Factura electrónica obligatoria: lo que debes saber en 2025
Cada vez queda menos tiempo…
y Hacienda sigue sin ponerlo fácil.
Tu vida profesional va a cambiar de forma inevitable y, como autónomo, es esencial que estés bien informado.
Y para eso estamos aquí, para contarte todo lo que debes saber sobre la factura electrónica en un lenguaje que entiendas. Para que veas que no hay nada que temer si te pones las pilas desde ya.
La nueva factura electrónica será obligatoria para los autónomos
En 2027 como tarde, los autónomos estarán obligados a facturar electrónicamente en sus operaciones con otros autónomos y empresas (o B2B).
¿Qué cambia con la nueva factura electrónica para los autónomos?
- Nuevo formato obligatorio
Olvídate de hacer tus facturas en Word o Excel y pasarlas a PDF. Tus facturas tendrán un formato llamado “estructurado” (como Facturae para facturar a la Administración pública).
- Uso de un programa legal
Las facturas electrónicas solo podrás hacerlas con un software que cumpla una nueva normativa (Verifactu). - Estados de la factura electrónica
Cuando recibas facturas de un proveedor autónomo o empresa, tendrás que comunicar si las aceptas, rechazas y cuándo las has pagado. - Más control fiscal
Con esta nueva factura electrónica para autónomos, tu facturación B2B estará más controlada por Hacienda.
Pero esto, lejos de ser una montaña o un problema, a la larga solo te trae beneficios. Y te lo vamos a demostrar.
¿Cuándo es obligatoria la factura electrónica?
Todavía no hay una fecha fija para la entrada en vigor. Pero sí un punto de partida: la aprobación del reglamento de factura electrónica, del que te hablamos enseguida.
Desde la fecha en que se apruebe esta normativa, como autónomo tendrás un plazo máximo de 2 años para facturar electrónicamente a otros autónomos y empresas.
Cuándo entra en vigor
Según tu facturación
Pero si estás en el segundo grupo y tienes de cliente una empresa que pertenece al primero, será muy recomendable emitirle una factura electrónica.
Eso mejorará tu relación comercial con esta clase de clientes, que son los que mejor pagan. Y te hará ganar puntos sobre tus competidores. ¿Qué empresa no preferirá trabajar con un autónomo que le facilita su gestión contable?
Así pues, tienes estas fechas clave
Atención con esto:
- Aunque tengas 2 años completos para adaptarte, si trabajas con grandes empresas es recomendable adelantar su aplicación. Eso fortalecerá tu relación con estos clientes y destacarás entre tus competidores.
- Lo suyo es que ya estés listo para 2026, asegurándote pase lo que pase. ¡No esperes al último momento!
¿La factura electrónica será el fin de las facturas en Word, Excel o PDF?
Sí, sin duda alguna. Al menos siempre que vayas a facturar a otros autónomos y empresas… o sean ellos quienes te facturen.
En las ventas B2B tendrás que aplicar la nueva factura electrónica de formato estructurado. Y las facturas en Word, Excel y PDF no lo son.
¿Y en las ventas a particulares (B2C)? Ahí sí que podrás, porque la nueva factura electrónica no será obligatoria.
Así que recuerda: todo lo que vamos a ver a continuación se refiere a las operaciones B2B, es decir, a las compras y ventas entre autónomos y empresas en España.
ESTRUCTURADOS
¿La factura electrónica es lo mismo que Verifactu?
Otro concepto que debes dominar a la perfección es el de Verifactu, relacionado con la nueva facturación electrónica, razón por la que a menudo se confunden.
Y aquí, confusiones, las justas:
Verifactu
- Es el reglamento de la ley Antifraude, que regula los programas de facturación y contabilidad para evitar el fraude fiscal.
- Su regulación solo afecta a los usuarios de estos softwares y a los que deban facturar electrónicamente en el B2B y el B2C.
Factura electrónica
- La factura electrónica obligatoria depende de la ley crea y crece, que regula la facturación entre autónomos y empresas (B2B).
