¿4.000 € en impuestos?
No es una exageración. Y tampoco nos hemos vuelto locos.
Eso es lo que de media un autónomo puede dejar de pagar cada año a Hacienda aplicando la ley tributaria.
Pero hay que conocer la ley, los requisitos y sus consecuencias cuando no se aplica bien.
Y esto, para un autónomo, puede ser una lata.
Así que a continuación te destacamos todo lo que debes saber para empezar a ahorrar en impuestos desde tu primer día como autónomo.
1) Desvelando el secreto de tu ahorro fiscal
Los gastos deducibles. He ahí el secreto.
Es importante que te familiarices con este término. Pero sobre todo, que lo apliques.
Porque eso marcará la diferencia de lo que pagues a Hacienda cada trimestre y cada año en tus declaraciones.
¿Pero qué son los gastos deducibles?
Según Hacienda, son aquellos gastos que están vinculados al desarrollo de tu actividad.
Si se llaman “deducibles”, es porque puedes desgravarlos (o restarlos) de tus impuestos.
Estos impuestos son:
- El IVA o impuesto sobre el valor añadido, que afecta a la mayoría de tus compras (menos cuando el producto o servicio está exento de IVA)
- El IRPF o impuesto sobre la renta de las personas físicas, que es el impuesto por el que tributa tu actividad
En la práctica, pronto te darás cuenta de que esto de los gastos deducibles no siempre está claro.
Y por eso muchos autónomos no se deducen todo lo que pueden.
Por ejemplo, la cuota de autónomos es deducible, así como una parte de tus gastos de luz, agua y gas cuando trabajas desde casa.
A continuación, tienes un gráfico con los 20 gastos deducibles más habituales entre los autónomos:
2) Conoce los límites de tus gastos deducibles
No todos los gastos de tu actividad son deducibles al 100 %.
Vamos a mostrarte los más frecuentes:
- Los gastos de suministro si trabajas desde casa. El agua, la luz, el teléfono o internet solo son deducibles en un 30 % sobre la superficie de trabajo. Es decir, si tu despacho ocupa un 10 % de tu vivienda, primero deberás calcular el 10 % de la factura. Y de ese resultado, podrás deducir el 30 % en el IRPF y el IVA.
- El alquiler o hipoteca de tu vivienda. Solo podrás desgravar de tu alquiler o hipoteca el porcentaje de lo que ocupe tu despacho. Si este representa el 10 % de la vivienda, podrás desgravar el 10 % en el IRPF.
- El combustible del vehículo. A no ser que te dediques a una actividad relacionada con el transporte de personas o mercancías (taxista o camionero), solo puedes deducir un 50 % del IVA de tus gastos de gasolina (y en el IRPF, nada).
- Tus dietas. Si estás de viaje por trabajo, puedes deducir en el IRPF un máximo de 26,67 € al día en comidas (48,08 € si estás en el extranjero). Este límite aumenta a 53,34 € diarios si duermes en un hotel fuera de tu municipio (91,35 € si pasas la noche en otro país).
- Seguro de salud. Puedes deducir hasta 500 € al año en tu declaración de la renta. Y si la póliza es familiar, 500 € como máximo por cada miembro (incluye cónyuge e hijos menores de 25 años).
- Comidas con clientes o proveedores. Se conocen como gastos de representación, y en conjunto no pueden superar el 1 % de tus ingresos anuales.
3) Conoce los requisitos específicos para deducir un gasto
Existen unas condiciones generales para deducir un gasto. Así las resume Hacienda:
- Que el gasto esté relacionado con tu actividad
- Que esté justificado con una factura
- Que esté registrado en tu contabilidad
Pero en algunos gastos Hacienda añade unos requisitos específicos como en los siguientes:
- Alquiler de la vivienda. Al darte de alta de autónomo en Hacienda, debes haber indicado en el formulario (modelo 037) los metros cuadrados que ocupa tu espacio de trabajo. Además, tu nombre debe figurar en el contrato del alquiler y en este no puede existir una cláusula que prohíba el desarrollo de una actividad económica.
- Gastos de suministros. Además de haber informado a Hacienda en el formulario de alta, los contratos de luz, gas, teléfono e internet deben estar a tu nombre.
- Dietas de viaje. Para deducir las comidas y el hospedaje debes pagar siempre con tarjeta u otro medio electrónico.
- Seguro de salud. Debes figurar como titular en el contrato de la póliza.
La importancia de un IAE correcto para deducir tus gastos
Al darte de alta de autónomo, debes elegir el epígrafe del impuesto de actividades económicas (IAE) que mejor se ajuste a tu actividad.
El IAE determina tus obligaciones fiscales (la presentación de tus declaraciones trimestrales).
Pero también qué gastos te puedes deducir.
Por ejemplo, si eres un comercial colegiado, pero te das de alta en el epígrafe 599 (de agentes comerciales no colegiados), no podrás deducir del IRPF los gastos del vehículo.
En cambio, si eliges el epígrafe correcto (el 511 de agentes comerciales colegiados), sí podrás.
De ahí, en resumen, la importancia de lo que en Declarando llamamos una alta de autónomo enfocada al ahorro.
4) Registra todas tus facturas de gastos
En el apartado anterior, te mencionábamos que un gasto deducible debe estar justificado con una factura.
Pues bien, desde el primer día de alta debes llevar un registro de todas tus facturas de gasto (también de ingresos, por cierto).
