La vida de un autónomo es como caminar por un alambre, haciendo malabarismo con sus finanzas.
Ingresos irregulares, proyectos que se cancelan, los impuestos a Hacienda y las cotizaciones a la Seguridad Social…
Gestionar tus finanzas no es fácil, lo sabemos: faltan conocimientos y tiempo.
Por eso, en este artículo te vamos a mostrar las principales claves de la gestión y planificación financiera.
Para que puedas aplicarlas de una manera práctica y realista.
Y no solo para sobrevivir: sino también para prosperar en el competitivo mundo de los autónomos.
¿Qué es la gestión y planificación financiera para autónomos?
Hablar de gestión financiera significa, fundamentalmente, hablar de:
- Tus ingresos, tanto reales (los que tienes ya en el banco) como los que esperas obtener
- Tus gastos (también los reales y los previsibles)
- Tu patrimonio profesional, como el vehículo, el ordenador o el teléfono, sin los cuales tu actividad sería imposible
- Otras fuentes de financiación como préstamos, créditos bancarios o subvenciones
El objetivo de la gestión financiera es conseguir que tu negocio sea rentable, es decir, que tus ingresos superen tus gastos.
Y que te permita ahorrar, tanto para lo bueno (ocio, inversiones, una jubilación tranquila) como para lo malo (una crisis, una caída dramática de tu facturación).
En la gestión financiera, la planificación es clave para evitar imprevistos que pongan en jaque la viabilidad de tu negocio.
Pero también para alcanzar metas, ya sea una inversión, nuevas líneas de negocio o un mayor ahorro para tu familia o tu jubilación.
La gestión y planificación financiera puede ser a largo o corto plazo.
Si es a corto plazo, nos referimos a la tesorería. Otro concepto importante para ti que a continuación te aclaramos.
Gestión financiera y de tesorería
La tesorería es el dinero que tienes ahora mismo disponible en tu cuenta bancaria.
O lo que también se conoce como liquidez.
Su buena gestión es crucial, porque de ese dinero disponible depende que puedas afrontar tus pagos más inmediatos, como:
- Las facturas de tus proveedores
- Tus cotizaciones a la Seguridad Social (la cuota de autónomo)
- Tus impuestos (como el IVA)
La gestión de tu tesorería forma parte de tu gestión financiera. Puede incluso que sea la más vital, ya que si tu liquidez falla, empiezan las deudas.
Y con las deudas, una cascada de problemas que es mejor prevenir.
La importancia de la gestión y planificación financiera
Hasta aquí, han salido palabras como rentable, ahorro, alcanzar tus metas, pagar a tus proveedores, la Seguridad Social y Hacienda…
Pero si tuviéramos que resumir en un titular por qué es importante la gestión y planificación de tus finanzas, lo haríamos con este aparecido en el diario Autónomos y emprendedores:
Y este subtítulo:
“Según el Consejo General de los Gestores Administrativos, 90.000 negocios están al borde de la quiebra y otros 200.000 tienen serios problemas de liquidez, mientras que el número de concursos de acreedores de autónomos se duplicó en el segundo trimestre del año [2023]”.
Según Estatista, el 50 % de los negocios cierran en menos de 5 años por problemas financieros.
O dicho con otras palabras: por una mala gestión y planificación de su dinero.
Por lo que gestionar y controlar tus finanzas es un asunto que debes tomarte muy en serio.
Beneficios de la gestión y planificación financiera
Gestionar y planificar el dinero de tu negocio te ayuda a:
- Tomar decisiones informadas en cuestiones cruciales como un proyecto o una inversión, y confiar, por tanto, menos en la intuición y el azar.
- Evitar problemas de liquidez y poder hacer frente a tus pagos a corto plazo como las facturas de tus proveedores, la cuota de autónomo o el IVA trimestral.
- Ahorrarte recargos y sanciones con Hacienda y la Seguridad Social por no cumplir con tus obligaciones a tiempo.
