Lleva oyéndose hablar del reglamento de factura electrónica desde otoño de 2022, cuando se aprobó la ley que lo impulsa.
Pero su principal información se reduce a cuándo será obligatoria la factura electrónica para autónomos y empresas.
Esta normativa, sin embargo, es algo más que una fecha y unos plazos para los autónomos.
Supone un cambio radical en la manera en que tendrás que hacer facturas a tus clientes (y recibirlas de tus proveedores).
Implicará también nuevas obligaciones. Y, como de costumbre, nuevas sanciones para quienes las incumplan.
Así que para que estés bien preparado, te explicamos en 9 claves sencillas qué es y cómo te afectará como autónomo 💡
1) ¿Qué es el reglamento de factura electrónica?
El reglamento de factura electrónica es la norma que regula las nuevas obligaciones de facturación en el sector privado.
No hay que confundirlo con un nuevo reglamento de facturación, porque no lo es.
Sin embargo, sí que modifica el actual reglamento de facturación en un aspecto: la obligación de la factura electrónica en las operaciones entre autónomos y empresas.
De ahí que a este tipo de factura también se la conozca como factura electrónica B2B (el acrónimo de business-to-business, de negocio a negocio).
O, simplemente, factura electrónica obligatoria, porque dejará de ser opcional —como es ahora— para los autónomos y las empresas.
2) ¿Afecta la regulación de la factura electrónica a todos los autónomos?
Esta nueva regulación obliga a hacer facturas electrónicas en el sector privado.
Es decir, te afecta si eres autónomo (o empresa) y facturas a clientes que también son autónomos y empresas.
Un requisito, sin embargo, es que tus clientes deben residir en España.
Por lo que el reglamento excluye:
- Las operaciones intracomunitarias (con clientes y proveedores de otro país de la Unión Europa)
- Las exportaciones e importaciones (con países que no forman parte de la UE).
También excluye la facturación a particulares.
3) ¿Qué beneficios tiene el nuevo reglamento de facturación electrónica para los autónomos?
La ley que implementa la factura electrónica B2B —la conocida como ley crea y crece—, destaca que esta es una medida que ayudará a reducir la morosidad.
Como sabes, la morosidad es un gran problema para el bolsillo de los autónomos.
No existen datos oficiales de morosidad en España. Pero ATA, la principal asociación de autónomos en nuestro país, asegura que el 40 % de los autónomos la sufren.
Con la factura electrónica obligatoria, Hacienda controlará con más detalle las facturas impagadas, que son aquellas que no se han abonado dentro del plazo máximo legal de 60 días.
Para que este control sea efectivo, tus clientes estarán obligados a informarte cuando te hayan pagado la factura y en qué fecha.
Una información que, por cierto, irá a parar a Hacienda.
La ley de la factura electrónica —la ley crea y crece, no el reglamento— también impulsa la creación de un Observatorio Estatal de la Morosidad Privada.
Este organismo elaborará informes anuales sobre la situación de pagos en el sector privado y fomentará las buenas prácticas de pago entre autónomos y empresas.
Hay otros beneficios de la factura electrónica, claro.
Pero este de reducir la morosidad es, sin duda, el más importante para los autónomos 😃
4) ¿Significa el reglamento de factura electrónica el fin de la factura en papel?
Esta es una de las grandes confusiones que se están oyendo y leyendo. Así que es preciso aclararla cuanto antes:
El reglamento de factura electrónica no es el fin de la factura en papel.
Esta nueva regulación solo obliga a autónomos y empresas a facturar electrónicamente en las operaciones B2B.
Pero fuera de este ámbito, la factura en papel seguirá existiendo. Y seguirá siendo válida.
A lo que sí pone fin la factura electrónica es al uso de las plantillas de factura de Word y Excel. También las facturas en PDF.
Esto último lo vemos a continuación con más detalle 🧐
5) ¿Qué entiende la nueva normativa por factura electrónica?
Primero de todo, una pequeña aclaración: la factura electrónica no es en sí una novedad.
Cualquier autónomo o empresa que trabaje ahora con un programa de facturación emite facturas electrónicas.
Lo que sí es novedoso —y la principal de las novedades de la factura electrónica— es el tipo de formato.
Para que te hagas una pequeña idea, en España existen dos tipos de factura electrónica:
- La factura electrónica de formato estructurado
- La factura electrónica de formato no estructurado
La más común es la última (la de formato no estructurado).
Por ejemplo, las facturas que se generan en PDF o con Word y Excel se consideran facturas electrónicas de formato no estructurado.
Pues bien:
Con la normativa de factura electrónica, las facturas en Word, Excel o PDF no serán válidas en el B2B.
