Ya lo advirtió un gran economista: “El gran problema de Excel es que cualquiera puede crear una hoja de cálculo… mal”.
Ese gran economista es James Kwak, autor de The Baseline Scenario, un famoso blog sobre finanzas.
Lo que le inspiró esa frase fue el desastre que sufrió el banco JPMorgan en 2012 por una hoja de Excel mal hecha.
El desastre fue de proporciones colosales, multimillonarias: 6.000 millones de dólares de pérdidas. ¡Se dice pronto! 😱
Excel es, seguramente, uno de los software de cálculo más usados del mundo. Y, con total seguridad, el más infravalorado, hasta que un pequeño error convierte tu contabilidad en un infierno. ¡Que se lo digan a los de JPMorgan!
Y aun así, Excel parece tener embrujado a todas las empresas. También a los autónomos.
¿Es buena idea usar Excel para llevar tu contabilidad? ¿Qué otros problemas te puede acarrear?
A continuación, te mostramos 7 razones para dejar de usar Excel —o su alternativa más famosa, Google Sheets— para llevar tu contabilidad.
1) La contabilidad con Excel trae más problemas que soluciones
Excel es como aquellas ilusiones que engañan hasta a los más listos de la clase: cualquiera puede crear una hoja de cálculo, por lo que, a primera vista, parece accesible.
Y ahora viene el engaño: no es un programa fácil. Y aunque parece intuitivo, deja de serlo en seguida que empiezas a picar números, rellenar celdas y, entonces, #¡DIV/0!, #¡VALOR!, #¡REF!, ########. ¿A quién no le ha pasado? 🤔
Pero el problema puede ser peor: al poderlo manipular con relativa facilidad, puedes crear hojas de cálculo llena de errores sin que te aparezcan signos o advertencias.
Además, con Excel se da la siguiente paradoja: es un programa o software que se procesa manualmente.
Y es que, por muchas plantillas que tengas disponibles, tienes que ir picando la información número a número. En este sentido, es casi como llevar las cuentas con papel, boli y una calculadora.
Aun así, a muchos contables les encanta, a pesar de los continuos errores y ajustes manuales que deben ir haciendo.
¿Solución? ¡Más bien problemas! Y problemas que pueden salir muuuuy caros.
2) La contabilidad en Excel es gratis (pero te puede salir cara)
Ya te contábamos al principio el desastre del banco JPMorgan. ¿Sabes que lo causó? Un error de copia y pega en una hoja de contabilidad de Excel.
No era la primera vez que esto ocurría: en 2005, Kodak perdió 11 millones de dólares en acciones por un error tipográfico en una celda… ¡de una hoja de Excel!
El historial de errores de Excel y sus consecuencias millonarias en algunas empresas daría para más de un artículo. De hecho, ya se han escrito bastantes artículos al respecto.
Lo alarmante de estos casos tan notorios es que quienes manejaban esas hojas de cálculo eran empleados que —se supone— sabían manejar Excel.
Pues imagínate eso trasladado a la actividad de un autónomo que usa Excel sin ser experto: el error no será millonario porque no factura millones, pero proporcionalmente puede ser más doloroso.
Tan doloroso como un IVA mal calculado y su consecuente sanción de Hacienda. O una retención de IRPF.
Además, es algo que te puedes evitar.
3) Un autónomo no necesita hacer la contabilidad con Excel
Puede que una empresa no pueda ahorrarse el uso de Excel. Nadie niega sus virtudes y ventajas. Pero… ¿es necesario para un autónomo?
La respuesta es un no. Al menos, por lo que hace a la contabilidad.
La contabilidad de un autónomo es muy sencilla. Y si estás en el régimen de estimación directa simplificada, como la mayoría, todavía más.
Al tributar el IRPF por este régimen, tus obligaciones contables consisten en llevar los siguientes registros:
- Un libro registro de ingresos
- Un libro registro de gastos
- Un libro registro de bienes de inversión
- Un libro registro de provisiones de fondos y suplidos
Es tentador llevar estos libros contables con Excel. Pero tiene muchos inconvenientes.
Antes te hablábamos de los errores, que son frecuentes y pueden salirte caros.
También puede costarte dinero (una sanción) si usas un formato equivocado y omites información importante para Hacienda.
Además, quita mucho tiempo, ya que tienes que ir introduciendo toda la información una a una. Y no es poca. Por ejemplo, en cada ingreso debe constar la base imponible, el tipo de IVA, la cuota de IVA, la retención de IRPF, el número de factura, la fecha de emisión, etcétera.
Todo esto multiplícalo por todos tus ingresos y gastos. Y ya tienes una nueva ocupación para no aburrirte y para perder más dinero por no dedicarte a las tareas más productivas de tu negocio.
¿Alguna alternativa? Sí, una mucho mejor: un programa de contabilidad pensado para autónomos.
Con un programa de contabilidad como el de Declarando, los libros contables se generan automáticamente a medida que introduces la información de tus ingresos y gastos.
Y según el formato de Hacienda, es decir, con toda la información obligatoria por ley.
4) Los libros contables de los autónomos en Excel de Hacienda no tienes que hacerlos en Excel
El subtítulo parece contradictorio, pero en seguida te mostramos que no lo es.
Hacienda ofrece unos ejemplos de libros de registro. Están en Excel y CSV (el formato universal de Excel) y los pone a disposición para casos de requerimientos.
