¿Te has preguntado alguna vez por qué un autónomo debe llevar una contabilidad? ¿Por llevar un mejor control de sus ingresos y gastos? ¿Porque así lo ordena Hacienda?
Estas respuestas son correctas, pero falta lo más importante: tu contabilidad es necesaria para poder deducirte los gastos de tu actividad.
Es decir, para poder pagar menos impuestos.
Y es por este motivo que debes contabilizar el alquiler de tu local de negocio: porque, al hacerlo, te puedes deducir ese gasto.
Así que, en este artículo, vamos a explicarte qué impuestos debes pagar por alquilar un local y las obligaciones fiscales que implica, qué te puedes deducir y, finalmente, cómo contabilizar el alquiler para poder deducírtelo.
¿Preparado para aprender a ahorrar en impuestos con el alquiler de tu local de negocio?
Vaaaamos a la carga 👇
El IVA y la retención: los impuestos que debes pagar por alquilar un local de negocio
Hablar de autónomos e impuestos es inevitable. Es como mencionar el día y la noche, el frío y el invierno (a pesar del cambio climático): ¡son inseparables!
En fin, qué te vamos a contar, querido autónomo 😬
Así que el alquiler de un local de negocio no iba a ser menos: el IVA y la retención los tendrás presente desde la primera factura que te envíe el arrendador:
- El IVA será del 21 %, el tipo general
- La retención del 19 %
Sobre el IVA ahondaremos más adelante. A continuación, nos centraremos en la retención.
La retención del alquiler
Una retención es una cantidad que se adelanta a cuenta de un impuesto.
En el caso del alquiler de un local, puede ser:
- A cuenta del IRPF (impuesto sobre la renta de las personas físicas), cuando el propietario o arrendador es una persona física
- A cuenta del impuesto sobre sociedades (IS, en adelante), cuando el arrendador es una persona jurídica (como una empresa)
La retención se aplica sobre el importe del alquiler, sin contar el IVA.
Esto quiere decir que si el arrendador te repercute gastos —como el IBI, la comunidad, los gastos de suministros, internet o la tasa de basuras— la retención se aplicará también sobre esos conceptos.
¿Lo vemos con un ejemplo?
Ejemplo de factura de alquiler con retención
Una factura de alquiler con retención quedaría así por el alquiler de un despacho por el precio de 1.000 € al mes.
Descripción: Alquiler C/ del ejemplo, nº 2, 1º A – 28001 Madrid. Incluye gastos de suministro, internet y tasas municipales.
Base imponible: 1.000 €
Retención (- 19 %): – 190 €
IVA (21 %): 210 €
Total a pagar: 1.020 €
Para simplificar, hemos incluido en el precio antes de impuestos (la base imponible) los gastos de suministro, internet y las tasas municipales (IBI, basuras).
Aparentemente, esta factura supone para ti pagar un 19 % de menos sobre el importe del alquiler, es decir, el importe antes de impuestos.
De entrada, bien, ¿verdad?
Ahora viene la otra cara de la historia: esa cantidad retenida no te pertenece.
Se trata de una parte del impuesto del arrendador: de su IRPF, cuando es una persona física. O de su IS, cuando es una persona jurídica.
Que tu arrendador aplique retenciones te convierte a ti en retenedor.
Esto quiere decir, simplemente, que deberás cumplir unas obligaciones fiscales que te explicamos en el siguiente apartado.
Pero antes de continuar, una breve precisión: si el alquiler no supera los 900 € anuales, el arrendador no debe aplicar retenciones en las facturas.
Sí, es difícil encontrar un alquiler por debajo de ese precio en muchas ciudades. Pero es lo que dice la ley y debíamos mencionarlo 📚
Obligaciones fiscales por alquilar un local de negocio
Un autónomo, ya sabes, no es un arrendatario cualquiera. Y es que allí donde haya actividad económica, habrá impuestos.
Y donde hay impuestos, hay obligaciones fiscales.
Para empezar, por las retenciones que te han aplicado.
