¿Cómo deberás hacer una factura electrónica cuando sea obligatoria en el B2B?
Hablamos, claro está, de la factura electrónica que se aplicará en las operaciones entre autónomos y empresas.
Previsiblemente, entre 2026 y 2027. Aunque todavía estamos pendiente de la aprobación definitiva del reglamento.
Aun así, ya podemos adelantarte algunas novedades a partir de distintas fuentes legales: el borrador de la factura electrónica publicado por Hacienda y la normativa verifactu, que regulará los programas de facturación electrónica.
¿Cómo afectará todo esto a los contenidos de las facturas electrónicas?
Vamos a verlo. Pero antes, una aclaración 👇
¿Qué debes entender por factura electrónica (B2B)?
Hay 2 formas (o formatos) de hacer una factura electrónica:
- La factura electrónica en formato no estructurado, como la factura en PDF, Word o Excel
- La factura electrónica en formato estructurado, como las que se emiten a la Administración pública (Facturae o XML)
La primera —la factura en PDF, Word o Excel— es la más común en las operaciones entre autónomos y empresas (o B2B, por usar las siglas en inglés).
La segunda era, hasta ahora, una vieja conocida de aquellas empresas obligadas a facturar electrónicamente a la Administración (como autónomo estabas —y estás— exento).
¿Qué cambia ahora? 🤔
Que con el reglamento de factura electrónica se extiende el uso de la factura electrónica estructurada al B2B.
Vamos, que ya puedes ir olvidándote de las facturas en PDF, Word o Excel cuando factures a tus clientes autónomos o empresas.
También, por cierto, de las plantillas de factura de Canva 😬
¿Cuándo deberás hacer la factura electrónica (obligatoria)?
Cuando se apruebe el reglamento de factura electrónica, habrá 2 plazos para su aplicación:
- 1 año para las empresas que facturen más de 8 millones de euros al año
- 2 años para autónomos y empresas que facturen menos de 8 millones de euros al año
¿Alguna fecha concreta?
Nos encantaría, pero no depende de nosotros: el reglamento todavía debe aprobarlo el Gobierno.
Una vez aprobado, la factura electrónica será obligatoria en estos plazos que te acabamos de mencionar.
Y solo en el B2B en España.
Es decir, cuando factures a clientes autónomos o empresas que residen en nuestro país.
No será obligatoria:
- Cuando factures a particulares
- En las operaciones intracomunitarias (venta de bienes y servicios a autónomos y empresas de otro país de la Unión Europea)
- En la exportación de bienes y servicios (a países que no pertenecen a la UE)
¿Y cómo habrá que hacer una factura electrónica? ¿Qué campos o datos deberás incluir?
A eso vamos ahora 🧐
Los 9 elementos de una factura electrónica (que no deberían sorprenderte)
Los elementos de una factura electrónica vienen definidos por el reglamento de facturación.
Es decir, por la norma, aprobada en 2012, que regula la obligación de hacer facturas.
Ese reglamento define los campos obligatorios de una factura, sea electrónica o en papel.
En esto no habrá ningún cambio para ti ni para nadie que hasta ahora haya hecho una factura.
Por si acaso, vamos a repasar esos contenidos mínimos de una factura (electrónica o no):
- Número de factura
- Fecha de emisión
- Fecha de las operaciones (si la venta se hizo un día distinto a la fecha de emisión)
- Datos fiscales del vendedor y el cliente: nombre y apellidos o razón social (si es empresa); NIF y domicilio fiscal
- Descripción del bien o servicio
- Precio por unidad antes de impuestos
- Tipo de IVA y de retención
- Cuota de IVA y de retención (se calcula aplicando el tipo de IVA o retención a la base imponible)
- Base imponible (el importe antes de impuestos)
¿Entonces qué cambia con la factura electrónica B2B? ¿No habrá ningún campo obligatorio específico que la distinga de otros formatos?
La respuesta es… un simple no 🤨
Lo que distingue a una factura electrónica no es su contenido, sino su formato.
Y en la factura electrónica B2B, un formato muy específico (“estructurado”) como facturae o XML.
Al hacerla con un programa de facturación electrónica, su contenido obligatorio no variará.
Cambiarán, eso sí, algunas de tus obligaciones.
O, mejor dicho, su gestión.
Por ejemplo, cuando recibas facturas electrónicas de un proveedor, deberás informarle si la has recibido y si la has pagado (no te preocupes: tu software te dará esa opción).
Pero el contenido se mantendrá igual.
A continuación pasamos a resolverte una duda, sobre un nuevo elemento que no hemos citado, pero que puede que hayas oído hablar en otro sitio: el código QR.
¿El código QR será un campo obligatorio en la factura electrónica?
Cuando aquí hablamos de factura electrónica nos referimos a la B2B.
