Es posible que hayas oído hablar del reglamento de la factura electrónica. Y que te preguntes cómo afectará a tu negocio.
Si usas facturas simplificadas (los clásicos tickets), tenemos una buena noticia para ti: no será obligatorio emitirlas electrónicamente.
Pero… ¿Qué se entiende por factura electrónica simplificada? ¿Por qué no será obligatoria? ¿Y cómo afecta a los autónomos en el régimen simplificado de IVA?
¿Y qué ocurre con los tickets que acumulo en mi día a día?
Son preguntas relevantes, que vamos a responderte en este artículo paso a paso 😊
¿Qué es una factura electrónica simplificada?
Una factura electrónica simplificada es, ante todo, una factura simplificada. Es decir, el ticket de toda la vida.
Pero que se emite por medios electrónicos.
Por ejemplo, con un programa de facturación electrónica.
La factura simplificada se usa, sobre todo, en ventas a particulares (o B2C, en inglés): bares y restaurantes, transporte de personas (taxis), pequeños comercios, peluquerías, etc.
Y se diferencia de una factura ordinaria (o completa) en que no incluye:
- Los datos del cliente
- El IVA desglosado: el importe aparece con “IVA incluido”
Además, existe un límite para emitirla:
- 400 € (IVA incluido), por regla general
- 3.000 € (con IVA) en algunas operaciones como las ventas al por menor o el transporte de personas.
¿Un ejemplo de factura simplificada? El ticket del restaurante. O el de la gasolina.
¿Por qué la emisión de una factura electrónica simplificada no es obligatoria?
En España tenemos en marcha un reglamento de la factura electrónica, pendiente de aprobación.
Este reglamento solo se aplicará al B2B, es decir, a las compras y ventas entre autónomos y empresas.
Estas operaciones debes justificarlas con una factura completa.
Por lo que el nuevo reglamento no afecta a las facturas simplificadas.
Por lo tanto, si vendes a particulares, puedes seguir emitiendo tus tickets como siempre:
- En papel
- O en PDF, un formato que no será válido como factura electrónica
Solo en un caso muy, muy particular deberás hacer una factura electrónica simplificada.
Y como verás ahora, para convertirla en factura (electrónica) completa 👇
¿Cuándo será obligado emitir una factura electrónica simplificada?
El nuevo reglamento de facturación electrónica excluye las facturas simplificadas.
Con una excepción: la factura simplificada cualificada, también conocida como factura de canje.
La factura de canje se emite para convertir una factura simplificada en factura completa.
Y sirve para recuperar el IVA deducible de gastos como la gasolina o las dietas que se suelen facturar con una simplificada.
Como una factura simplificada cualificada (o de canje) es una factura completa B2B, deberá ser electrónica.
Fin del misterio.
El reglamento de factura electrónica excluye los formatos en PDF, Excel y Word.
En su lugar, deberás emitir facturas electrónicas en un formato llamado “estructurdo”.
El ejemplo más conocido es facturae, el sistema que se usa para hacer facturas electrónicas a la Administración pública.
Por cierto: tampoco servirán las populares plantillas de factura de Canva.
¿Pero se pueden hacer de forma electrónica facturas simplificadas?
Por poder, puedes hacer una factura electrónica simplificada, si el software de facturación que uses te lo permite 😉
Pero será innecesario, por no ser obligatorio.
A no ser que debas emitir facturas de canje. Lo que es una posibilidad si, de vez en cuando, tienes clientes autónomos o empresas.
Esto puede que te lleve a la siguiente duda.
¿Deberán ser mis tickets facturas electrónicas para deducirlos?
Sí, si en tu día a día acumulas tickets de restaurantes, cafeterías, gasolina, etc., deberás pedir una factura completa para deducirlos.
Es decir, una factura donde figuren tus datos fiscales de autónomo: nombre y apellidos, NIF (DNI o NIE) y domicilio fiscal.
Y como esa factura se emite a un autónomo, deberá ser electrónica.
O dicho de otra manera: el restaurante, gasolinera o cafetería que te haya entregado un ticket deberá hacer una factura completa electrónica, al tratarse de una operación B2B (entre empresa y autónomo).
En estos casos, se opta por una factura de canje, como te explicábamos antes.
Y siguiendo las mismas explicaciones, esa factura de canje deberá ser electrónica, tal y como señala el nuevo reglamento.
Entonces, ¿el régimen simplificado está obligado a facturar electrónicamente?
Si como autónomo estás dado de alta en el régimen simplificado de IVA, con la nueva normativa de factura electrónica:
- Podrás seguir usando tickets en papel o PDF en tus ventas a particulares
- En tus ventas a autónomos o empresas, deberás emitir una factura electrónica con los requisitos del nuevo reglamento
Y como lo harás con un software de facturación electrónica, este deberá cumplir otra normativa: toca hablar de verifactu 🤔
¿Cómo afecta verifactu a tus facturas simplificadas (aunque no sean electrónicas)?
Verifactu es una nueva normativa que regula los softwares de facturación.
Se empezará a aplicar en julio de 2025 y solo te afectará si usas un programa de facturación.
La única novedad en tus facturas simplificadas es que se emitirán con un código QR.
Ese código incluirá la información básica de la factura: NIF del emisor, número y fecha de factura e importe total.
Pero insistimos: solo si facturas con un programa de facturación.
En los tickets en papel no será obligatorio.
¿Tiene verifactu alguna relación con la factura electrónica B2B?
Sí, aunque son normativas distintas:
- La factura electrónica solo se aplica a las operaciones B2B
- Verifactu, a los programas de facturación que se usan tanto en el B2B como en el B2C
Tienen un punto en común:
¿Tienes dudas sobre cómo te afectará la factura electrónica y verifactu en tu negocio?
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