Ya te hemos explicado que eres retenedor de un impuesto que no te pertenece ni te grava: pertenece a Hacienda (que somos todos, como dice el eslogan) y grava al propietario o arrendador.
Aun así, no puedes ignorarlo, por lo que deberás presentar el modelo 115 al finalizar el trimestre natural (enero-marzo, abril-junio, julio-septiembre, octubre-diciembre).
Concretamente:
- Del 1 al 20 de abril para las retenciones del primer trimestre
- Del 1 al 20 de julio, para las del segundo trimestre
- Del 1 al 20 de octubre, para las del tercero
- Del 1 al 20 de enero del siguiente año, para las del cuarto trimestre
Y espérate, que eso no es todo. ¡Falta el IVA! 👇
El modelo 303 del IVA y el alquiler de un local
Rebobinemos y volvamos al principio: por alquilar un local de negocio debes pagar el 21 % de IVA, ¿recuerdas?
El IVA, al igual que la retención, no son cosa tuya. Pero, aun así, debes pagarlo.
Pagar el IVA significa también declararlo en el modelo 303 de IVA trimestral, una declaración que, al igual que el modelo 115, debes presentar al terminar el trimestre natural.
Y esta es la parte buena: al declararlo, lo recuperas, ya que se considera IVA deducible. Sobre esto, te contamos más en el siguiente apartado.
Antes debemos seguir con tus obligaciones fiscales.
La declaración de la renta y el alquiler
La renta (o IRPF) es tu obligación fiscal por antonomasia. Como persona física que ejerce una actividad económica, es decir, como autónomo, debes presentarla cada año.
En la declaración de la renta debes informar de tus ingresos y gastos de tu actividad. Y bien, el alquiler de tu local de negocio es un gasto relacionado con tu actividad.
Y, como tal, debes declararlo.
El declararlo, por lo demás, supone para ti una ventaja, como el IVA: su deducción fiscal 👇
¿Puedes deducir los gastos de alquiler de un local?
Entramos de lleno en los gastos deducibles, un filón de ahorro para los autónomos 💸
Se conocen como fiscalmente deducibles (o desgravables) por una razón sencilla: te los puedes descontar de tus impuestos.
O dicho de otra manera aún mejor: te permiten pagar menos impuestos.
Menos impuestos de los que pagarías, por ejemplo, si no te los dedujeras.
Pues bien, el alquiler de tu local de negocio es eso: un gasto deducible.
Pero para poder deducírtelo, debes haberle comunicado a Hacienda que trabajas en ese local.
Esto se hace al darte de alta de autónomo, es decir, al rellenar el modelo 036 o 037.
¿Y qué te puedes deducir exactamente? Entremos en los detalles:
- El IVA de la factura del alquiler. Este es el IVA deducible que te mencionábamos antes, y que debes incluir en el modelo 303 de IVA trimestral.
- El importe del alquiler en el IRPF, es decir, en tu declaración de la renta. Esto incluye también: los gastos de suministro (agua, luz, gas), internet, teléfono, el seguro del local, las reformas o gastos de mantenimiento que corran por tu cuenta.
Además, si el local lo has comprado mediante un préstamo hipotecario, podrás desgravar los intereses de las cuotas de amortización del préstamo (el importe que pagas mes a mes para devolverlo).
¿Y las retenciones que aplica el propietario en la factura son desgravables? No, no lo son, porque esas retenciones, como te indicábamos antes, no pertenecen a los impuestos que tú debes pagar, sino a los que paga el propietario.
Por cierto, aunque esto no es el asunto principal de este artículo, aprovechamos para aclararte que si usas tu vivienda particular para trabajar, también puedes deducirte el pago del alquiler y los gastos de suministro, incluido internet.
Pero solamente te puedes desgravar el espacio proporcional que usas para trabajar (por ejemplo, el 10 % de tu vivienda), y el 30 % de esa proporción, por lo que hace a los gastos de suministros.
