La facturación de tus proveedores es uno de los pilares de tu negocio.
En apariencia, el menos grato (sí, supone pagos y deudas), pero no por eso menos esencial (sin proveedores no hay negocio que se sostenga).
Además… ¿Quién ha dicho que no pueda ser agradable organizar las facturas de tus proveedores?
Un correcto seguimiento de esas facturas puede suponer un gran ahorro fiscal.
Toma nota: de media, unos 4.000 € al año.
Pero antes has de tener claro unos conocimientos básicos: los plazos de envío y pago, cómo contabilizar esas facturas y —lo mejor— cómo deducirlas (para pagar menos impuestos).
En esta guía te lo aclaramos todo.
También cómo automatizar estas facturas para ahorrar tiempo, errores… y preocupaciones 😀
¿Qué es la facturación de proveedores?
La facturación de tus proveedores es algo más que un conjunto de facturas de gasto.
Aunque sea común confundir el proceso (facturación) con una de las partes (la factura).
Es decir, la facturación de proveedores es un proceso que incluye:
- El envío y pago de la factura
- El registro en tu contabilidad
- Su declaración a Hacienda
Todas las fases de este proceso son importantes:
- Sin factura no puedes formalizar la venta ni justificar su deducción fiscal
- Sin su pago es una deuda que tienes pendiente
- Si no la registras en tu contabilidad, estás incumpliendo una de tus obligaciones con Hacienda
- Sin su declaración fiscal, no te puedes deducir el gasto
Así de simple. Pero también de complejo.
Porque, como ves, no es algo que puedas tomarte a la ligera.
Sigamos 👇
¿Cuánto tiempo tiene un proveedor para facturar?
Como eres autónomo, la relación con tu proveedor es lo que se conoce, por usar la expresión inglesa, una transacción B2B, business-to-business.
Pues bien, en la facturación entre autónomos y empresas, el plazo máximo que tiene tu proveedor para facturarte un producto o servicio es antes del día 16 del mes siguiente.
Tomando como punto de partida, por cierto, la fecha de entrega del producto o de prestación del servicio.
Para las facturas recapitulativas, aquellas que reúnen en una misma factura varias operaciones, el plazo es el mismo: hasta el día 16 del mes siguiente.
Contando a partir de la fecha de la última operación.
¿Cuál es el plazo máximo de pago a proveedores?
Esto es lo dice la ley de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales:
“En lo que se refiere a los plazos de pago entre empresas, se establece un plazo máximo de pago de 60 días por parte de empresas para los pagos a proveedores”
Es decir, como autónomo no puedes pagar más tarde de 60 días desde la fecha de recepción del producto o de prestación del servicio.
Aunque la ley también introduce un matiz: si no se acuerda nada, el plazo máximo es de 30 días.
Plazo que puedes ampliar a un máximo de 60 días si así lo acuerdas con tu proveedor.
Este plazo de 60 días no se puede extender.
A no ser que hablemos del pago a proveedores en el comercio minorista, que se rige por una ley distinta (la de ordenación del comercio minorista, artículo 17) :
- El plazo general es de 30 días desde la fecha de recepción de la mercancía.
- Algunos productos de alimentación (no frescos ni perecederos) se pueden pagar en un plazo máximo de 60 días. También productos de gran consumo (droguería, limpieza, perfumería e higiene personal).
- Este plazo de 60 días se puede ampliar hasta 90 días, pero pactando antes una compensación al proveedor.
Estos plazos, por cierto, no dependen de la fecha de emisión de la factura.
La ley es clara como el agua: desde la fecha de recepción de la mercancía o de prestación del servicio.
¿Cómo contabilizar la factura de un proveedor?
Ya hemos aclarado el tema de las fechas, de la emisión de la factura y del pago. Y hemos concluido que no son lo mismo.
Ahora toca ponerse el traje contable 🧑💼
Como autónomo estás obligado a llevar un registro de tus ingresos y gastos.
Cada factura de tu proveedor debes registrarla con esta información:
- El número de la factura
- La fecha de emisión
- La fecha de las operaciones (cuando se entregó el producto o se prestó el servicio)
- El NIF del proveedor, junto a su nombre y apellidos (si es autónomo) o razón social (si es empresa) y dirección fiscal
- Una descripción clara y específica del bien o servicio
- El importe por unidad antes de IVA
- El tipo de IVA que te han aplicado en cada producto o servicio y el importe o cuota tributaria de IVA
- El tipo de retención y el importe (cuando tu proveedor es autónomo)
- La base imponible (el importe total antes de impuestos)
- El importe total que has pagado (después de aplicarse todos los impuestos)
- El importe que te has deducido (no todos los gastos de tus proveedores son 100 % deducibles, como veremos)
Cuando el gasto es un bien de inversión, es decir, un bien esencial para el funcionamiento de tu negocio con un uso superior de un año (como un coche), debes registrarlo aparte.
Esto es así porque los bienes de inversión son amortizables, es decir, que generan gastos en tu actividad.
Y por ese motivo te los puedes deducir en tu declaración de la renta; año tras año, durante el tiempo que te dure el bien.
Y ya que estamos: ¿cómo desgrava la factura de un proveedor?