Es decir, a la que tendrás que enviar cuando tengas clientes autónomos o empresas que residen en España.
Pero antes te afectará otra normativa: verifactu.
Verifactu es un reglamento nuevo, que ya está aprobado.
Regula los requisitos mínimos que deberán cumplir los programas de facturación a partir de julio de 2025.
Entre ellos, destaca un código QR que deberán llevar las facturas. Ese código incluirá esta información:
- Tu NIF
- El número de la factura
- La fecha de emisión
- El importe total de la factura.
Y servirá para transmitir esos datos a la Agencia Tributaria (o AEAT).
Pues bien, ese código QR no será obligatorio en la factura electrónica B2B.
Porque, según el reglamento de facturación, la factura electrónica B2B no lo requiere: ya está diseñada en un formato que permite su transmisión automática a la Agencia Tributaria.
Entonces, ¿cuándo sí será obligatorio ese código QR?
Por ejemplo, si haces una factura a un cliente particular con un programa de facturación.
Al ser un particular, no se aplica el reglamento de la factura electrónica B2B.
Pero sí verifactu, porque este afectará a todas las operaciones que se facturen con un software de facturación: ya sea a particulares (B2C) o a autónomos y empresas (B2B).
Verifactu y factura electrónica son dos reglamentos distintos. Se diferencian en que:
- Verifactu se aplica a los programas de facturación
- La factura electrónica B2B afecta a las operaciones de ese tipo (entre autónomos y empresas)
¿El punto de encuentro? Que si haces una factura B2B, deberás usar un software de factura electrónica.
Y este software deberá cumplir verifactu.
Es más, cualquier software de facturación, lo uses o no para el B2B, deberá tener integrado la factura electrónica B2B.
Ejemplo de factura electrónica XML (de Facturae)
Vete familiarizando con estas siglas (si aún no lo estás): XML.
Porque será el formato electrónico que deberán usar los programas de factura electrónica cuando se aplique la normativa verifactu.
También será uno de los formatos de las facturas electrónicas B2B.
De hecho, es el actual formato de facturae, la factura electrónica a la Administración pública.
Un ejemplo de factura electrónica XML o facturae es este, que te mostramos en parte para no asustarte 😉
El código es aún más extenso y está formado por:
- La cabecera de la factura: con datos como el tipo de emisor (empresa), el importe total de la factura y el código de la moneda (euro).
- El emisor: con información como el NIF, el nombre y la dirección fiscal.
- El receptor (o cliente): con el mismo tipo de información que el emisor (NIF, nombre o razón social y dirección fiscal).
- Los distintos datos agrupados de la factura: como el número de la factura, la fecha de emisión, la moneda, el idioma, los impuestos que se aplican (IVA o retenciones), la base imponible o la descripción del bien o servicio.
Si no entramos en más detalles es porque —afortunadamente— con la factura electrónica B2B no tendrás que aprender programación.
Serán los fabricantes de softwares de facturación electrónica (como Declarando) los que deberán implementar los requisitos técnicos de:
- Verifactu
- La factura electrónica B2B
Tu trabajo será, simplemente, rellenar los campos de factura que te hemos indicado anteriormente.
Dependiendo de la calidad del software, tu trabajo estará más o menos automatizado.
Por ejemplo, Declarando automatiza no solo los cálculos del IVA o las retenciones, sino que los activa automáticamente según el tipo de actividad de autónomo.
Una manera de ver con más claridad cómo te afectarán estos cambios es retomando un ejemplo de una factura electrónica muy corriente: la factura en PDF.
Ejemplo de factura electrónica en PDF
La factura electrónica en PDF es la más usada por los actuales programas de facturación (también por Declarando).
Aquí tienes un ejemplo:
¿Desaparecerá con el reglamento de factura electrónica? Sí y no:
- No servirá como factura en las operaciones nacionales entre autónomos y empresas
- Pero seguirá siendo válida en la facturación a particulares (deberá llevar, eso sí, un código QR), en las operaciones intracomunitarias y en las exportaciones
Además, el reglamento de factura electrónica le reserva, según su actual borrador, una misión 🤔
Como los plazos de aplicación son progresivos —1 año para las grandes empresas y 2 para pymes y autónomos—, los primeros afectados deberán entregar la factura en formato PDF a los que todavía no estén obligados.
Es decir, si tu proveedor —una gran empresa— ya está obligado a hacer facturas electrónicas, tú como autónomo la recibirás en PDF hasta que no sea obligatoria para ti (un año más tarde).
Además, el reglamento de factura electrónica no entierra la factura en PDF para siempre: como decíamos, una factura a un particular podrá ser en PDF (con un código QR).
Porque la obligación de la factura electrónica B2B no afecta a este tipo de ventas.
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