- Ser más rentable, optimizando tus precios o diversificando tus fuentes de ingreso. Pero también deduciendo gastos para pagar menos impuestos.
- Gestionar mejor los riesgos derivados de depender de determinados clientes y proveedores.
- Lograr financiación, ya sea de bancos u organismos públicos: un banco siempre va a desconfiar de un autónomo que no puede cumplir con sus pagos y el acceso a las subvenciones públicas suele estar condicionado a no tener deudas con la Seguridad Social y Hacienda.
- Ahorrar para invertir en un nuevo proyecto de negocio, disfrutar de tiempo libre o pagar una buena educación a tus hijos.
Puestos sobre el papel, los beneficios son lo suficientemente persuasivos para tomarte en serio tus finanzas.
Pero… ¿Cómo lograr esto de gestionar y planificar tus finanzas de una manera práctica y realista para un autónomo?
Las 10 claves de la gestión y planificación financiera para autónomos
Internet está lleno de consejos genéricos y poco prácticos para los autónomos.
Basta teclear en tu buscador “gestión financiera para autónomos” y encontrarte con artículos que solo hablan de empresas.
A juzgar por la información disponible, cualquiera diría que en España hay unos 3 millones de autónomos… 😅
Por este motivo, hemos hecho una selección de las 10 claves prácticas y realistas, con enlaces a otros recursos que marcarán un antes y un después en tu manera de ver y controlar tus finanzas.
¡Y ahora al grano!
1) Controla tu liquidez
Lo más esencial: el dinero que tienes ahora disponible en el banco. Lo que antes hemos llamado tesorería.
Es decir, aquel que puedes usar para pagar tus gastos fijos como el alquiler o la hipoteca, los suministros de agua, luz e internet o los seguros.
Pero también tu cuota mensual de autónomo y tus impuestos trimestrales.
Sigue estos 4 consejos:
- Haz una previsión de tus cobros y pagos de los próximos 3 meses. Por ejemplo, la cuota mensual de autónomos, el modelo 303 de IVA y gastos fijos o recurrentes como alquiler, seguros, suministros, etc.
- Cobra a tus clientes pronto, con cobros por anticipado o descuentos por pronto pago.
- Facilita el cobro de las facturas permitiendo el pago online a tu cliente, de manera que al recibir la factura solo debe clicar sobre un enlace para pagar.
- Lleva un seguimiento de tus facturas impagadas enviando recordatorios a tus clientes
Puedes ampliar información y consejos en Gestión de tesorería para autónomos: 6 consejos para no quedarte sin dinero.
2) Optimiza tus precios
Del precio dependen tus ingresos.
Un pequeño incremento en tus precios puede hacer que ganes hasta un 100 % más.
Y en contra de la creencia popular, subir tus precios no hará siempre que pierdas clientes.
Es más, puede incluso que aumente el valor percibido de tu producto o servicio.
Aquí tienes 3 claves para fijar tus precios:
- ¿Estaría tu cliente dispuesto a pagar más? Usa encuestas o valoraciones para averiguarlo. Si en una escala de 5 (siendo 5 la respuesta más favorable), las respuestas oscilan entre 4 y 5, tienes margen para subir precios; si están entre 1 y 3, mejor no vayas por ese camino…
- Apuesta por el valor percibido. Tu cliente está dispuesto a pagar según los beneficios que percibe. Y no solo los materiales como ganar más, sino también factores emocionales como tener menos estrés o pasar más tiempo con sus hijos.
- Piensa en los impuestos. El IRPF y el IVA afectan a tus precios. Calcula tus tarifas pensando que una parte se la quedará Hacienda.
La fijación de precios es uno de los pilares de tu negocio. Por lo que te dejamos más recursos para aprender a fijarlos de la manera más eficaz.
3) Controla tu proporción de gastos fijos
Quédate con esta cifra porcentual: 30 %.
Siempre que tus gastos fijos no superen el 30 % de tus ingresos, tendrás unas finanzas saludables.
Si tus gastos fijos superan este umbral, aunque sea puntualmente, deberás hacer ajustes.
