Firma digital y factura electrónica parecen ir cogidas de la mano, ¿verdad?
¿Pero es así? ¿Debes firmar digitalmente cualquier factura electrónica?
La duda se agrava en un contexto como el actual, con tantos cambios normativos. Algunos te sonarán (o no): factura electrónica B2B, reglamento Verifactu…😕
Por eso, en este artículo te explicamos de manera clara y sencilla qué es la firma digital en una factura electrónica, cómo funciona, cuándo es obligatoria (ahora) y cuándo lo será en un futuro muy próximo.
Así podrás adelantarte a los cambios y facturar sin temer a quien ya sabes (sí, a Hacienda).
¿Qué es la firma digital en la factura electrónica?
La firma digital y la factura electrónica tienen una estrecha relación.
En algunos contextos, como el de la Administración pública, son inseparables.
Pero en otros, como veremos, no necesariamente 😅
La mejor forma de entender su relación es acercarnos por separado.
Así que empecemos por la firma digital.
Y luego ya comentamos su relación con la factura electrónica.
¿Qué es una firma digital?
Para entender qué es una firma digital o electrónica, nos ayudará echarle un vistazo al pasado.
Piensa, por ejemplo, en el sello de cera que usaban antiguamente los reyes para cerrar cartas oficiales.
Ese sello garantizaba que el mensaje venía del rey y que nadie lo había alterado antes de llegar a su destinatario.
Hoy en día, la firma digital tiene la misma función en los trámites en Internet.
Garantiza que un documento digital ha sido emitido por la persona o empresa correcta y que no ha sido modificado.
También es una forma de asegurar que ese documento ha ido a parar al destinatario correcto.
¿Y qué relación tiene con la factura electrónica?
¿Qué papel juega la firma digital en una factura electrónica?
Imagina que, como autónomo, envías una factura por email a un cliente.
Si la factura lleva una firma digital, es como si llevara un sello que demuestra:
- Que la factura fue emitida por ti
- Que los datos no han cambiado desde que la enviaste
Así, tu cliente puede confiar en que el documento es auténtico, Hacienda no sospecha nada malo y tú quedas como un rey 👑
Ventajas de la firma digital en una factura electrónica
La firma digital tiene dos grandes ventajas cuando facturas electrónicamente.
Esas dos ventajas resuelven 2 de los principales requisitos de toda factura, sea electrónica o en papel:
- Autenticidad del origen. La firma digital certifica que tú eres el emisor de la factura.
- Integridad del contenido. La firma electrónica evita manipulaciones en el contenido de la factura, es decir, que nadie pueda alterar los datos de facturación como el IVA, descuentos o los datos del cliente como si aquí nadie hubiera visto nada.
Lógicamente, cumplir con esos dos requisitos es una gran ventaja, en un doble sentido:
- Para tu cliente, porque le garantizas que esa es tu factura. Y no se trata, por ejemplo, de uno de esos tantos fraudes que corren por internet.
- Para Hacienda, porque le aseguras que no has modificado nada y que vas a cumplir con tus obligaciones fiscales.
Y ahora la pregunta del millón: ¿Es obligatoria? Y, si lo es, ¿cuándo? 🤔
¿Es obligatoria la firma en una factura electrónica?
La respuesta es un sí y un no:
- Sí, cuando facturas electrónicamente a la Administración pública. A través de la plataforma FACe firmas la factura electrónica con el sistema Autofirma.
- No, cuando facturas electrónicamente a otra empresa o autónomo, o a un particular. Porque existen otras opciones para garantizar la autenticidad e integridad de una factura.
Esto es así, por ahora.
En un futuro muy próximo, cambiará.
Y cambiará cuando se aplique la factura electrónica obligatoria en el B2B, es decir, en las compras y ventas entre autónomos y empresas.
A partir de ese momento (seguramente, entre 2026 y 2027), deberás usar una firma electrónica avanzada para garantizar la autenticidad e integridad de tu factura (electrónica).
¿Y qué es una firma electrónica avanzada?
Pues, como su nombre sugiere, es una firma electrónica (o digital), pero más segura.
Es decir, que te identifica de forma única como firmante de la factura y evita que esta pueda ser manipulada.
Más adelante, te daremos más detalles y aclararemos más dudas.