Cómo deducir la factura de un proveedor (y ahorrar en impuestos)
El mejor momento de la facturación con tus proveedores llega ahora: cuando te deduces la factura 😉
Es el mejor momento y el más importante: de media, un autónomo puede ahorrar 4.000 € en impuestos en deducciones fiscales.
Pero para poder deducir las facturas de tus proveedores, debes cumplir tres requisitos generales:
- El gasto debe estar relacionado con tu actividad (ha de ser exclusivo, salvo en casos muy particulares, como el IVA de los gastos de gasolina)
- Debe estar justificado con una factura (en gastos deducibles sin factura, como los seguros para autónomos, sirve el contrato de la póliza)
- Debe estar registrado en tu contabilidad
De la factura del proveedor puedes deducir, por lo general, los siguientes impuestos:
- El IVA, declarando la factura en el modelo 303 de IVA trimestral
- El IRPF, declarando la factura en tu declaración de la renta (o en el modelo 130, si estás obligado a presentarlo)
No todas las facturas de tus proveedores son 100 % deducibles.
Por ejemplo, algunos de los gastos deducibles cuando trabajas en casa, como los gastos de suministros.
De tu proveedor de luz, agua, gas e internet solo te puedes deducir un 30 % de la factura en el IRPF.
Pero, ojo, un 30 % sobre la superficie que usas para trabajar.
Por ejemplo, si tu despacho ocupa el 10 % de tu vivienda, primero debes calcular el 10 % del importe de la factura.
Y de ese resultado, puedes deducirte el 30 % en la renta.
Para el IVA es un poco más sencillo: puedes desgravar el 10 % de la factura, es decir, lo equivalente al porcentaje que ocupa tu despacho sobre tu vivienda.
¿Cómo realizar el seguimiento de las facturas de proveedores?
Dado su potencial de ahorro fiscal (recuerda: de media, 4.000 € al año), no es mala idea hacer un seguimiento de las facturas de tus proveedores.
Para esto tienes dos opciones: una manual y otra automática.
Cuando hablamos de automática nos referimos a un software de control y gestión de gastos.
Hay muchos softwares de esta clase en el mercado. Pero nosotros solo podemos serte sincero con el nuestro 😉
Más adelante te daremos más detalles. Pero he aquí un adelanto: con el software puedes automatizar hasta el 80 % de tus facturas de proveedores.
Y ahora la opción manual.
La opción manual se basa en Excel. O su versión más accesible: las hojas de cálculo de Google Drive.
En cómo hacer un Excel de gastos e ingresos, te indicamos paso a paso cómo hacerlo. Y hasta te puedes descargar una plantilla gratis.
Pero Excel es solo la base. A partir de ahí, debes crear un sistema de seguimiento de las facturas de proveedores.
Y como eres autónomo, ese sistema es así de simple, en forma de consejos:
- Pide siempre la factura. También cuando se trata de un anticipo (sí, los anticipos siempre se deben facturar). Sin factura no hay deducción fiscal (salvo en determinados gastos sin factura, claro).
- Revisa que la factura sea correcta. Es decir, que lleve todos los campos obligatorios: número de factura, fecha de emisión, tus datos de cliente (esencial para que sea deducible), cálculo correcto del IVA y la retención, etcétera.
- Registra la factura al momento. O en cuanto tengas un momento. O mejor: resérvate un momento a la semana para hacerlo.
- Revisa los plazos y pagos de las facturas. Para esto añade en tu documento de Excel una columna para los plazos y los pagos. Mejor que estén una al lado de la otra.
- Haz conciliaciones bancarias. Es decir, revisa que los pagos que haces en el banco coinciden con tus facturas de proveedores. Para esto, te recomendamos llevar por separado tus cuentas de banco personales y profesionales.
- Revisa cada mes que tienes todas las facturas de tus proveedores. Así, cuando lleguen los trimestrales con Hacienda, no todo serán prisas ni sorpresas.
- Llévate bien con tus proveedores. El buen trato siempre evita malentendidos y dulcifica las tensiones si por una falta de liquidez te retrasas en los pagos.
Este sistema sencillo, por cierto, es aún más fácil de implementar cuando tienes automatizadas las facturas de tus proveedores 👇
La automatización de facturas de proveedores: la clave para controlar tus gastos (y ahorrar en impuestos)
Automatizar no solo es sinónimo de ahorrar tiempo. También lo es de evitar errores.
Y los errores, en contabilidad, se pagan (¡con sanciones!).
Especialmente, cuando se trata de deducir gastos mal contabilizados. O, peor aún, sin contabilizar.
Cuando automatizas las facturas de tus proveedores, no solo llevas tu contabilidad de gastos al día.
También te aseguras de que cumples uno de los requisitos básicos para deducir las facturas de tus proveedores.
Es decir, que estén contabilizadas tal y como exige Hacienda; con todos los detalles que te hemos explicado.
Por ejemplo, nuestro programa de contabilidad para autónomos elimina la necesidad de contabilizar a mano hasta el 80 % de tus gastos.
Y, de paso, te libra de los problemas y errores que genera Excel.
Al integrar tu contabilidad con tu banco, los gastos de tus proveedores se contabilizan automáticamente.
Y tiempo y preocupaciones que te ahorras.
Si quieres automatizar la facturación de tus proveedores, te vendrá bien un buen asesoramiento. Para esto último, ¿qué mejor que reservar una consulta gratuita con un mentor fiscal especializado en autónomos? 😊