Por ejemplo, pedir financiación a bancos, incrementar tus precios o recortar gastos.
4) Cobra antes y paga tarde
Uno de los trucos financieros que siempre recomendamos a los autónomos consiste en:
Esto puede pasar por retrasar la entrega de un producto o servicio para tributar el IVA en el siguiente trimestre.
O renegociar las condiciones de pago con tus clientes y proveedores 👇
5) Diversifica tu cartera de clientes
Los economistas suelen referirse al principio del 80 / 20: el 80 % del trabajo lo realiza el 20 % de los implicados.
Traducido a tu negocio: el 80 % de tus ingresos procede del 20 % de tus clientes.
Esto es un riesgo y uno de los 5 fallos que hacemos los autónomos con nuestro dinero.
Especialmente si ese 20 % lo conforma un solo cliente que mañana puede cancelar tus servicios.
Moraleja: aunque estés contento con ese cliente, no te acomodes. Busca y diversifica tu cartera de clientes, que es como decir tu fuente de ingresos.
6) Planifica el pago de tus impuestos
Muchos autónomos tienen problemas cuando se acercan los trimestrales.
Al no prever lo que deben pagar en impuestos, la sorpresa es mayúscula.
Planificar tus trimestrales implica:
- Conocer qué impuestos debes pagar. Hay actividades exentas de IVA y no todos los autónomos deben hacer pagos fraccionados del IRPF o declarar retenciones.
- Calcular con anticipación el importe de tus impuestos (y no gastártelo).
- Fijar el periodo de presentación en tu calendario fiscal (suele ser del 1 al 20 de abril, julio y octubre y del 1 al 30 de enero).
¿Aplazar el pago de tus impuestos?
Hacienda permite aplazar y fraccionar el pago de impuestos. Pero no de todos:
- Puedes aplazar el IVA (modelo 303) y los pagos fraccionados de IRPF (modelo 130)
- No puedes aplazar el pago de retenciones de las facturas de proveedores y de las nóminas de empleados (modelo 111) o del alquiler de un local de negocio (modelo 115).
Ahora bien, aplazar el IVA o el IRPF no sale gratis, ya que debes pagar intereses de demora 😒
7) Deduce tus gastos
Si te has gastado 1.210 € en un ordenador, el 21 % de IVA (210 €) lo puedes recuperar.
Y si trabajas en casa, puedes deducir en tu IRPF el 30 % de los gastos de luz, agua, gas e internet de la superficie afecta, es decir, del espacio que ocupa tu despacho con respecto al total de tu vivienda.
Al impacto de tus gastos deducibles sobre tus finanzas le hemos puesto cifra en Declarando: 4.000 € de media al año.
Ese es el dinero que puedes llegar a ahorrarte cada año deduciéndote todos los gastos correctamente.
Eso sí, debes cumplir las condiciones generales:
- El gasto debe ser necesario para tu actividad
- Debe estar justificado con una factura y esta debe estar a tu nombre (junto al resto de datos fiscales como el domicilio y el DNI o NIE)
- Debe estar registrado en tu contabilidad
Aun así, existen algunas limitaciones en algunos gastos (como las dietas de viaje o los gastos de suministro).
Cuanto más sepas sobre tus gastos deducibles, mejor para tus finanzas.
Tenemos una guía sobre gastos deducibles que puede ser una buena compañera de viaje 😊
8) Planifica tu cuota de autónomo
El pago de tu cuota mensual de autónomos es un ejemplo de planificación financiera a largo plazo, aunque parezca contradictorio.
Sí, la cuota se paga cada mes, pero con el nuevo sistema de cotización para autónomos, pagas de cuota en función de tus ingresos reales (o rendimientos netos).
Esto te obliga a ser previsor con lo que vas a ingresar y gastar por tu actividad a largo del año. Ya que tu cuota dependerá de ese cálculo.
Si calculas mal tu cuota de autónomo, pueden darse dos situaciones:
- Que la Seguridad Social te devuelva la diferencia si pagaste más cuota de la que te correspondía por tus ingresos.