Antes, hay otra duda pendiente, que es mejor resolverla a continuación.
¿Se puede hacer una factura electrónica sin firma digital?
Sí, por ahora, es posible hacer una factura electrónica en el sector privado (o B2B) sin firma digital.
También cuando el cliente es un particular.
Por ejemplo, ahora puedes enviar una factura en PDF con un software de facturación sin usar ningún tipo de firma digital.
¿Entonces cómo se garantizan la autenticidad e integridad de la factura para tranquilizar a Hacienda y a tu cliente?
El reglamento de facturación, en su versión actual, destaca dos opciones (en su artículo 8).
En primer lugar, señala que sirve cualquier tipo de control interno en un negocio que asegure la “conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios” que documenta.
Aunque esta indicación es un poco vaga y explica lo que viene en segundo lugar 👇
El mismo reglamento aclara que al usar un software que cumpla con Verifactu, la nueva normativa que regula los softwares de facturación y contabilidad, la autenticidad e integridad de tus facturas estará garantizada.
Es decir, que el mismo software certificará por sí mismo que tú eres el emisor y que la factura no ha sido alterada sin dejar rastro.
Esto te ahorrará el uso de una firma digital para emitir facturas.
Al menos, hasta que se aplique reglamento de factura electrónica B2B, previsiblemente entre 2026 y 2027.
A partir de entonces, solo las facturas que envíes a autónomos y empresas deberán ir firmadas digitalmente.
Resumiendo el estado actual de la firma digital y la factura electrónica
- Ahora las facturas digitales en el sector privado no deben firmarse electrónicamente. Pero sí entre 2026 y 2027, cuando se empiece a aplicar la factura electrónica obligatoria.
- Las facturas electrónicas a la Administración pública sí deben firmarse digitalmente.
Verifactu es como se conoce el reglamento que regula los requisitos técnicos de los programas de facturación y contabilidad en España.
Su objetivo es evitar el fraude fiscal derivado de los softwares de doble uso, es decir, programas informáticos que permiten llevar una contabilidad en B.
A partir del 29 de julio de 2025, todos los softwares de facturación que operan en España deberán cumplir ese reglamento.
Como autónomo solo te afectará un año después.
Y solo en el caso de que factures con un programa de facturación. No te afecta, por ejemplo, si facturas a mano.
¿Qué se necesita para firmar una factura electrónica?
Para firmar una factura electrónica, necesitas una firma electrónica o digital. Obvio, ¿verdad?
Aunque recuerda que esta solo será obligatoria en el B2B cuando se aplique la factura electrónica obligatoria (allá por 2026 y 2027).
Por ahora, solo es obligatorio firmar electrónicamente las facturas a la Administración.
Y, para esto, necesitas primero el DNI electrónico, que expide la Policía Nacional en cualquiera de sus comisarías, o el certificado digital, que expide la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (o FNMT).
Tanto el DNI electrónico como el certificado digital se consideran firmas electrónicas reconocidas.
Esto significa que tienen un nivel de seguridad superior a cualquier otro tipo de firma electrónica (entre ellas, la avanzada).
Cuando tienes una firma digital de este nivel, puedes remitir tus facturas electrónicas a la Administración pública y firmarlas con el sistema Autofirma.
¿Autofirma? Sí, Autofirma es una aplicación que desarrolló la Administración pública en España para firmar documentos electrónicos.
Si ya has hecho alguna gestión electrónica con una administración pública lo conocerás.
De hecho, si ya has presentado tus impuestos por la sede electrónica de Hacienda, para enviar el formulario debes firmarlo con Autofirma.
¿Entonces no necesito el certificado digital para la factura electrónica?
Para facturar electrónicamente a la Administración, sí.
Necesitas o bien un certificado digital o un DNI electrónico.
Pero para facturar electrónicamente a otra empresa, de momento, no.
Cuando se apruebe el reglamento de factura electrónica, conoceremos más detalles.
De momento, podemos adelantarte que necesitarás una firma electrónica avanzada.
Como lo debas aplicar o, si en su lugar podrás usar el certificado digital, es todavía una incógnita 🤔
Para salir de otras dudas sobre la factura electrónica obligatoria, consulta gratis con uno de nuestros mentores fiscales.
Y sigue nuestras novedades sobre la facturación electrónica en 2025 para estar al día 🗞️
