En poco tiempo, facturar con un simple PDF o una factura en papel será cosa del pasado.
A partir de 2026 y 2027, como autónomo, estarás obligado a emitir y recibir facturas electrónicas en un nuevo formato.
La normativa actual ya exige su uso en ciertas situaciones, como la facturación a la Administración pública.
Pero la próxima regulación ampliará su alcance al sector privado (o B2B), es decir, a la facturación entre autónomos y empresas.
Esto cambiará radicalmente la manera de gestionar tu facturación, con nuevos requisitos y nuevas obligaciones.
Para que no te pille por sorpresa, en este artículo te explicamos todo lo que necesitas saber sobre cómo funciona la factura electrónica en 2025 y qué cambios te esperan.
También te orientamos sobre la manera más fácil y menos costosa de implementarla 😊
¿Qué es la facturación electrónica? Presente y futuro
Lo primero de todo, debemos aclarar en qué consiste la factura electrónica.
Y en qué consistirá, porque estamos en plena transición a lo que se conoce como nueva facturación electrónica.
Hoy en día, la factura electrónica es lo contrario de una factura en papel.
Por decirlo con el actual reglamento de facturación en la mano:
¿El ejemplo más común? Esa factura en PDF que envías desde tu software de facturación y tu cliente la recibe por email.
Desde 2015, solo es obligatorio facturar electrónicamente a la Administración pública.
Y para esto, debes usar un formato de factura electrónico específico conocido como Facturae.
Por ejemplo, los formatos más extendidos, como PDF, Word o Excel no sirven.
Pero esto va a cambiar. Y en breve 🧐
La nueva facturación electrónica
Hay en marcha un reglamento de factura electrónica, que hará obligatoria la factura electrónica en el sector privado o B2B.
Es decir, en las compras y ventas entre autónomos y empresas. De ahí lo de B2B, business-to-business.
El reglamento aún no está aprobado.
Pero cuando lo esté, tendrás un plazo de 2 años para cumplirlo si eres autónomo (las grandes empresas tendrán solo un año).
¿Qué implica esta nueva regulación? Resumiéndolo en 2 puntos esenciales:
- Deberás hacer facturas electrónicas cuando tus clientes sean autónomos o empresas. Las facturas en papel ya no serán válidas.
- Deberás facturarlos en un formato electrónico específico del tipo Facturae o similares (XML, EDIFACT, etc.). Los formatos más comunes como PDF, Word o Excel no servirán.
Sobre su funcionamiento te hablamos mejor a continuación 🤓
Cómo funciona la factura electrónica (y cómo funcionará en un futuro muy próximo)
En 2025 tienes dos formas distintas de facturar electrónicamente, según el tipo de cliente:
- Administración pública. Para esto debes usar, por lo general, FACe, una plataforma estatal para enviar facturas electrónicas a las distintas administraciones, organismos y empresas públicas.
- Autónomos, empresas y particulares. No es obligatorio y está sujeto al consentimiento del cliente, es decir, a que tenga los conocimientos y los recursos informáticos para recibirlas.
El funcionamiento en los dos casos es distinto:
- Para facturar electrónicamente a la Administración, necesitas un certificado digital o el DNI electrónico, convertir la factura en formato Facturae y enviarla por el portal FACe.
- Para facturar electrónicamente a una empresa, autónomo o particular, te basta con usar cualquier plantilla de factura en Word, Excel o PDF (o más fácil: un programa de facturación) y que tu cliente no se oponga a recibirla así (está en su derecho si la quiere en papel).
Pero facturar electrónicamente a una empresa o autónomo, como te explicábamos, va a cambiar.
Y así será su funcionamiento.
Cómo funcionará la factura electrónica en el B2B: nuevos requisitos, nuevas obligaciones
Cuando se aplique la nueva factura electrónica en el B2B, es decir, a las operaciones entre autónomos y empresas, su funcionamiento cambiará.
Empezando por sus nuevos requisitos:
- Formato electrónico. No servirán las plantillas en PDF, Word o Excel. Deberás usar un formato llamado estructurado como Facturae u otros del estilo.
- Consentimiento. Ya no será necesario, porque tu cliente estará obligado a recibir las facturas en formato electrónico. No podrá pedírtela en papel.
- Firma digital. Será obligatoria para garantizar que eres el emisor de la factura y que esta no ha sido alterada o manipulada.
De los requisitos pasamos a las nuevas obligaciones:
- Remitir una copia de tus facturas de venta a Hacienda. Para esto, la Agencia Tributaria habilitará una solución pública de factura electrónica (aún por desarrollar). Deberás enviarla en formato Facturae.
- Informar de los estados de la factura. Como cliente o receptor de una factura electrónica, deberás informar a tu proveedor si la aceptas o rechazas y cuando la hayas pagado (indicando la fecha de pago).
Si estos nuevos requisitos y obligaciones se te hacen una montaña, calma.
Porque serán los programas de facturación electrónica —como el de Declarando— los que deberán facilitar, técnicamente, que los cumples.
