Con la inminente aplicación de la factura electrónica entre autónomos y empresas, existen muchas dudas y confusiones.
Una de ellas: la diferencia entre una factura y una factura electrónica.
¿Son diferentes? Y si lo son, ¿en qué se diferencian?
A continuación, te explicamos qué las distingue, así como otras diferencias que te ayudarán a orientarte por la nueva normativa de la factura electrónica 💡
Factura vs. Factura electrónica: la principal diferencia
Una factura electrónica es una factura, con los mismos efectos legales.
Es decir, un documento que justifica la compraventa de un bien o servicio.
Lo que diferencia a la factura electrónica es que se emite y recibe por medios electrónicos.
Por ejemplo, con un programa de facturación electrónica, un email o cualquier otra herramienta conectada a internet.
Lo contrario de la factura electrónica es la factura en papel (o la factura manual o factura física)
Ahora veamos los detalles de esta diferencia 🧐
1) Primera diferencia entre factura y factura electrónica: el formato
En España, el reglamento de facturación (artículo 9) define la factura electrónica como una factura que se emite y recibe en formato electrónico
¿Y qué se entiende por formato electrónico?
Existen 2 formas, o formatos de factura electrónica:
- El estructurado, que es una factura electrónica que se genera en un código informático que permite su transmisión automática entre emisor y receptor.
- El no estructurado, que es como una fotografía digital y no permite esa transmisión tan automatizada.
Un ejemplo de factura estructurada es Facturae, el formato para hacer facturas electrónicas a la Administración.
Con Facturae, cuando emites una factura, la Administración la recibe y registra automáticamente, sin que tenga que realizar ninguna acción manual.
Por lo que hace al formato no estructurado, el ejemplo más conocido es la factura en PDF, pero también las facturas creadas con Word y Excel.
Cuando envías este tipo de facturas, tu cliente las puede recibir automáticamente en su correo electrónico.
Pero para registrarlas en su contabilidad, debe manipularlas, es decir: o bien picar los datos a mano, o bien usar un sistema de reconocimiento óptico de caracteres (OCR), una tecnología que escanea digitalmente el contenido de una factura.
La gran mayoría de los softwares de facturación actuales usan el formato no estructurado (por lo general, facturas en PDF).
Pero este formato tiene los días contados en nuestro país: en 2026, cuando se aplique la factura electrónica obligatoria entre autónomos y pymes, dejará de ser válido🚫
2) Segunda diferencia entre factura y factura electrónica: el consentimiento
Volvamos al reglamento de facturación, a ese artículo 9 que te habíamos citado antes a medias.
Esto es lo que nos habíamos dejado:
“La expedición de la factura electrónica estará condicionada a que su destinatario haya dado su consentimiento”
Por consentimiento se entiende que tu cliente acepte de manera expresa o tácita recibir la factura por medios electrónicos.
Según ha explicado la Dirección General de Tributos (DGT) en distintas consultas vinculantes, recibir facturas electrónicas requiere que tu cliente tenga los conocimientos y recursos informáticos para recibirlas.
Ese consentimiento puede ser explícito o implícito, pero debe ser un consentimiento informado.
Esto significa que el destinatario debe saber cómo recibirá las facturas electrónicas y cómo puede revocar su consentimiento (en tal caso, debería recibir la factura en papel).
En las operaciones entre autónomos y empresas (o B2B), sin embargo, esta cláusula se mantiene hasta que se aplique el nuevo reglamento de factura electrónica.
Cuando la factura electrónica sea obligatoria en el B2B (en 2026 para los autónomos), el consentimiento solo se aplicará en los casos en que no sea obligatoria (por ejemplo, cuando factures a particulares).
3) Tercera diferencia entre factura y factura electrónica: la autenticidad e integridad
Todas las facturas, sean electrónicas o en papel, deben cumplir estos 3 requisitos:
- Legibilidad: que se pueda leer
- La autenticidad del origen: que se pueda identificar al emisor de la factura
- La integridad del contenido: que se garantice que la factura no ha sido modificada
La diferencia en la factura electrónica está en cómo se cumplen.
La legibilidad la garantiza el software informático que se haya usado para enviar y recibir la factura.
Por software informático no debes entender solamente un software de facturación. El correo electrónico donde recibes una factura electrónica, por ejemplo, también lo es.
La autenticidad y la integridad se deben asegurar de una de las siguientes maneras:
- Con una firma electrónica avanzada, con el uso del certificado digital o el DNI electrónico.
- Mediante un intercambio electrónico de datos (EDI), una tecnología que permite enviar y recibir automáticamente documentos (como facturas) entre diferentes sistemas informáticos.
- Otro medio electrónico autorizado por Hacienda.
Cuando se empiece a aplicar la factura electrónica en el B2B, los programas de facturación electrónica deberán implementar este tipo de tecnologías.
Es decir, que deberán asegurar que tus facturas electrónicas cumplen con todos los requisitos que te acabamos de citar.
Y ahora que hemos revisado las principales diferencias entre una factura y una factura electrónica, aclaremos otros dos malentendidos 💡
¿Existe alguna diferencia entre factura electrónica y factura digital?
En algunos sitios se diferencia la factura electrónica de la factura digital de la siguiente manera:
- La factura electrónica es una factura de formato estructurado, como Facturae o la factura electrónica B2B que será obligatoria para autónomos y empresas en 2025 y 2026.
- La factura digital es una factura en PDF (en formato no estructurado).
Esta diferencia no es oficial.
De hecho, oficialmente, tanto a las facturas en PDF como a las de formato estructurado (tipo Facturae), se las conoce por el mismo nombre: facturas electrónicas.
Así lo indica la página web de Facturae del Ministerio para la Transformación Digital.
Por lo que no es necesario ahondar en más diferencias… que no existen 😉
Con la factura electrónica obligatoria, ¿todas las facturas deberán ser electrónicas?
Vayamos al grano: la factura electrónica obligatoria no significará el fin de la factura de papel.
El vigente reglamento de facturación señala lo siguiente en su artículo 8:
“Las facturas podrán expedirse por cualquier medio, en papel o en formato electrónico”
Más claro, agua. ¿Verdad?
Este reglamento ya fue modificado con la aprobación en 2022 de la ley de la factura electrónica, conocida como la ley crea y crece.
Por lo que en un futuro, la factura electrónica y la factura en papel convivirán.
La factura en papel seguirá existiendo entre aquellos autónomos y empresas que facturen a particulares.
O en otras situaciones en que la factura electrónica no sea obligatoria, como en las operaciones intracomunitarias (con clientes y proveedores de otro país de la Unión Europea) o en la importación y exportación de bienes y servicios.
Lo único que cambia es que si tus clientes son autónomos y empresas que residen en España, deberás facturarles electrónicamente.
Para los autónomos todavía quedan 2 años por delante para su aplicación.
Mientras tanto, puedes solicitar el Kit Digital para implementar la factura electrónica gratis.
Esta subvención pública de 2.000 € a fondo perdido está disponible hasta finales de 2024.
Por lo que ahora es el momento de hacerse con la factura electrónica y llegar a 2026 con todos los deberes hechos.
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