En su lugar, deberás emitir facturas electrónicas en formato estructurado.
¿Y qué entiende el reglamento por una factura electrónica en formato estructurado?
Sin ánimo de entrar en detalles técnicos, la factura electrónica en formato estructurado es aquella que se genera con un código informático que permite su emisión y recepción automáticas.
Es decir, sin que el receptor tenga luego que teclear nada en su sistema de facturación, como ocurre ahora en la mayoría de programas de factura electrónica.
El ejemplo de formato estructurado más conocido es facturae, que es el sistema que se usa para hacer facturas electrónicas a la Administración pública (los autónomos no están obligados… de momento).
El reglamento de facturación electrónica cita, entre los formatos permitidos, el XML, EDIFACT o UBL.
Por ahora no tienes que recordar todo este puzzle de letras.
Pero quédate bien con lo que te hemos comentado al principio de este apartado: que las facturas en Word, Excel y PDF ya no servirán 🚫
6) ¿Es el reglamento de facturación electrónica lo mismo que Verifactu?
El reglamento de facturación electrónica y el reglamento verifactu no son lo mismo:
- El reglamento de facturación electrónica es el desarrollo reglamentario de la ley crea y crece sobre la factura electrónica y solo se aplica en el B2B
- Verifactu es el reglamento de la ley antifraude y regula los softwares de facturación tanto en el B2B como en el B2C (o facturación a consumidores finales)
Pese a sus diferencias, ambos reglamentos confluyen en un mismo lugar: los softwares de facturación, que deberán ser también de facturación electrónica.
También hay otra diferencia importante: el reglamento verifactu se aprobó en diciembre de 2023 mediante el real decreto 1007/2023.
Y su entrada en vigor será el 1 de julio de 2025.
Para la aprobación del reglamento de la ley crea y crece todavía hay que esperar…🤔
7) Entonces, ¿cuándo entra en vigor la factura electrónica?
Los plazos de la facturación electrónica en el B2B son distintos a los de verifactu.
Una vez el Gobierno haya aprobado la normativa, la factura electrónica será obligatoria:
- Al año siguiente para las empresas que facturen más de 8 millones de euros al año
- 2 años después para autónomos y empresas que facturen menos de 8 millones anuales
La Agencia Tributaria, en un seminario reciente, espera que la factura electrónica se aplique en 2025 y, para los autónomos, en 2026.
Esto te deja suficiente margen, como autónomo, para ir adaptándote 😊
Aunque como te explicamos más adelante, es mejor que no lo dejes para el último día.
8) ¿Qué ocurre si no cumplo con la normativa de factura electrónica?
La normativa de la factura electrónica contempla sanciones, como no podía ser menos…
Si como autónomo no cumples con tu obligación de emitir facturas electrónicas, la sanción es de 10.000 €.
También se aplica la misma sanción si emites la factura en un formato inválido (por ejemplo, con plantillas de factura de Word o Excel).
Por si fuera poco, verifactu, el otro reglamento relacionado, también incluye sanciones para los usuarios de softwares que lo incumplan.
La sanción es de 50.000 € por cada año en que hayas empleado un software de facturación ilegal.
Así que más vale cumplir con ambos reglamentos.
Y no tienes excusas: porque su cumplimiento puede ser gratis 👇
9) ¿Cómo cumplir gratis con la regulación de la factura electrónica?
Es razonable que la normativa de la factura electrónica te genere dudas e inquietudes.
Son nuevas obligaciones, con su correspondiente amenaza de sanción.
Por suerte, el grueso del cumplimiento no recae en ti, sino en aquellas empresas que, como Declarando, comercializan programas de facturación.
Porque son ellas las que deberán hacer todas las implementaciones técnicas.
Tú solo deberás asegurarte de que eliges aquel programa que se ajuste a la nueva regulación.
Y que te ofrezca algo más, claro, que emitir facturas electrónicas.
Y ahora llegan las buenas noticias: puedes cumplir con el reglamento de la factura electrónica sin tener que poner un céntimo de tu bolsillo.
Así lo indica la ley de la factura electrónica (y también lo recomienda Hacienda): basta con solicitar el Kit Digital para implementar gratis la factura electrónica.
El Kit Digital para autónomos consiste en una subvención de 3.000 € que puedes invertir en soluciones digitales como un programa de facturación electrónica.
Se trata de una subvención que no debes devolver y que también te servirá para cumplir (gratis) con el reglamento verifactu.
Con Declarando puedes solicitarla sin asumir ningún riesgo ni coste (sí, gratis).
Solo tienes que reservar una consultoría gratuita y uno de nuestros mentores fiscales te dará todos los detalles 🤗