- Tendrá un formato de datos estructurados (no serán válidas las facturas en PDF, Word o Excel). Su reglamento aún no está aprobado.
Regulación de la factura electrónica en España
¿De dónde viene la nueva factura electrónica obligatoria?
La factura electrónica entre empresas y profesionales depende de la Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas, más conocida como la ley crea y crece o nueva ley de facturación electrónica.
¿Cuál es el objetivo de la ley?
La ley tiene como objetivo impulsar la digitalización de autónomos y empresas. La obligación de la factura electrónica de datos estructurados en el B2B es uno de los instrumentos elegidos para ello.
¿Qué pasa con el reglamento de la ley?
El desarrollo reglamentario de la ley crea y crece todavía no está aprobado. Se prevé que se apruebe en 2025.
¿Cuándo entra en vigor la obligación de la nueva factura electrónica en el B2B?
Desde la aprobación del reglamento, tendrás uno o dos años para empezar a utilizar la nueva factura electrónica obligatoriamente:
- Un año si tu negocio factura más de 8 millones de euros anuales
- Dos años si factura menos de 8 millones
¡Ojo con las fechas!
Pero cuidado, dos matices: si tienes proveedores o clientes que facturan más de 8 millones, lo recomendable es que tú también uses la nueva factura electrónica (aunque tengas un año por delante).
Y el segundo: no confundas esos plazos con otra fecha importante derivada de Verifactu.
Desde el 1 de julio de 2026 (fecha aún por confirmar), si usas un programa de facturación, tendrás que cumplir el reglamento de la ley antifraude.
Los requisitos de la factura electrónica B2B
No tienes que preocuparte lo más mínimo. Los requisitos que te vamos a contar ahora los cumplirás al usar un programa de facturación electrónica para autónomos.
Del actual borrador del reglamento de factura electrónica se extraen estos dos requisitos:
- La nueva factura electrónica tendrá un formato de datos estructurados como el XML, UBL, EDIFACT o FACTURAE.
- Deberás firmar tus facturas con una firma electrónica avanzada que deberá implementar el fabricante del software.
Para emitir una factura deberás usar un programa de facturación electrónica legal.
Lo único que debe preocuparte es que tu programa de facturación cumpla con los requisitos de los reglamentos de facturación electrónica y de Verifactu.
Al usar un programa de facturación legal, las facturas electrónicas que emitas serán válidas y habrás cumplido con tus obligaciones de autónomo.
Cuando emites la factura electrónica
- Deberás enviar una copia a la solución pública de facturación de la Agencia Tributaria, que aún está en desarrollo.
- Deberás conservar las facturas electrónicas de tus clientes durante un mínimo de 4 años, y entregarles una copia sin coste en caso de que te la pidan.
Cuando recibes la factura electrónica
Tendrás que informar de los estados de la factura electrónica a tu proveedor: si la aceptas o rechazas, así como avisarle del pago con la fecha.
La buena noticia es que todas tus obligaciones las podrás cumplir con tu programa de factura electrónica.
Hay mucho requisito legal y cambios en el día a día… pero cumplirás con todo al hacerte con el sistema de facturación electrónica correcto.
Facturación electrónica vs facturación manual (Word, Excel... pero también PDF)
Entendamos como facturación manual no solo las facturas en papel, poco comunes en el mundo B2B.
En esta tabla puedes ver las diferencias entre la facturación electrónica B2B y la facturación manual con Word, Excel, Word o programas de diseño como Canva.
Cómo hacer una factura electrónica
Emitir una factura electrónica B2B con un programa de facturación para autónomos no difiere en casi nada al proceso de toda la vida.
Lo primero es tener claros qué datos incluir, que no van a variar lo más mínimo.
¿Cuáles son esos datos obligatorios?
- Fecha de la factura
- Número de factura (la serie debe ser correlativa y sin saltos)
- Datos del emisor (los tuyos)
- Datos de tu cliente (autónomo o empresa)
- Descripción del producto o servicio de forma precisa, que no dé lugar a dudas; si la fecha del servicio no coincide con la de emisión de la factura, indícalo en la descripción
- La base imponible
- Los impuestos: el IVA y la retención de IRPF
- El importe total
- Cualquier otra información en casos especiales: actividad exenta de IVA, un régimen especial, factura autoemitida por el cliente o si este es el encargado de ingresar el IVA a Hacienda
Los programas de facturación electrónica automatizarán aspectos como el número de factura o tus datos como emisor.