También sirven como plantilla para calcular los rendimientos de tu actividad de cara a la declaración de la renta o para las declaraciones trimestrales de IVA (modelo 303).
Pues bien, estos libros redundan en una de las desventajas que te hemos señalado antes: tienes que ir anotando todos tus ingresos y gastos uno a uno.
Y luego reza por no haberte equivocado en una celda o en el formato de un corte y pega como le ocurrió al JPMorgan y a muchos otros autónomos y empresas que no aparecen en las páginas económicas de los diarios.
Lo bueno es que, hoy en día, todos esos registros que Hacienda puede pedirte en Excel ya no necesitas hacerlos con Excel.
Retomamos así el punto anterior: puedes usar un programa de contabilidad como el de Declarando y descargarte esos libros, si Hacienda te los pide, en un par de clics.
Y lo mismo para tus obligaciones fiscales: tus autoliquidaciones (modelo 303 de IVA , modelo 130 de pagos fraccionados del IRPF) o tus declaraciones informativas puedes presentarlas directamente en la sede electrónica de la Agencia Tributaria.
Y sin tener que jugártela cara a cara con Excel. Y, además, en el tiempo legalmente estipulado, sin retrasos.
5) El modelo 303 de Excel de Hacienda no te informa de su fecha de presentación
En el tiempo legalmente estipulado y sin retrasos. Verás:
Puedes equiparte con el más completo y actualizado libro contable o de IVA de Excel, como los de Hacienda.
Puedes ir picando una a una toda la información, con ese tiempo que quita e implica mantener al día esos archivos.
Pero no hay hoja de cálculo de Excel en el mundo que te indique y avise de cuándo te toca presentar el modelo 303 de IVA y el resto de declaraciones fiscales.
Y, además, que te permita llevar un seguimiento y un registro de todos los modelos que has ido presentando como autónomo.
No se pueden pedir peras al olmo ni fiscalidad y contabilidad para autónomos al Excel.
6) Excel no es un programa de contabilidad gratis
De hecho, no es un programa de contabilidad. Y eso de gratis… en fin, hay que pagar una licencia para usarlo.
Las limitaciones de Excel como herramienta de contabilidad son enormes, y no acabaríamos de enumerar todo lo que NO puedes hacer con este programa.
Por eso, vamos a mostrarte en contraposición todo lo que SÍ te permite hacer un programa de contabilidad online:
- Toda tu información contable está ordenada y centralizada en el programa. No tienes que abrir y guardar distintas hojas de cálculo o archivos para llevar todos tus registros contables (ingresos, gastos, facturas, etc.)
- También centraliza otro tipo de información útil como los datos de tu actividad, la información de tus clientes y proveedores o información fiscal sobre tus declaraciones
- Reduce los errores a la mínima expresión al automatizar todos los procesos contables
- Incluye facturación (emisión de facturas) y plantillas de factura adaptables a distintas situaciones (actividades exentas de IVA, operaciones intracomunitarias o de exportación e importación)
- Categoriza los gastos de tu actividad, lo que te permite deducírtelos correctamente en tus declaraciones fiscales
- Te permite presentar tus declaraciones fiscales directamente a Hacienda, te informa de cuándo te toca y te envía recordatorios
- Tiene una interfaz intuitiva que te permite encontrar y acceder fácilmente a tu información contable
- A partir de la información de ingresos y gastos que vas introduciendo, te muestra una previsión de lo que vas a pagar de renta, lo que te permite planificar y tomar decisiones basadas en información fiable
- Se actualiza automáticamente, por lo que no tienes que estar a la última de todas las novedades fiscales y contables
- La seguridad está garantizada, al usar una infraestructura en la nube (en servidores de internet) que genera continuamente copias de seguridad
Pero, además, hay otro tema legal de última hora, por así decirlo: y es que Excel, para tu contabilidad y facturación, ya no te servirá en un futuro muy próximo.
7) Excel para hacer facturas para autónomos ya no servirá
Muchos autónomos todavía usan Excel para hacer facturas. Pues bien, esto ya no será posible. O mejor dicho: ya no será legal.
¿Te suena la ley antifraude? Se aprobó hace relativamente poco (en 2021) y, entre sus novedades para los autónomos, la más destacable es la que regula el uso de los programas informáticos de facturación.
Pues bien, según el reglamento en el que el Gobierno está trabajando, estos software ya no podrán permitir la eliminación, manipulación y omisión de información de facturación y contabilidad.
Además, deberán llevar un registro de todos tus movimientos en el programa, de manera que Hacienda, si te lo solicita, pueda seguir al detalle el uso que haces: desde la hora que accedes al programa a la hora que sales, desde las facturas que haces hasta las facturas que anulas.
Según este nuevo reglamento de facturación, ningún autónomo ni empresa podrá seguir usando Excel para hacer sus facturas.
Por una razón clarísima: Excel te permite todo lo contrario de lo que autoriza la ley antifraude. Con Excel, puedes eliminar información, modificarla y manipularla sin dejar rastro.
Además, no genera ningún registro de todos tus movimientos, por lo que Hacienda no te aceptará que le envíes en archivos de Excel toda tu facturación.
Es más: el uso de programas que no cumplan con la ley estará penalizado con multas de 50.000 €.
Esto tiene una solución rápida y sencilla si todavía usas Excel. Te lo comentábamos antes: un programa de contabilidad para autónomos que se adapte a la nueva legislación sobre los software de facturación electrónica.
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