Es decir, que la factura la tengas disponible en un formato electrónico válido y que puedas firmarla digitalmente.
O que puedas remitir una copia a Hacienda en formato Facturae e informar de los estados de la factura a tus proveedores.
El esfuerzo, por tu parte, será mínimo. O debería serlo si eliges el programa de facturación adecuado.
Sobre esto volveremos más adelante. Antes debemos hablar de plazos.
¿Cuándo será obligatoria la factura electrónica?
Todavía no podemos darte una fecha exacta, porque el reglamento de facturación electrónica no está aprobado (solo conocemos un borrador).
Según la ley de factura electrónica (conocida como ley crea y crece), una vez se apruebe el reglamento, estos serán los plazos:
- 1 año para empresas que facturen más de 8 millones de euros anuales
- 2 años para autónomos y empresas que facturen por debajo de esa cifra
Es previsible que el Gobierno apruebe el reglamento en 2025.
Por lo que cuenta con 2026 y 2027 como los años de implantación de la factura electrónica B2B.
Y ahora sí, hablemos de implementación y software 🧑💻
Cómo implementar la factura electrónica en 2025 (antes de que sea tarde)
¿Necesitas un software de facturación electrónica para implementar la nueva factura B2B?
La respuesta es un sí rotundo, pero con matices: porque tendrás opciones gratuitas y de pago.
La opción gratuita más básica la creará Hacienda.
Este software público de facturación está aún en fase de desarrollo y, según sus responsables, lo diseñarán para autónomos y pymes con una facturación mínima.
Y tan mínima: para unas 20 facturas al año. Y deja de contar… 😏
Porque no incluirá otras características esenciales como la contabilidad de gastos deducibles o la presentación de impuestos.
Puede que sea útil para aquellos autónomos que empiezan y tienen poco que facturar.
Pero si tienes más rodaje para entonces, esa solución… no será una solución 😬
Es aquí cuando entran en juego los softwares privados de facturación.
Estos, por ley, deberán cumplir unos requisitos y obligaciones.
Son los que te hemos explicado antes, junto a otros más técnicos que no hace falta especificar.
Hacienda es tan consciente de la importancia de los softwares privados de facturación electrónica —y tiene tan poca fe en su propio software— que recomienda hacerse con uno.
Y para que la transición sea lo menos burocráticamente dolorosa, y costosa, te recomienda solicitar el Kit Digital para autónomos.
El Kit Digital es una subvención pública que puedes invertir en un programa de facturación electrónica.
Así llegarás con todos los deberes hechos para cuando se aplique la nueva regulación.
Todavía queda un par de años por delante. Pero el Kit Digital no puede esperar tanto: la convocatoria se cierra el 31 de octubre de 2025.
A no ser que los fondos se agoten antes, algo que no debería sorprenderte dado el éxito que ha tenido: a principios de 2025, el número de Kits concedidos había superado el medio millón… y subiendo.
Para que no llegues tarde, y pierdas tu Kit, en Declarando podemos solicitarlo por ti.
Así no solo te aseguras tu subvención y tu software de factura electrónica.
También te ahorras los trámites con la Administración, que ya sabes que nunca son agradables.
Además, recibirás asesoramiento desde el primer día. Sobre la factura electrónica y otras nuevas regulaciones, así sobre cómo ahorrar en impuestos.
Solo tienes que contactar gratis con uno de nuestros mentores fiscales para dejar el asunto en nuestras manos y no preocuparte por nada más 😊
Otras dudas habituales sobre el funcionamiento de la factura electrónica
Como esto de la factura electrónica y su funcionamiento da para mucho, a continuación te resolvemos las dudas más habituales.
Más abajo encontrarás enlaces a todo lo que hemos publicado sobre el asunto, por si quieres profundizar más.
¿Qué pasa si no tengo una firma digital para hacer facturas electrónicas?
Por ahora, la firma digital solo es obligatoria para facturar electrónicamente a la Administración.
En este contexto, sin firma digital no hay factura electrónica.
¿Que facturas a otro autónomo o empresa? La firma digital, por ahora, no es obligatoria.
Pero sí lo será cuando se aplique el reglamento de factura electrónica en el B2B.
¿Cómo validar si una factura electrónica es correcta?
No debes validar ninguna factura electrónica cuando tu cliente es otro autónomo o empresa.
Solo cuando facturas a la Administración pública, FACe, la plataforma pública de envío de facturas electrónicas, valida que el formato electrónico sea el correcto.
Esta validación es automática al cargar una factura en formato Facturae en la misma plataforma:
De no ser válido el formato, se te mostraría este mensaje:
¿Cuánto tiempo debo guardar las facturas electrónicas?
Debes guardar tus facturas un máximo de 4 años, sean electrónicas o en papel.
La norma es igual para todo tipo de facturas.
¿Puedo seguir usando facturas en papel?
Hasta que no entre en vigor el reglamento de facturación B2B, podrás seguir usando facturas en papel con todos tus clientes (menos con la Administración pública).
Cuando la factura electrónica B2B sea obligatoria, la factura en papel solo será válida para facturar a particulares.