Al final resolvemos algunas dudas que te puedan salir al respecto, como si puedes sacar un PDF a partir de una factura electrónica o qué va a suceder con las facturas en papel.
La idea era que te fueras de aquí sabiéndolo todo, ¿no?
Ejemplo de factura electrónica
Al hacer una factura electrónica, crearás un documento de datos estructurados que podrás leer con programas de facturación electrónica para autónomos.
Si abres directamente el archivo desde tu escritorio, solo verás un documento con caracteres difíciles de entender.
Beneficios de la factura electrónica para autónomos
¿Cuáles son los beneficios de esta nueva facturación para autónomos basada en datos estructurados? Sus características te traen esto:
Y lo que es más importante: dormirás como un lirón por las noches, porque todas las preocupaciones relacionadas con la facturación tradicional desaparecerán.
Los programas de facturación electrónica, la clave
La factura electrónica será obligatoria en el B2B entre 2026 y 2027. Y para adaptarte solo tendrás que usar un sistema de facturación electrónica que cumpla los requisitos.
¿Qué requisitos? Los conocerás con más detalle cuando se apruebe el reglamento de factura electrónica, que se espera para 2025.
Sabemos, eso sí, que su marco de referencia técnico será el reglamento Verifactu.
Los programas de facturación electrónica serán así
Aunando los requisitos de la nueva factura electrónica B2B y Verifactu, los programas de facturación se caracterizarán porque:
- Reducirán la morosidad de tu negocio y prevendrán el fraude fiscal
- Solo generarán facturas con formato estructurado. Nada de Word, Excel o PDF
- Las facturas que emitas no podrás alterarlas como si nada: quedará un registro informático de todas los cambios que hagas (y Hacienda podrá consultarlo)
- Operarán con una firma electrónica avanzada, asegurando que tú eres el emisor de la factura electrónica
- Llevarán una declaración responsable que garantice que cumple con los requisitos Verifactu; será tu única forma de asegurarte de que el programa es legal
- Incluirán los estados de la factura electrónica, para que se los comuniques a tus proveedores (o tus clientes te los comuniquen a ti)
- Los distintos programas de facturación tendrán que estar interconectados: te podrás conectar con el de cualquier otro autónomo o empresa que tribute en España
- Deberán conectarse a la solución pública de facturación electrónica de Hacienda, que tendrá un control total y en tiempo real de todas las operaciones B2B nacionales
¿Se puede conseguir la factura electrónica gratis?
La factura electrónica es gratuita en sí. Pero para hacerla tendrás que usar un programa de facturación privado de pago.
Solo será gratuita la solución púbica de factura electrónica de Hacienda. Pero, ¡ojo!, porque los softwares públicos también son conocidos por su complejidad.
Si optas por el de Hacienda, dejarás de disfrutar de todos los beneficios de soluciones privadas como Declarando: ahorro en impuestos y asesoramiento fiscal por un equipo de expertos.
Por qué pasarse ahora a la factura electrónica con el Kit Digital
Kit Digital y factura electrónica: ¿es posible?
¡Es posible! De hecho, mira lo que dice la ley crea y crece:
«El despliegue del Kit Digital permitirá a las empresas de menor tamaño tener un periodo de transición para adaptarse y contar con el apoyo necesario habida cuenta de que el proceso de digitalización de la factura puede conllevar un mayor esfuerzo».
Es decir, que el Ministerio de Asuntos Económicos, impulsor de la ley, te anima a que aproveches el Kit Digital como autónomo para adaptarte a la nueva facturación electrónica sin ningún coste.
Ventajas de invertir el Kit Digital en la factura electrónica
Ventajas de invertir el Kit Digital en la factura electrónica
- Cubre el coste de la herramienta: contratar un programa de facturación electrónica te saldrá gratis con el Kit Digital
- Incluye formación y adaptación: te enseñan a usar el programa y a ajustarlo a tu negocio.