Para que estas facturas sean válidas, deben cumplir estos requisitos:
- Número de factura.
- Fecha de emisión.
- Datos fiscales del proveedor (nombre o razón social, dirección y NIF).
- Datos fiscales del cliente, es decir, tu nombre y apellidos, NIF y domicilio fiscal.
- Descripción del producto o servicio (cuanto más específica sea, mejor).
- La base imponible, que es el importe que pagas antes de aplicar los impuestos.
- La cuota de tributaria, que es el importe de IVA que has pagado (debe indicarse también el tipo de IVA que te han aplicado).
- Retención de IRPF, en caso de que tu proveedor sea otro autónomo. Debe incluir el tipo de retención aplicada, que puede ser del 7 % o el 15 %.
- Importe total pagado.
En cada factura de gasto, asegúrate especialmente que figuran tus datos.
Y que la descripción del servicio o producto es específica. De lo contrario, Hacienda puede rechazar la deducción por considerar que la descripción es demasiado genérica 😒
Por ejemplo, en lugar de que conste “servicio de consultoría”, pídele a tu proveedor que especifique qué tipo de consultoría es (marketing, formación, ventas, etc.) y las fechas en que se ha prestado.
5) No te olvides de los tickets
Un ticket, conocido formalmente como factura simplificada, no sirve para justificar un gasto deducible.
Con esto Hacienda es muy estricta.
Por lo que si al ir a un restaurante, poner gasolina o pagar parking recibes un ticket, solicita al establecimiento una factura completa.
Es decir, una factura que cumpla con los requisitos citados en el apartado anterior.
Por lo que presta atención, sobre todo, a que figuran tus datos fiscales (nombre y apellidos, dirección fiscal y NIF).
Un autónomo que acumule cada mes 100 € en tickets de gasolina o restaurantes está perdiendo 30 € en deducciones.
De hecho, en Declarando hemos desarrollado para nuestros clientes una app que convierte tus tickets en facturas completas.
Así, tu ahorro fiscal puede aumentar entre 700 € y 1.400 € al año 😊
6) Tus gastos sin factura también cuentan para ahorrar
La cuota de autónomo, los intereses bancarios o el seguro de salud son gastos deducibles sin factura.
Por lo que sé estricto registrándolos. Solo así podrás deducírtelos en tu declaración de la renta.
Aparte de los que te acabamos mencionar, aquí tienes una lista de gastos que te puedes desgravar sin factura:
- Impuestos urbanos como el IBI o la tasa de basuras
- La comunidad de propietarios si trabajas en una vivienda de tu propiedad
- Las cuotas de amortización de un préstamo
- Todos los seguros, no solo el médico, como el de responsabilidad civil
- La cuota del colegio profesional
- Contratos mercantiles o escrituras públicas por el traspaso de un local, la fianza de un alquiler o las escrituras de constitución de una sociedad
Aunque estos gastos deducibles no tengan factura, deben estar justificados.
Por ejemplo, con el recibo de pago del banco o copias de los contratos.
7) Un error es una sanción y eso reduce tu ahorro
Equivocarte en una factura, deducir un gasto que no debes o presentar una declaración con errores puede significar una sanción.
Por lo que no cometer errores en tu facturación, contabilidad y declaraciones fiscales es también una manera de ahorrar en impuestos.
Por ejemplo, un gasto mal deducido puede costarte entre el 50 % y el 150 % de la cantidad deducida.
Por llevar mal la contabilidad puedes ganarte una multa fija de 150 €.
Y dependiendo de la gravedad, la sanción puede ascender hasta un máximo de 6.000 € 🤯
Resumiendo: un error equivale a una sanción. Y evitar errores es evitar sanciones.
Lo que a su vez nos lleva al siguiente punto.
Encuentra el mejor asesoramiento fiscal para autónomos
Ahorrar en impuestos no es fácil para un autónomo.
Basta con echarle un vistazo al manual supuestamente práctico que tiene Hacienda sobre la renta.
¿De verdad un autónomo es capaz de orientarse leyendo el capítulo de gastos fiscalmente deducibles?
Y eso sin contar todo el apartado relativo a las sanciones de la ley general tributaria, de cuyos artículos hemos sacado la información anterior sobre multas y sanciones de Hacienda.
Por si esto fuera poco, existe un organismo de Hacienda llamado Dirección General de Tributos.
Este organismo emite resoluciones vinculantes que afectan a la manera en que Hacienda interpreta las normas fiscales.
Y estas resoluciones pueden hacer que lo que hasta ayer se interpretaba como un gasto deducible, hoy ya no lo sea (y viceversa).
Aun así, es posible ahorrar en impuestos. Y sin tener que gastarse un pastón en un asesor fiscal.
Como te explicábamos al principio, en Declarando hemos observado que los autónomos pueden llegar a ahorrar una media de 4.000 € al año en impuestos.
Pero no lo hacen porque lo ignoran, temen una sanción o no están bien asesorados.
Para poner remedio a este problema, hemos diseñado un software que te ayuda a pagar menos impuestos cada año.
Este software te ahorrará también el gestor presencial. Y hasta Excel y Word para las facturas y la contabilidad.
El software viene acompañado de asesoría fiscal online, por lo que también te damos de alta de autónomo gratis.
Y asesorándote para que pagues menos desde el primer día.
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