Para esto y, en general, para desgravarte el alquiler de un local, deberás cumplir unos requisitos que pasamos a explicarte a continuación.
Requisitos para deducir el alquiler del local
Un gasto —cualquier gasto de tu actividad— no te lo puedes deducir sin más.
Hacienda —o, el organismo que comúnmente llamamos Hacienda: la Agencia Tributaria— exige cumplir unos requisitos.
El primero es que esté vinculado a tu actividad. Es decir, que no te puedes deducir el alquiler de un local de ocio, aunque seas autónomo (¡solo los gastos de tu negocio son deducibles!).
El segundo es que el gasto esté justificado. Generalmente, mediante una factura. Por lo que si el propietario o arrendador no te entrega la factura, no podrás deducírtelo.
Dentro de la justificación, además, debemos incluir el contrato de alquiler: debe estar a tu nombre.
Y esto es importante, porque si el contrato está a nombre de un tercero (por el motivo que sea), olvídate de poder deducírtelo, por muy vinculado que esté a tu actividad.
Tercer requisito: que esté registrado en tu contabilidad.
Y, ahora sí, vayamos al asunto.
Cómo contabilizar los gastos de alquiler del local
Posiblemente, te habrás encontrado en otros sitios con esta clase de términos contables: asiento contable, cuenta 440, cuenta 473, cuenta 621, cuenta 705 y un etcétera que dejaremos aquí por ahora.
Se trata de conceptos relacionados con el alquiler de un local de negocio según el plan general contable (o PGC), las reglas de contabilidad que deben seguir las empresas en España.
Pues bien, si como autónomo tributas por estimación directa simplificada (como la gran mayoría), puedes ignorarlas, ya que no te afectan 😁
Tu contabilidad es más simple y se basa, fundamentalmente, en llevar unos libros contables, es decir, un registro de los ingresos y gastos de tu actividad.
Este registro debe incluir una información obligatoria, que no tiene nada que ver con los asientos contables del PGC (afortunadamente para ti).
Esa información se basa, por lo que hace al alquiler de tu local de negocio, en los datos de la factura de alquiler. Con más detalles:
- El número de la factura y la fecha de emisión
- Los datos fiscales del arrendador o propietario: nombre y apellidos (si es una persona física) o razón social (si es una empresa), NIF y domicilio fiscal.
- Tus datos fiscales como autónomo: nombre y apellidos, NIF y domicilio fiscal.
- La descripción del gasto (“alquiler del local”). Debe incluir el periodo de alquiler que comprende (mes de enero, febrero, etc.).
- El importe antes de impuestos (o base imponible).
- El importe de IVA y el tipo que se aplica (21 %).
- Las retenciones que se aplican: el tipo impositivo (19 %) y el importe retenido.
Al tratarse de tu contabilidad, en el libro de registro de gasto también tienen que figurar otros datos sobre el periodo fiscal, es decir: el año y el trimestre en el que ha tenido lugar el gasto.
Además, si el alquiler no incluye otros gastos como los de suministro, internet, etc., estos también debes registrarlos en tu contabilidad (para poder deducirlos) con su debida factura.
Pero de quedar incluidos, solamente deben figurar en los datos de la descripción de la factura de alquiler para que Hacienda sepa de qué va el gasto y qué incluye.
¿Se debe contabilizar la fianza del alquiler?
La fianza es una garantía de que vas a cumplir con tu obligación de pagar el alquiler. Y, en general, de cumplir con el contrato.
Es normal, por tanto, que el arrendador te exija el pago de una fianza, por lo común, equivalente a entre uno o tres meses.
La fianza, estrictamente hablando, no es un gasto ni tampoco una inversión. Por lo que no tienes que anotarla en tu libro de gastos.
Ni tampoco es deducible, claro.
A no ser que el arrendador no te la devuelva al vencer el contrato por algún motivo justificado (desperfectos, reparaciones, etc.).
En tal caso, la parte que no te haya devuelto sí la puedes deducir como un gasto.
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