadores autónomos. 

Entre las distintas opciones, clica en Duplicado de resolución de alta / baja en el RETA.

baja en el reta

Ahí podrás descargarlo en PDF. 

¿Cómo doy de alta a un autónomo colaborador en el sistema RED?

En el sistema RED puedes dar de alta a un autónomo colaborador o familiar. 

Es más, como autónomo que contrata estás obligado a darlo de alta en la Seguridad Social.

El requisito para hacerlo es que tengas asignado el número de Seguridad Social (NSS) del trabajador

Para conseguirlo, debes solicitarlo antes en la sede electrónica de la Seguridad Social.

El alta del familiar colaborador debes hacerla antes de que este empiece a trabajar (hasta 60 días antes). 

Una vez dentro del sistema RED, elige la opción Alta de trabajador en el régimen especial de trabajadores autónomos

alta trabajador en reta (RETA).

Los siguientes pasos se resumen en: 

  • Introduce los datos del trabajador: número de la Seguridad Social y su DNI o NIE. 
  • Selecciona la Condición de trabajador o trabajadora, eligiendo la de “familiar colaborador”. 
  • En Tipo de trabajador autónomo, elige la opción Trabajador autónomo.
  • trabajador autonomo
  • Como autónomo titular, RED te preguntará tu número de la Seguridad Social.
  • Indica el domicilio y los datos de contacto del autónomo colaborador, así como el domicilio de la actividad y los datos fiscales (epígrafe del impuesto de actividades económicas) y su código de CNAE.
  • Señala el tipo de bonificaciones a las que tiene derecho el familiar colaborador. Por defecto, te aparecerá la única bonificación posible (50 % de la cuota en los 18 primeros meses de alta y 25 % en los 6 meses siguientes).
  • Anota los rendimientos netos mensuales que va a percibir (la diferencia entre ingresos y gastos), su base de cotización correspondiente (dependerá de sus rendimientos) y los datos bancarios del trabajador.
  • Anexa la documentación: libro de familia para confirmar el parentesco, certificado de convivencia que expide el Ayuntamiento y, si es pareja de hecho, la certificación de la inscripción que emite la comunidad autónoma. 
  • Revisa la información y confirma el alta.

Y con esto ya lo tienes dado de alta 😊

Javier Vivas
Autor:
Javier Vivas
Javier es periodista y redactor de contenidos. Lleva más de 7 años escribiendo sobre autónomos (facturación, impuestos, contabilidad, etc.). Le encanta leer, mantenerse informado y esas cosas. Cuando no está escribiendo o pateándose toda Palma con su hijo a cuestas, devora libros y revistas de todo tipo y sobre cualquier tema... ¡su curiosidad es infinita!