Facturas FACe: todo lo que necesitas saber para facturar a la Administración

¡Alegría! 🙌

Has conseguido una administración pública como cliente.

Eso significa buenos precios por tus servicios, que tu negocio va a conseguir cierto caché y que vas a cobrar, porque sabes que la administración siempre paga sus facturas.

Todo perfecto.

Añadimos un matiz aquí: todo perfecto… siempre que domines a la perfección el sistema de facturación FACe.

¿Por qué?

Porque eso de generar una factura en PDF, enviarla y cobrar, con la administración no funciona.

Siempre especialita, desde 2015 no admite otro formato que no sea el electrónico en un formato igual de especialito.

Sí, en esto de la facturación electrónica, las administraciones públicas llevan años de ventaja.

El instrumento seleccionado para su gestión es lo que se conoce como FACe, sistema FACe, plataforma FACe, facturas FACe… en fin, como quieras llamarlo, pero que lleve el apellido FACe.

Como autónomo tienes que saber qué es y cómo funciona FACe, porque si no te va a resultar imposible facturar a la Administración.

Y no, no hablamos de la nueva factura electrónica B2B, esa que será obligatoria cuando factures a autónomos y empresas.

Hablamos del sistema FACe… ¿Nos ponemos a ello?

Vamos a ver cómo enviar una factura FACe, cómo generarla, cómo comprobarla, cómo va a afectar la llegada de la nueva factura electrónica… todo lo esencial para ti como autónomo, vamos.

Al final, además, añadimos preguntas que puedan haberse quedado en el tintero, con sus respectivas respuestas.

No queremos que te vayas de aquí sin dominar la materia a la perfección, que en asuntos fiscales los cabos sueltos y los interrogantes son peligrosísimos 😱

¿FACe? ¿Qué es FACe?

FACe hace referencia al Punto General de Entrada de Facturas de la Administración General del Estado.

En otras palabras: es el sistema para enviar facturas a las administraciones. O a la inmensa mayoría, vamos, porque no todas las administraciones están adheridas.

Si solo trabajas con particulares o con otros autónomos y empresas, lo del envío de las facturas FACe te da igual. Pero igualmente deberías quedarte, que nunca se sabe.

Si de pronto en tu cartera de clientes entra toda una administración, mejor estar preparado, ¿no?

Volviendo a lo nuestro, así pues, FACe es un sistema. En particular, un portal online puesto a disposición de los autónomos y empresas de este país por la Administración pública.

Ese portal online de gestión FACe es la única manera práctica y legal de enviar facturas a una administración española.

Lo es desde 2015 por la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el sector público. 

Indica que, en efecto, las facturas enviadas mediante el sistema FACe deben ser electrónicas.

Formato de las facturas FACe

Cuidado aquí, que estás ante la mayor fuente de confusión en lo que respecta a las facturas FACe.

Ya sabes que FACe es el portal o sistema de entrada de las facturas, y que estas se envían desde el sistema en formato electrónico.

La pregunta es inevitable: ¿en qué formato subes las facturas al sistema FACe? 

¿En uno electrónico? ¿En PDF?

La respuesta está en el formato electrónico facturae.

Es el formato electrónico estructurado elegido por la Administración para que le remitas tus facturas, aunque pronto será también uno de los formatos válidos de la nueva factura electrónica obligatoria en tus trabajos con otras empresas y profesionales.

Y si el formato es facturae, ¿por qué se dice eso de «facturas FACe» o en «formato FACe»?

Decirlo así es técnicamente incorrecto. Es imposible crear una factura FACe directamente. No se puede.

Lo único que puedes hacer es crear una factura facturae, subirla al portal FACe y, al enviarla, dejar que el sistema la convierta en FACe automáticamente.

Así que hablando en plata, el formato de las facturas FACe es el facturae 😌

Vamos, que al sistema FACe no podrás subir una factura que no sea en formato facturae.

¿Y cómo creas una factura en formato facturae?

Esto ya es más facilito, porque el formato electrónico facturae está muy, muy extendido. Y con la llegada de la nueva factura electrónica, aún más.

Para generar una factura facturae (que luego termine siendo FACe tras subirla al sistema) tienes dos opciones:

1. Emplear la solución pública, conocida como MiFacturae
2. Utilizar un software de facturación privado

En ambos casos te pedirán los datos de la factura. Ya sabes: los del emisor y receptor, fecha, número, serie, concepto, base imponible, impuestos, etc.

Con esos datos, el programa generará la factura electrónica en formato facturae, que será el archivo que tendrás que subir a FACe para poder enviárselo a la administración.

