Registro de Operadores Intracomunitarios. O ROI, para abreviar.
Es un trámite aparentemente sencillo. Con el DNI electrónico o el certificado digital, este artículo y unos pocos clics ya lo tienes.
Pero: ¿cuándo estoy obligado a darme de alta en el ROI? ¿Y qué pasa si no lo hago? ¿Tengo que informar luego a Hacienda de mis operaciones? ¿He de declarar algo?
En este artículo te explicamos todo lo que debes saber sobre el alta en el ROI y cómo cursar el alta de la manera más fácil.
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El Registro de Operadores Intracomunitarios: ¿qué es?
Es un listado de Hacienda donde figuran todos los autónomos y todas las empresas en España (península y Baleares) que, oficialmente, realizan operaciones intracomunitarias (o que van a realizarlas) de forma habitual.
¿Y qué entendemos por operaciones intracomunitarias? Según Hacienda, se trataría, muy resumidamente, de:
- La entrega y compra de bienes a un cliente autónomo o empresa de otro país de la UE
- La prestación de servicios a otros profesionales y autónomos dentro de la UE
- La contratación de servicios de otros profesionales y autónomos de la UE
Darte de alta en el ROI implica dos cosas:
- Tener un número de IVA intracomunitario y poder aplicar la normativa europea
- Formar parte del censo VIES
¿Vemos uno a uno qué significan?
El número de IVA intracomunitario y el censo VIES
El número de IVA intracomunitario se conoce oficialmente como NIF-IVA (en inglés, VAT Number).
El NIF-IVA es un código de identificación como el NIF. De hecho, como veremos en el siguiente ejemplo, está formado por tu NIF de autónomo y el prefijo de España (ES).
Más o menos así: ES XXXXXXXX Y.
Decimos “más o menos” porque, en realidad, esas equis están formadas por los números de tu NIF y la i griega por la letra.
El NIF-IVA te permite hacer operaciones intracomunitarias aplicando el régimen especial y no se obtiene automáticamente: has de solicitarlo dándote de alta en el ROI (que te explicamos más adelante).
Al darte de alta, formarás parte del censo VIES, que es el registro donde se encuentran todos los autónomos y empresas de la UE que realizan operaciones intracomunitarias.
El alta en el ROI
¿Resumimos un poco todo lo que hemos visto hasta aquí? Venga: para llevar a cabo operaciones intracomunitarias, tienes que darte de alta en el ROI.
Y al darte de alta en el ROI, recibes un código identificativo (NIF-IVA) y pasas a formar parte del censo de operadores intracomunitarios VIES.
¿Pero cuándo debo darme de alta? ¿Y qué requisitos y plazos debo cumplir? Aclaremos esto antes de mostrarte cómo hacer el alta.
¿Cuándo es obligatorio darse de alta en el ROI?
Todo autónomo (y empresa) que realice operaciones intracomunitarias de forma habitual debe darse de alta en el ROI.
Y, cuidado, porque a veces se confunde realizar operaciones intracomunitarias con vender y comprar productos.
Cuando, por ejemplo, contratas servicios online de un proveedor con sede en otro país de la UE (como Google), eso ya se considera una operación intracomunitaria. Por lo que, sí, tendrías que darte de alta en el ROI.
Además, las reglas del IVA intracomunitario solo se pueden aplicar cuando estás inscrito en el ROI.
Si tú o tu cliente no lo estáis, se aplicaría el IVA como si la operación hubiera tenido lugar en España.
¿Y cuándo no es obligatorio para un autónomo? Según Hacienda, cuando la prestación de tu servicio esté exento de IVA en el país de tu cliente o cuando contrates un servicio que está exento de IVA en España.
Requisitos y plazo para darse de alta en el ROI
El principal requisito es estar dado de alta como autónomo o empresario en España.
Aunque también puedes solicitarlo en el momento del alta de autónomo, si ya sabes, desde un principio, que vas a tener clientes y proveedores de otros países de la UE.