- Puedes hacerte con un ordenador nuevo, también financiado por el Kit Digital
La fecha límite para solicitar el Kit Digital es el 31 de octubre de 2025.
¿Y si no aprovechas el Kit Digital para implementar la factura electrónica?
- Gastarás más dinero en programas, formación y adaptación a la nueva factura electrónica
- Interpretarás la legislación sin ayuda, pudiendo cometer errores al no comprender todos los matices del reglamento
- Podrías perder el plazo de adaptación y recibir sanciones
¿Sanciones? Sanciones, sí.
Hablemos de ellas.
Multas por incumplir con la factura electrónica
Sabes eso de que el desconocimiento de la ley no exime de su cumplimiento, ¿no?
Pues esto es lo que te aguarda en el caso de dormirte en los laureles o cometer algún error con tu facturación electrónica:
Si te ponen una multa y sigues sin solucionarlo, te volverán a poner otra. Y no son precisamente baratas…
Así que ponte en manos de expertos que saben como nadie sobre autónomos y factura electrónica.
Y benefíciate ahora que puedes implementar la factura electrónica gratis.
¿Es necesaria una asesoría para la facturación electrónica?
Puedes interpretar la nueva normativa de facturación electrónica por tu cuenta, estar atento a las últimas novedades del BOE y actualizarte cuando sea preciso sin ningún tipo de ayuda.
Pero si fallas… ya sabes lo que hay.
Te hablábamos del Kit Digital para que te adaptaras a coste cero, y todo parecía muy idílico, ¿no? Esto es lo que conseguirás en Declarando por invertir en la factura electrónica el Kit Digital:
2 años de suscripción gratis a un software de asesoramiento fiscal y facturación que cumpla con Verifactu y la factura electrónica.
La información más importante sobre la nueva facturación para autónomos y Verifactu, recién salida del BOE y traducida a tu idioma.
La seguridad de estar haciendo las cosas bien, sin que se te escape nada. Que sean otros los que estén al tanto del BOE.
Un equipo especialista en la factura electrónica y 5 razones para elegir Declarando
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Hacienda no lo pone fácil, pero nosotros sí.
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Contenidos destacados sobre facturación electrónica
Deja que los expertos en fiscalidad de los autónomos te cuenten todo lo relativo a la facturación electrónica.
Tocamos temas legales y algo farragosos, pero siempre traducidos a un lenguaje llano y cercano, sin tecnicismos ni jerga legal.
Por mucho que se empeñen en hacerlo difícil,
nosotros estamos ahí para traducírtelo:
Preguntas frecuentes sobre la Factura electrónica
¿A partir de qué fecha es obligatoria la factura electrónica?
Solo lo será en compras y ventas con otros autónomos y empresas, desde uno o dos años después de la aprobación del reglamento de la factura electrónica.
Si se aprueba en 2025, como es previsible, tendrás que empezar a usar la factura electrónica en 2026 si tu volumen de facturación es superior a los 8 millones de euros y en 2027 si tu facturación es menor.
Aunque pertenezcas al segundo grupo, es recomendable que adoptes la factura electrónica en 2026 si haces negocios con clientes del primer grupo, para no perjudicar la relación comercial.
Si me equivoco, ¿cómo cambio la fecha de una factura electrónica?
Para corregir un error en una factura electrónica tendrás que emitir una factura electrónica rectificativa.
¿Para quién es obligatoria la factura electrónica?
Por el momento, para todas las empresas que facturen a la Administración pública (los autónomos están exentos). Desde uno o dos años después de la aprobación del reglamento de factura electrónica, lo será para todas las empresas y autónomos que facturen o reciban facturas B2B. Habrá que usar un software que cumpla dos grupos de requisitos: los de Verifactu y los del reglamento de la ley crea y crece, que están aprobar.
¿Cómo funciona la factura electrónica?
Solo tendrás que usar un software de facturación electrónica legal, que cumpla los requisitos del reglamento. Es así de simple.