Cómo enviar una factura FACe: el proceso completo

Ya dominas los formatos. Ahora solo queda ver cómo enviar facturas por FACe de principio a fin. 

El proceso completo.

Este consta de dos pasos: el de crear la factura FACe (facturae en realidad, ya sabes) y luego, enviarla.

El tercer paso, extra, es el de comprobar las facturas FACe, y también te lo contamos.

#1 Crear factura FACe

Ya sabes que para crear una factura FACe, primero necesitas que sea facturae.

Y para generar una factura en el formato electrónico estructurado facturae puedes tirar de solución pública o privada.

La pública (MiFacturae) es muy sencillita, gratuita y no está mal, considerando que es obra de la Administración, que ya sabes que suele estar bastante limitada.

Las soluciones privadas de facturación son más intuitivas y tienen funcionalidades adicionales, pero claro, tienen un coste asociado, así que la elección final es cosa tuya.

Lo que sí vas a necesitar son los datos de facturación que incluirías en una factura completa cualquiera.

¿Qué sueles añadir? Tus datos, los datos de tu cliente (la Administración, en este caso), el número de la factura, la fecha, el concepto y los importes desglosados, ¿no?

Pues ahora es lo mismo, solo que la información la incluirás rellenando celdas.

Cuando lo hagas, podrás generar la factura facturae y hala, estarás listo para la segunda parte: el envío de facturas FACe. 

#2 Enviar factura FACe

Para poder enviarlas, primero debes subir las facturas FACe al sistema, que también es público y algo rudimentario (¡oh, sorpresa!).

Solo necesitas acceder al portal FACe , tras lo que te encontrarás con una pantalla como esta:

¿Ves? La propia plataforma FACe te invita a utilizar MiFacturae para crear allí la factura electrónica en el formato necesario, facturae.

Pero tú ya sabes que puedes haberlo hecho desde otro programa de facturación, así que te centras en la parte inferior izquierda, donde dice Remita. No hace falta ni que te des de alta en FACe.

Para remitir la factura FACe has de subirla por ahí, sin registro ni nada, dándole al botón Enviar factura.

La pantalla que te aparecerá es esta:

 Claro, te va a pedir que hagas login.

La Administración pública quiere saber quién le envía las facturas que debe pagar. No te tienes que registrar, pero sí identificar.

Puedes acceder con el certificado digital, con Cl@ve o con firma electrónica, que no es otra cosa que el programa Autofirma.

Hasta aquí bien, ¿no?

Pongamos que accedes con cualquiera de los métodos. Entonces llegarás a esta pantalla:

  Estás a solo un paso de enviar la factura electrónica a FACe.

Solo tienes que introducir tu correo electrónico y subir la factura, así como los posibles anexos.

Por orden:

• El correo electrónico será aquel al que el sistema FACe envíe notificaciones sobre el proceso de facturación, como que la factura FACe se ha registrado correctamente tras el envío.
• En el campo Factura solo podrás subir el archivo facturae. Si subes un PDF, dará error. Si subes un Word, dará error. Solo te dejará seguir si subes un archivo en facturae, con extensión XML.
• En Anexos podrás subir aquello que creas que puede necesitar la Administración: ¿vuestro contrato? ¿El certificado bancario de la cuenta donde te van a hacer el pago? ¿Un desglose detallado de los precios? Sea lo que sea, debe estar en PDF.

El único campo obligatorio es el segundo.

¿Y el correo? Si no pones ninguno, no recibirás ninguna información de los estados de la factura. Así de simple.

Mira lo que sale si subes la factura en un formato inválido:

Vamos a probar con un PDF:

Nada, el validador FACe también salta. Solo admite el formato facturae 🫠

Tendrás que subir la factura con extensión XML, el lenguaje estructurado de facturae. Hagámoslo y añadamos un anexo de ejemplo. 

Tras validar la factura FACe, se verá así:

Entonces haces clic en Remitir Factura… y esa factura facturae pasará a ser una factura FACe y se enviará a la Administración competente automáticamente.

#3 Comprobar las facturas FACe

Cuando envíes la factura FACe, por pantalla te saldrá la confirmación de que la has enviado y obtendrás un ID, que será el justificante de envío.

Si has añadido tu correo, recibirás automáticamente todas las actualizaciones: si se registra la factura FACe, si está en trámite, si está pagada, etc. 

Si no, para poder comprobar el estado de tu factura tendrás que acceder a la plataforma FACe, a la pantalla principal. En el lado derecho pone Consultar facturas.

