¿Cómo será la gestión de tu facturación cuando se aplique la factura electrónica obligatoria entre autónomos y empresas?
El cambio será radical. Incluso si hasta ahora ya gestionabas tu facturación con un software potente de última generación.
Por ejemplo, deberás emitir facturas en un formato electrónico nuevo (el PDF no será válido).
Y validar e informar de los pagos a tus proveedores.
Tendrás disponibles varias herramientas para gestionarlo, eso sí. Y una será pública y gratis (pero controlada por Hacienda).
Tus facturas estarán bajo control: por Hacienda (¡cómo no!).
Pero también por ti, que sabrás casi en tiempo real cuándo te ha pagado tu cliente.
¿Cómo será ese día a día de la facturación electrónica? Vamos a verlo, paso a paso, factura a factura 🧐
¿Cómo será la gestión de la facturación electrónica para los autónomos?
Cuando se aplique la factura electrónica en las operaciones entre autónomos y empresas (o B2B), tu manera de facturar a clientes y proveedores cambiará por completo.
No importa que ya uses un programa de facturación electrónica. Porque el reglamento de factura electrónica trae consigo una nueva forma de gestionar tus facturas.
Este proceso lo podemos dividir en 5 partes.
Pero antes, debes conocer cómo será el nuevo sistema de facturación electrónica B2B en España:
- El software que uses para hacer tus facturas electrónicas estará interconectado con el programa de factura electrónica de tus clientes y proveedores.
- Esa interconexión es lo que facilitará el envío y recepción de las facturas.
- Existirá un software público de facturación electrónica, gestionado por Hacienda. Si lo usas —o lo usa un cliente o un proveedor— también estará interconectado con los softwares privados.
- Si trabajas con un programa de facturación electrónica privado, deberás remitir una copia de cada factura al software público de Hacienda
Puedes profundizar más sobre esto en cómo serán los programas de factura electrónica.
Y, ahora sí, veamos cómo deberás gestionar tus facturas electrónicas con tus clientes y proveedores.
1) Hacer y enviar facturas electrónicas
A tus clientes autónomos y empresas deberás enviarles una factura electrónica siguiendo los requisitos técnicos del nuevo reglamento.
Para que te hagas una ideas de su importancia: las facturas en PDF que envías ahora no serán válidas.
Tampoco las que envías en formato Word, Excel o las plantillas de factura de Canva.
Lo normal es que envíes la factura con un software de facturación electrónica privado.
Aunque también podrás usar gratis el de la Agencia Tributaria (o AEAT), todavía por desarrollar.
Con un software —privado o público— no solo emitirás las facturas a tus clientes autónomos y empresas.
También recibirás las facturas de tus proveedores.
Por cierto: deberás remitir una copia a la Agencia Tributaria en formato facturae, que es el tipo de formato que se usa para facturar electrónicamente a la Administración pública.
El uso de un software de factura electrónica que cumpla este reglamento será lo que garantice la validez de tus facturas (de ventas y gastos).
Un pequeño detalle más: el software deberá cumplir a su vez con otro reglamento —verifactu— que regulará los requisitos técnicos generales de los programas de facturación a partir de julio de 2025.
2) Validar y consultar facturas electrónicas: estados y plazos
Las facturas electrónicas deberán pasar por 2 estados:
- Aceptación o rechazo
- Pago
Con más detalle:
Una vez emitas una factura a un cliente autónomo o empresa, este deberá validarla.
Es decir, confirmar que la acepta.
También tendrá la opción de rechazarla, si por algún motivo no está de acuerdo con el contenido.
Esto también deberás hacerlo con las facturas de tus proveedores: confirmar su aceptación. O rechazarla, si estás en desacuerdo.
La aceptación o rechazo puede ser parcial: pongamos que estás de acuerdo con un concepto de la factura, pero no con otro con la factura de tu proveedor.
O que es tu cliente quien acepta —o rechaza— una parte de tu factura.
A partir de este momento, la factura pasa por otro estado: el de pago.
Tu cliente debe informarte cuando te ha pagado la factura, indicándote la fecha. También cuando el pago sea parcial.
Y tú deberás hacer lo mismo con tus proveedores.
El plazo máximo para informar a cada estado de la factura (aceptación, rechazo o pago) será de 4 días hábiles (excluye fines de semana y festivos).
3) Visualizar los estados de tus facturas electrónicas
Tanto si usas un software de facturación privado como la solución pública de Hacienda, podrás visualizar y descargar tus facturas electrónicas.
Por visualizar se entiende también lo que te hemos explicado en el punto anterior: conocer el stado de tus facturas de venta.
Es decir, conocer, en el plazo máximo de 4 días, si tu cliente ha aceptado o rechazado la factura.
O la ha pagado.
4) Guardar y descargar tus facturas electrónicas
La factura electrónica te ayudará a cumplir con una de tus obligaciones fiscales más duraderas: guardar tus facturas durante 4 años.
Según el nuevo reglamento verifactu, tu programa de facturación electrónica deberá garantizar que así sea.
Es más, deberá facilitar la descarga de tus facturas (masiva o una a una), en el formato electrónico válido por Hacienda.
Así tendrás disponibles tus facturas durante el tiempo que debas conservarlas, por si Hacienda te las pide.
5) Anular o corregir facturas electrónicas
Si te equivocas en una factura electrónica, deberás emitir una factura rectificativa.
También electrónica, claro 😉
Por ejemplo, si tu cliente rechaza una factura (por errores en el contenido).
Cualquier corrección que hagas se quedará guardado en tu programa de facturación electrónica.
Pero dejando una huella (o “hash”, en lenguaje informático): porque, según verifactu, tu software deberá guardar copia de la factura original y de todos los cambios o correcciones que hayas hecho.
También se quedará guardado un registro de facturas anuladas si, por ejemplo, has anulado facturas que has hecho por error.
Pero esto no es tanto por el reglamento de factura electrónica, sino por verifactu, la norma que regula los requisitos técnicos de los programas de facturación.
Aunque son distintas, convergerán en un punto: los programas de facturación deberán integrar la factura electrónica obligatoria y cumplir a su vez con verifactu.
La factura electrónica y verifactu son normativas distintas:
¿Qué herramientas podrás usar para la gestión de tus facturas electrónicas?
Retomando el principio, tendrás 2 herramientas para gestionar tu facturación electrónica:
- Softwares privados para hacer facturas electrónicas, que producen y comercializan empresas como Declarando
- La solución pública de facturación electrónica de la AEAT, como alternativa a los privados
Podrás usar una u otra. Aunque si optas por usar una privada, deberás enviar una copia a Hacienda a través de su solución pública.
¿Qué sabemos de esta solución pública?
En primer lugar, que será gratis para todo autónomo o empresa que no quiera usar un software privado.
Es probable que siga el mismo patrón que FACe, la actual plataforma pública para hacer facturas electrónicas a la Administración.
Pero hasta que no se apruebe definitivamente el reglamento, no podremos darte más detalles.
La experiencia con FACe, eso sí, ya nos da algunas pistas, un poco inquietantes: una herramienta poco intuitiva, sin soporte ni asesoramiento.
Tal vez por eso, el mismo Gobierno recomiende invertir el Kit Digital, una subvención pública para autónomos, en un programa de facturación electrónica (privado).
La subvención solo estará disponible hasta octubre de 2025, a no ser que antes se agoten los fondos.
Como agentes digitalizadores del Kit Digital, te aconsejamos no esperar.
La convocatoria ha tenido mucho éxito, los Kits repartidos se cuentan por cientos de miles y los trámites son largos y pesados.
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