- Que te obligue a pagar esa diferencia, porque calculaste una cuota inferior.
La primera situación te dará una alegría en marzo del año siguiente, porque te llegarán ingresos extras de la Seguridad Social por el exceso de cuota.
La segunda es el escenario que debes evitar, ya que te llegará una carta de la Seguridad Social exigiéndote el pago.
Y con un plazo limitado: hasta el último día del siguiente mes.
Como es algo que no has previsto, tus finanzas se pueden ver comprometidas.
Por lo que cuanto más preciso seas con el cálculo, mejor.
Para que te sea más fácil, hemos creado un simulador de la cuota de autónomo que te será muy útil para evitar sorpresas desagradables 🧮
9) Apártate una “nómina” y prepárate para lo peor
Sí, es cierto, los autónomos no tienen “nómina” como los asalariados. Pero eso no significa que no puedas apartar una parte de tus ingresos en concepto de nómina.
También debes prepararte para lo peor, como recomendaban los antiguos estoicos.
Así que mantén un colchón de liquidez.
O un fondo de emergencia que cubra tus gastos esenciales durante 3 meses.
Con este colchón te aseguras un plazo mínimo para buscar financiación o tomar otras medidas como captar nuevos clientes o subir precios.
Respecto a la “nómina”, divide tus ingresos.
Por un lado, resérvate una nómina propiamente dicha, es decir, una porción de tus ingresos mensuales para cubrir gastos personales y necesidades esenciales.
Por otro lado, guárdate un pequeño excedente de tus ingresos para inversiones que te permitan seguir prosperando en tu negocio.
Esto podría incluir la adquisición de equipos, formación, marketing o cualquier otra inversión que mejore tu negocio y genere más ingresos a largo plazo.
10) Aprovecha las subvenciones
Conviértete en un rastreador de subvenciones.
Las subvenciones suelen tener una gran ventaja con respecto a los préstamos o créditos bancarios: y es que no debes devolverlas, a no ser que incumplas las condiciones.
En España hay más de 1.600 subvenciones para autónomos, según el buscador de subvenciones Fandit.
La más conocida, por su alcance y facilidad para disfrutarla, es el Kit Digital para autónomos.
Se trata de una subvención por valor de 2.000 € que puedes invertir en soluciones digitales.
Por ejemplo, en un programa de facturación electrónica o en un software de gestión y planificación financiero.
¿Contratar a un asesor financiero o mejor un software de gestión y planificación financiera?
¿Necesita un autónomo un asesor financiero?
Al oír eso de un asesor financiero, puede que te venga esta otra pregunta: ¿me lo puedo permitir?
Existe una falsa creencia que identifica asesor financiero y gran empresa.
Por suerte, existen softwares de gestión y planificación financiera que automatizan las funciones esenciales que un autónomo necesita de un asesor financiero tradicional.
En Declarando hemos desarrollado un módulo de asesoramiento financiero que te ayuda a aplicar, con un esfuerzo mínimo, los 10 consejos que te hemos indicado aquí.
Con nuestro módulo, controlas en tiempo real el riesgo financiero de tu negocio y obtienes consejos personalizados para optimizar tus precios y alejar el fantasma de las deudas con tus proveedores, Hacienda y la Seguridad Social.
Gracias al uso de la inteligencia artificial, puedes hacer previsiones de tesorería y ahorrarte las hojas de Excel, tan propensas al error.
Además, puedes llevar un seguimiento automatizado de las facturas impagadas y enviar recordatorios para cobrarlas antes.
O saber cuánto te tienes que apartar de nómina cada mes de manera óptima.
Y con la ventaja adicional de que te ahorras pagar el sueldo o la tarifas de un asesor financiero. Y lo tienes disponible las 24 horas del día de lunes a domingo (también festivos).
Si quieres controlar tus finanzas de forma automática y sin esfuerzo, reserva gratis ahora una demo con uno de nuestros expertos 😊