Te pedirá los datos de la factura, tal como muestra esta pantalla, incluyendo el número de registro generado tras enviar la factura FACe:

Tras rellenarlo y darle al botón, podrás comprobar el estado de la factura FACe.

Facturas FACe y facturas electrónicas para autónomos 

¡Se vienen cambios!

Ya lo sabes, porque llevas leyendo sobre eso desde hace tiempo: el proceso de facturación entre empresas y autónomos como tú está a punto de cambiar.

Hasta ahora, la factura electrónica solo era obligatoria para facturar a la Administración.

La ley crea y crece trae la obligatoriedad de emplear la factura electrónica para todos los trabajos que hagas con otras empresas y profesionales.

Es decir, la nueva factura electrónica será obligatoria en compras y ventas B2B. Para emitirla, tendrás que emplear un software de facturación electrónica que cumpla con ciertos requisitos técnicos.

Los conoceremos en cuanto se apruebe el nuevo reglamento de facturación electrónica, para el que todavía no hay fecha, aunque se espera que llegue en algún momento de 2025.

Dichos requisitos técnicos se basarán previsiblemente en los publicados a su vez en Verifactu, el reglamento ya aprobado de la ley antifraude, que prohíbe la utilización de programas de facturación y contabilidad de doble uso.

Y toda esta ola de requisitos y condiciones técnicas en la nueva facturación electrónica y los programas de facturación, ¿cómo afecta a las facturas FACe?

Es muy sencillo.

Decíamos que para enviar facturas FACe a la Administración primero había que crear la factura en formato facturae, ¿no?

Para eso podías emplear MiFacturae o un programa de facturación privado.

Pues bien:

• Ese programa privado tendrá que cumplir con los requisitos técnicos de Verifactu
• Y a su vez, si facturas a otras empresas y autónomos, también con los requisitos  publicados en el inminente nuevo reglamento de facturación electrónica

¿Hasta qué punto te pueden afectar estos cambios a tu proceso de facturación a la Administración pública?

Habrá que esperar a la publicación definitiva del esperado reglamento, aunque en principio solo afectará a la forma en que factures a otras empresas (B2B) y no a la Administración (B2G). 

Así pues, parece que solo tendrás que preocuparte de una cosa: emplear un software válido para generar la factura facturae.

Dicho software de facturación te permitirá cumplir con tus obligaciones derivadas de ambas leyes (la antifraude y la crea y crece), así como generar tus facturas facturae para subirlas luego al sistema FACe.

Es decir, que salvo sorpresa, el proceso seguirá igual cuando tengas que facturar a la Administración:

1. Creación de la factura electrónica en formato facturae 🡪 Aquí tendrás que asegurarte de emplear un programa de facturación válido, sin más
2. Subida al sistema FACe
3. Envío de la factura FACe

Así que… que no cunda el pánico, que no se esperan grandes cambios en lo que respecta a la facturación FACe.

Eso sí, la nueva factura electrónica para autónomos sí que va a cambiar por completo tus procesos de facturación con otras empresas y profesionales, así que pásate por nuestra guía 2025 sobre la factura electrónica para profundizar más.

Dicho esto, para acabar de rematar lo de presentar facturas FACe para facturar a la administración, ¿vemos algunas preguntas típicas y sus respuestas? 

Preguntas y respuestas sobre las facturas FACe

Venga, que ya casi lo tenemos. Vamos a tratar de dar respuestas cortas y útiles, sin complicarnos de más.

¿Se puede crear una factura FACe fuera del sistema FACe?

Técnicamente no, pero a efectos prácticos, la factura previa a FACe sí que tienes que crearla fuera del portal.

Fuera del sistema crearás la factura en formato facturae, pero tendrás que entrar al sistema FACe para subirla y, antes de enviarla, convertirla a FACe automáticamente.

¿El envío de facturas FACe se puede hacer desde fuera del sistema FACe?

No. 

La única forma de enviar facturas FACe es hacerlo desde el portal o sistema FACe, y aquí sí que no hay alternativa.

El proceso es crear la factura fuera de FACe en formato facturae, subirla a FACe para convertirla en FACe y enviarla desde FACe.

¿Qué entendemos por Administración pública? ¿A qué organismos se le pueden remitir facturas desde el sistema FACe?