¿La factura electrónica supone el fin de las facturas en papel?
En operaciones con otras empresas y profesionales, sí. En B2C (con clientes particulares) no. Un fontanero que vaya a casa de un cliente particular podrá entregarle la factura en papel.
¿Se podrá obtener un PDF a partir de la factura electrónica?
Los programas podrían permitírtelo, sí, pero no tendrán ningún tipo de validez legal. No servirán de nada, vamos.
¿Cómo llevo la gestión de facturación electrónica?
Haciéndote con un programa de facturación electrónica; es la única vía legal de gestionarla. Para presentar facturas electrónicas, emitirlas, recibirlas, rechazarlas, comunicar los estados de la factura electrónica que recibas… todo se hace a través de las soluciones de facturación electrónica.
¿Cómo validar facturas electrónicas?
Las facturas electrónicas no deberás validarlas, ya que el uso de una firma electrónica avanzada ya valida el proceso.
Sí podrás verificarlas gracias a un código único que las identificará. Ese código estará integrado en la factura y podrá consultarse con una URL que se mostrará en la factura.
¿Cómo rechazar facturas electrónicas?
Si te envían una factura electrónica que no aceptas por alguna razón, podrás rechazarla desde el propio software. Tendrás 4 días para hacerlo.
¿Cuánto cuesta la factura electrónica?
La factura electrónica, en sí, es gratuita. El software que utilices para gestionarla, no: tendrás que pagar esa suscripción, el único coste de la lista de precios de la facturación electrónica.
¿Cuál es el formato de la factura electrónica?
La nueva factura electrónica tendrá que seguir un formato de datos estructurados basado en un estándar internacional como XML, Facturae, UBL o EDIFACT. En la actualidad, Facturae es el formato que se utiliza para facturar a la Administración pública.
¿Deben llevar un código QR las facturas electrónicas?
El código QR es una exigencia de Verifactu para las facturas. Pero en la factura electrónica B2B no será obligatorio.
Por su formato electrónico, su representación gráfica no es posible. Por lo que se sustituirá por una URL (un enlace) que permitirá su verificación con Hacienda.
Ahora bien, si haces una factura en PDF (por ejemplo, a un particular), esta sí deberá llevar un código QR.
Esto no debe preocuparte: tu software de facturación estará obligado por ley a incluirlo.
¿Habrá una solución pública de facturación electrónica?
Sí, Hacienda dispondrá de un servicio de facturación electrónica que podrás utilizar libremente para emitir facturas electrónicas a tus clientes. Se encuentra en proceso de desarrollo. Dicho sistema de facturación electrónica público estará interconectado con todos los software que cumplan los requisitos técnicos del reglamento de facturación electrónica, aún por aprobar.
¿Cómo imprimir una factura electrónica?
Los programas de facturación electrónica tendrán opciones para descargar tus facturas electrónicas en PDF y así imprimirlas. Aunque recuerda que la factura electrónica en formato PDF no será válida cuando se aplique la nueva normativa.
¿Los tickets también serán electrónicos?
En el B2B no puedes emitir tickets. Debes usar facturas electrónicas completas (con los datos del cliente). En el B2C (a clientes particulares) podrás emitir tickets como siempre: en papel o en PDF.
¿Una factura digital será legal? ¿Y una e-factura?
Si entiendes como digital una factura en PDF, ya hemos visto que no. Si por digital entiendes una factura electrónica basada en datos estructurados en un formato válido, sí.
¿La factura electrónica será obligatoria solo en España?
De momento, sí. Solo en España y para las operaciones entre empresas y autónomos. Para operaciones europeas intracomunitarias (dentro de la UE) o extracomunitarias (exportaciones e importaciones), no lo será todavía (servirá una factura en PDF). Ahora bien, para las operaciones europeas sí lo será en 2030.
Proyecto de internacionalización IVACE con apoyo del FEDER
Proyecto acogido a las ayudas de IVACE cofinanciado por la Unión Europea dentro del Programa Operativo FEDER de la Comunitat Valenciana 2014-2020.