El plazo: antes de realizar tu primera operación intracomunitaria. Ten en cuenta, por cierto, que Hacienda tiene un plazo máximo de tres meses para resolver tu solicitud.
Por lo que te recomendamos no apurar los tiempos o, por decirlo a la española: no dejarlo para mañana.
Cómo darse de alta en el ROI paso a paso
El alta, como te decíamos, puedes solicitarla cuando ya eres autónomo o en el momento de darte de alta como autónomo.
Y es que el modelo de solicitud es el mismo: se trata del modelo 036.
Los pasos son muy sencillos. Toma nota:
- En la página web de la Agencia Tributaria, tienes que dirigirte (lo verás en la parte inferior) a la opción Censos, NIF y domicilio fiscal.
- En Gestiones destacadas, tendrás dos opciones: 1) Modelo 036. Cumplimentación y presentación telemática (para presentarlo por internet con DNI electrónico o certificado digital) y 2) Modelo 036. Cumplimentación, validación y obtención en PDF para su impresión (para entregarlo presencialmente en tu delegación de la Agencia Tributaria).
- En cualquiera de las dos modalidades, el formulario es el mismo y lo primero que tendrás que hacer es rellenar tus datos identificativos (NIF y apellidos y nombre).
- En la misma pantalla, clica sobre la casilla 130 (Solicitud de alta/baja en el registro de operadores intracomunitarios).
- Dirígete a la página 5 y ahí clica sobre la casilla 582 de alta en el ROI.
- En la casilla 584 indica la fecha previsible de la primera operación intracomunitaria.
- Si lo haces vía telemática, solo tendrás que clicar sobre el botón azul Enviar y si has elegido la opción de imprimir en PDF, deberás hacer clic sobre Validar para que se genere el archivo en PDF.
Y eso es todo por tu parte.
Hacienda se da un plazo, como te decíamos, de tres meses. Pero en principio no tendrías que preocuparte: con toda seguridad, te dará luz verde.
Cómo comprobar el NIF intracomunitario
Una operación intracomunitaria es como un baile de pareja: solo, como que no funciona la cosa.
En otros términos más formales: tanto tú como tu cliente o proveedor tenéis que estar inscritos en el ROI para que se aplique la norma del IVA intracomunitario.
¿Y cómo comprobarlo? Consultando el censo VIES de la web de Hacienda, en la opción Consultar operadores intracomunitarios No españoles.
Para la consulta, necesitarás introducir el número de NIF-IVA de tu cliente y tener el DNI electrónico o el certificado digital.
También puedes comprobar si estás inscrito en el ROI en Consultar operadores intracomunitarios españoles.
Para esta gestión no necesitas certificado o DNI electrónicos. Con introducir tu NIF es suficiente.
Obligaciones fiscales como operador intracomunitario
Las operaciones intracomunitarias tienes que declararlas, es decir, informar a Hacienda de lo que compras y vendes en otros países de la UE.
Para declararlas tienes que presentar el modelo 349. Este modelo es lo que se suele conocer como declaración informativa y consiste en un resumen de todas tus operaciones intracomunitarias.
La presentación, en principio, es mensual, lo que quiere decir que declaras tus operaciones mensuales.
Pero Hacienda permite presentarlo cada trimestre siempre y cuando la suma de tus operaciones intracomunitarias esté por debajo de los 50.000 €, tomando como referencia el trimestre de declaración y el año anterior.
En tal caso, estas serían las fechas de presentación:
- Primer trimestre, del 1 al 20 de abril
- Segundo trimestre, del 1 al 20 de julio
- Tercer trimestre, del 1 al 20 de octubre
- Cuarto trimestre, del 1 al 30 de enero del año siguiente
Ahora pongamos que tienes que presentarlo cada mes: las fechas serían siempre del 1 al 20.
Y ahora pongamos que tienes más dudas, que buscas una solución todavía más fácil, menos preocupaciones, menos carga de trabajo, que uno es autónomo y el tiempo no le sobra.
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