Excel es un programa de tablas que está en la mayoría de ordenadores. Nos gusta tanto, que es muy habitual ver autónomos que lo usan para llevar las cuentas de su negocio. El problema de llevar tu contabilidad con Excel, es que puedes cometer un montón de errores que conllevan sanciones de Hacienda.
En este artículo te voy a contar los motivos por los que tienes que empezar a usar un programa de contabilidad y decir adiós a las hojas de cálculo en tu amado Excel.
Además de los problemas de llevar tu contabilidad con Excel, hay 2 ventajas fundamentales de usar un software diseñado para la contabilidad: ahorrarás un montón de tiempo en la gestión de tu negocio y evitarás sanciones de Hacienda por hacerlo sin seguir las normas.
A continuación, te voy a comentar los principales problemas que hemos detectado…
No haces correctamente los libros de registro
Hacienda nos obliga a que todas las operaciones que llevamos a cabo en nuestra empresa, queden registradas de forma contable en unos libros. La Agencia Tributaria los llama libros de registro.
Además, nos obliga a hacerlos de una manera determinada. No vale con montarlos como a nosotros nos parezca apropiado, hay que ceñirse a sus indicaciones.
Con tantas limitaciones, es imposible hacerlos correctamente con Excel. Las hoja de cálculo son un sistema muy limitado para llevar este tipo de contabilidad.
La ventaja de usar un programa de contabilidad como Declarando, es que no te tienes que preocupar por los libros de registro. Simplemente te dedicas a meter gastos e ingresos y los libros se actualizan automáticamente sin que te tengas que preocupar.
En caso de que Hacienda te haga una inspección, simplemente te descargas los libros desde la plataforma y se los envías para que vea que todo está en orden.
Es complicado llevar los gastos europeos
Un gasto europeo es una compra que le haces a un proveedor de un país de la Unión Europea y que es deducible. Estos gastos tienen que contabilizarse de forma diferente a los gastos que tienes de un proveedor español.
Al ser la norma diferente, es muy complicado registrar este tipo de compras en un hoja de Excel.
Además, este tipo de gastos se trasladan de una forma especial a los impuestos, así que hacerlo todo por tu cuenta sin la ayuda de un programa de contabilidad o de un asesor fiscal te puede traer problemas.
Piensa que simplemente por tener un gasto europeo, ya tienes la obligación de presentar el Modelo 349. Es un modelo informativo en el que no tienes que pagar nada, pero es la forma que tienes de decirle a Hacienda que has hecho esa compra.
Los datos se modifican fácilmente
Aunque parezca raro, poder modificar fácilmente los datos, es un factor negativo.
Por ejemplo, puede cambiar el orden de la numeración de facturas de ingreso y que dejen de ser correlativas.
O puedes pegar por error una fórmula en un campo y que se aplique mal el IVA a una línea de gasto.
Este error puede acarrearte muchos problemas, tanto a nivel propio en la empresa, como en Hacienda con multas y sanciones.
Además, es muy complicado detectar estos errores. Si has apuntado algo mal, Excel no te lo va a decir. Y si lo has hecho sin querer, es difícil que te des cuenta del fallo luego.
Si utilizas un programa de contabilidad como Declarando, hay modificaciones que no se pueden hacer. O el propio programa te advierte de que en caso de hacerlas, puedes tener un problema con Hacienda.
Ventajas de usar un programa de contabilidad
Excel es genial para muchas cosas, pero es muy peligroso para la gestión de tu negocio. Te recomiendo que pruebes un programa de contabilidad. Estas son sus principales ventajas:
- Todos los procesos están preconfigurados. No tienes que organizar ni planear nada antes de empezar a introducir la información. Los programas de contabilidad ya están adaptados.
- Los informes contables y fiscales como la declaración de IVA, la cuenta de resultados o el balance de situación se generan con pocos clics.
- Los libros de registro se llevan de forma más profesional y segura.
- La información está segura en el software. Tus datos se transmiten del ordenador a servidores seguros y cifrados, por lo que te ahorras las copias de seguridad.
- El programa tiene en cuenta la legislación fiscal y contable. También la actualiza cuando hay cambios. Además, te recuerda, si es necesario, que tienes que presentar documentación extra.
- Puedes entrar desde cualquier dispositivo, a cualquier hora y en cualquier lugar.
Y tú, ¿qué otros problemas ves en llevar la contabilidad con Excel?
En este artículo te cuento los problemas de llevar tu contabilidad con Excel. También te muestro las alternativas a ello para que te resulte más fácil.
Si tienes alguna duda sobre tu situación como autónomo, desde Declarando podemos quedar para una llamada de 15 minutos. En ella comentaremos tu situación y veremos cómo te podemos ayudar.
