Artículo escrito por expertos
Escribió: 24/04/2020 | Actualizó: 03/06/2021 · Autor: Mónica Serra

Cómo hacer un presupuesto

Nadie dijo que ser autónomo fuera fácil, al contrario. No solo se trata de levantar una empresa desde cero, sino luego, hacer que se mantenga en el tiempo. 

Para ello es muy importante que sepamos vender nuestros productos y servicios. Y de eso trata el artículo de hoy.

Te vamos a mostrar cómo hacer un presupuesto, añadiendo ejemplos para que veas lo que este incluye. Desde los criterios para fijar los precios hasta los datos básicos que debes incluir. 

Además, también incluiremos algunas recomendaciones extra que creemos importantes después de años de experiencia en el sector. A ese cliente no le quedará otra que aceptar tu presupuesto.

Qué es un presupuesto y para qué sirve

El presupuesto es un documento donde se detalla el servicio que vamos a realizar o el producto que ofrecemos para que nos contraten o compren. 

En este documento, pondremos el precio estimado por la operación comercial que ofrecemos pero siempre recordando que debe ser un precio competitivo que haga frente a las ofertas del mercado.

Por eso, otro punto clave al elaborar un presupuesto es la propuesta de valor, que debe quedar claramente reflejada. Y aquí es donde muchos autónomos fallan. 

No debemos centrar el presupuesto solo en el precio, sino que debe quedar claro que conocemos perfectamente la necesidad que tiene el cliente y ofrecemos el mejor producto o servicio posible.

Otros criterios importantes a la hora de realizar el presupuesto son los aspectos técnicos.

Debe quedar claro qué vas a entregar, las funciones que cubre tu trabajo, los elementos o materiales que vas a utilizar y el resultado final que vas a presentar.

De este modo nos vamos a evitar exigencias a posteriori y ambas partes vamos a ser totalmente conscientes del proceso.

También es muy buena opción hacer un cronograma del avance del trabajo. Es decir, si en todo momento tu cliente conoce cuánto queda para que reciba el producto o cuándo va a finalizar tu servicio evitáis malentendidos y exigencias.

Por último, no olvidemos poner la fecha de vigencia del presupuesto, es decir, una fecha límite para que decida si contrata tus servicios o se queda tu producto. No puedes dejar que ese periodo sea infinito.

Un ordenador y un folio en una mesa de madera para buscar cómo hacer un presupuesto

Cómo elaborar un presupuesto: criterios para fijar el precio 

Muchas veces nos surgen dudas sobre cuánto vale nuestro trabajo, sobre cómo fijar el precio del producto o de si gustará o será demasiado caro.

Antes de hacer el presupuesto esto debe estar muy claro, pero tranquilo, hay una serie de pautas que puedes seguir a la hora de decidir el precio que marcar.

Cubrir costes con margen de beneficio

Parece un hecho obvio que si ofrecemos un servicio es para obtener un beneficio a cambio, pero sorprendería la de veces que freelancers han bajado tanto el presupuesto que apenas ganan para un café.

Es cierto que esto dependerá de la estrategia empresarial, pero es importante conocer esos límites.

La clave entonces para cubrir costes y obtener beneficios pasa por analizar previamente los costes fijos y variables, así como el reparto del tiempo de trabajo.

Recuerda incluir en el presupuesto tanto el precio de la mano de obra, como el de los materiales o gastos directamente asociados al trabajo que realizas.

Precio de mercado

Para poder fijar el presupuesto también es importante conocer los precios que se manejan en el mercado.

Por eso es importante conocer por cuánto vende esos productos la competencia y las diferencias que tiene su producto con el tuyo.

Además, es necesario conocer hasta cuánto están dispuestos a pagar los clientes, tanto los máximos como los mínimos. De este modo tendremos una visión amplia.

Promociones o descuentos

Debemos intentar que el cliente quede satisfecho con el presupuesto, por eso, muchas veces, esto pasa por los descuentos o promociones.

Si el cliente siente que estamos pensando en su situación puede ayudar a fidelizarlo, pero cuidado con hacer demasiados descuentos y perder profesionalidad.

Es recomendable que al trazar la estrategia de precios se incluyan las promociones y descuentos.

Precio demasiado bajo o demasiado alto

Muchas veces nos pasa que tratando de hacer atractivo un presupuesto bajamos el precio tanto que nuestros clientes piensan que el trabajo no va a ser bueno o los materiales no son de calidad. Cuidado con eso. 

Por otro lado, tampoco se trata de inflar tanto el precio que crean que nos estamos aprovechando.

Debemos encontrar ese punto intermedio entre ni muy bajo, ni demasiado caro.

Un ordenador para buscar cómo hacer un presupuesto

Estructura del presupuesto

Un presupuesto debe de ser fiable, detallado, conciso y claro.

Existen muchas formas de elaborarlo y muchas estructuras para hacerlo, pero sea cual sea tu elección, es importante que el cliente sepa en todo momento por lo que está pagando. 

Te recuerdo que en Declarando tenemos una plantilla de presupuesto y solo tienes que rellenar algunos datos.

Pero independientemente de cómo lo redactes, existen una serie de elementos básicos que debes incluir en tu presupuesto:

  • Datos del cliente: Estos datos son imprescindibles y deberán constar en tu presupuesto. Deberás reflejar su nombre (particular o empresa), su NIF o DNI y el domicilio.
  • Concepto: Este es el momento de reflejar lo que comentábamos al principio. Incluiremos los productos o servicios, las horas de trabajo, los materiales que utilizamos y otros gastos asociados al trabajo como pueden ser licencias.
    Recuerda que aquí debemos incluir el coste de cada unidad y el número de unidades, además, podemos añadir el coste total del grupo de una misma unidad. Cuanto más detallado, mejor.
  • Importe: Quizá este sea uno de los dolores de cabeza más comunes, pero es necesario hacerlo así. A la hora de apuntar el importe, este debe aparecer desglosado. Es decir, debemos poner la suma de los conceptos sin IVA (la base imponible), el porcentaje de IVA que se aplica y el importe total de todo. 

Si tienes dudas ya sabes que en Declarando estos cálculos están automatizados y no vas a tener que preocuparte por ello.

  • Modo de pago: ¿Necesitas que te adelanten algo para el pago de los materiales? ¿Elegís que sea pago fraccionado? ¿El pago se hace antes o después del servicio? Toda esta información del modo de pago es imprescindible en el presupuesto, de este modo no hay imprevistos ni contradicciones.

Por otro lado, aquí podemos incluir el medio por el que se va a realizar el pago ya sea en metálico, transferencia o ingreso.

También podemos incluir otros elementos que aunque no son obligatorios sí que dan mejor aspecto y fiabilidad al presupuesto. Un ejemplo son las condiciones legales, garantías o los plazos de entrega de las diferentes etapas.

Modelo de presupuesto: ejemplo

Somos conscientes de que tener todos estos factores en cuenta es complicado, pero también existen aplicaciones online que te ayudan a elaborar presupuestos en un par de clics. 

Como te comentaba, Declarando es una de ellas. Y para muestra, un vídeo-demo. Te lo dejo por aquí para que conozcas la automatización y veas cómo hacer un presupuesto en pocos pasos y sin calcular nada. 

Autor:
Mónica Serra
Abogada fiscal especializada en autónomos