Aquí un listado:

• Administración General del Estado (AGE): ministerios (Transportes, Sanidad…), agencias estatales (AEAT, Agencia Española de Medicamentos…) o entidades públicas (SEPE, Renfe, Aena…)
• Comunidades Autónomas
• Diputaciones provinciales y ayuntamientos
• Universidades públicas
• Hospitales y servicios sanitarios regionales
• Otros organismos públicos como consorcios, fundaciones públicas o empresas públicas, como los Paradores de Turismo

Para saber si a una entidad debes facturarle empleando el sistema FACe, puedes buscarla por su nombre en el directorio FACe. Si aparece y tiene un código propio (conocido como DIR3), las facturas habrá que remitírselas mediante el sistema FACe.

¿Puedes emplear FACe para facturar a otras empresas?

Sí, pero usando la plataforma FACeB2B, la versión pública para enviar facturas electrónicas a empresas.

¿Cuál es la diferencia entre factura FACE y facturae?

Facturae es un formato electrónico estructurado.

Una factura FACe es una factura facturae que ya se ha subido a la plataforma FACe y remitido al organismo público correspondiente.

La relación entre ambos conceptos es que las facturas FACe vienen de un formato necesariamente facturae.

¿El sistema FACe es gratuito?

Sí, completamente.

No hace falta pagar nada para enviarle facturas a la Administración. Y al crearlas, tampoco si te decantas por la solución de la Administración, MiFacturae.

¿Qué es el código FACe de la factura electrónica?

No se trata de un código incluido en la factura FACe, sino de un código generado al presentar la factura FACe. 

Dicho código te servirá para identificar la factura FACe una vez entres en el sistema y hacerle seguimiento.

¿Hay que firmar la factura electrónica FACe?

Sí, las facturas enviadas por FACe sí que llevan una firma electrónica. 

De hecho, la firma tendrá que llevarla la factura en formato facturae a partir de la cual se crea la factura FACe antes de ser enviada. 

Con Autofirma o con los programas de facturación será suficiente.

Cómo anular una factura electrónica FACe

No puedes anular una factura FACe, puesto que ya estará enviada por el sistema. 

Para anular su efecto (que no la factura en sí) tendrás que emitir una factura rectificativa y enviarla de la misma forma que la original.

¿Cuánto tardan en pagar una factura FACe?

Depende de las condiciones negociadas con la Administración, pero ya sabes que como máximo cuentan con 30 días.

Si por alguna razón tardan más de lo que hayáis acordado, siempre puedes preguntar a ver qué ha podido pasar.

¿Es posible subir una factura en PDF a FACe para que el sistema la convierta en FACe antes de enviarla?

No: el único formato admitido para subir las facturas a FACe es el facturae.

La Administración no trabaja con otro formato que no sea ese, por lo que generar las facturas en PDF no sirve de nada; el sistema FACe no las admite cuando intentas subirlas.

¿Cuando llegue la factura electrónica obligatoria para autónomos habrá que seguir utilizando FACe?

Para facturar a la Administración pública, sí, salvo sorpresa de última hora en el nuevo reglamento de facturación electrónica, todavía por conocer.

Facturae es un formato electrónico de datos estructurados, así que la compatibilidad es total.

¿Existe alguna aplicación facturae para crear facturas en ese formato?

Sí, es pública y se llama MiFacturae. 

También puedes emplear otros programas de facturación privados, que además de generar facturas en formato facturae tienen otras funcionalidades que te permitirán ahorrar tiempo desde las automatizaciones.

¿Cómo se puede convertir una factura PDF a facturae?

Haciendo uso de los programas de facturación privados. 

MiFacturae no permite hacer la conversión directamente, aunque se trate del programa de factura electrónica FACe propuesto por la Administración.

¿Existen los programas FACe privados?

No: la única forma de enviar facturas FACe es hacerlo desde el programa público, que además no te puedes descargar. 

Vamos, que no puedes descargar FACe, sino solo utilizarlo online.

Para todo lo demás, Declarando 

Bueno, pues ya está claro, ¿no?

Seguro que ya no se te escapa una en lo que se refiere a cómo enviar una factura FAce.

Ni cómo crear la factura, ni cómo presentarla, ni cómo comprobarla.

Con eso clarinete, ya no habrá obstáculos para que cobres por tus trabajos a la Administración.

Pero cuidado, que si entre tus clientes hay empresas y profesionales… ¿estarás listo para tus nuevas obligaciones como autónomo?

Son muchas, pero con la ayuda de Declarando (tanto en forma de programa de facturación como de asesoramiento para autónomos) evitarás tropiezos, pérdidas de tiempo y caos.

Solo tienes que solicitar una llamada con uno de nuestros mentores para dejar todos los cabos bien atados 😉