Dice el último informe Infoempleo-Adecco que la fiscalidad es la principal preocupación de los autónomos.
¿Quién lo duda, cuando cada trimestre tienes que hacer frente al pago de impuestos?
Y eso sin contar lo que señalan muchos expertos fiscales: que la mayoría de autónomos sufre para poder pagar sus trimestrales… 😬
Reconozcámoslo: ser autónomo no es fácil.
Pero tampoco tiene que ser una tortura ni nadie debería pagar un precio tan alto por querer ser libre trabajando.
Con las siguientes claves, queremos ayudarte a que la presentación de tus impuestos deje de ser tu principal preocupación.
Sigue leyendo para descubrir cómo 👇
1) Conoce qué impuestos y modelos fiscales debes presentar
Como autónomo te afectan dos impuestos: el IVA de tus productos o servicios y el IRPF, que es el impuesto sobre la renta de las personas físicas.
Esto es básico.
Pero de esto tan básico no se deriva que solo debas presentar dos declaraciones, una para el IVA y otra para el IRPF.
¡Ojalá fuera así de simple!
Pero no, Hacienda complica un poco las cosas, dependiendo de tu actividad.
Así, de modo general, estas pueden ser las principales obligaciones fiscales de los autónomos:
- Si tu actividad está sujeta a IVA, debes presentar el modelo 303 de IVA trimestral.
- Si facturas sin aplicar retenciones o aplicas retenciones a menos del 70 % de tus facturas, debes presentar el modelo 130 de pagos fraccionados del IRPF.
- Si algún proveedor es autónomo y te aplica retenciones en las facturas, has de ingresar a Hacienda esas retenciones con el modelo 111 (también debes usar el mismo modelo si tienes empleados, para ingresar las retenciones de sus nóminas).
- Si trabajas en un local de negocio y el arrendador aplica retenciones en las facturas de alquiler, tienes que declararlas en el modelo 115.
- Si realizas operaciones intracomunitarias (compras o ventas a autónomos o empresas de otro país de la Unión Europea), debes informar de estas en el modelo 349.
Esto trimestralmente.
Cada año, hagas lo que hagas, debes presentar la declaración anual de la renta.
Y esto sin contar las declaraciones informativas, que son resúmenes anuales de los impuestos trimestrales (por suerte, no tienes que pagar).
¿Complicado? Bueno, sí.
Pero aquí va una pista:
👉 El epígrafe del impuesto de actividades económicas (IAE) que elegiste al darte de alta de autónomo determina qué impuestos debes presentar.
Y aquí otra pista, para irte con cuidado:
👉 Tus obligaciones fiscales pueden variar según tu actividad. De hecho, es seguro que varíen durante el primer año.
Un ejemplo de esto último: empezaste como autónomo con una sola obligación fiscal trimestral (el pago del IVA), pero al cabo de 6 meses, te llega la factura de un nuevo proveedor que es autónomo.
Como esa factura lleva retención, en tus siguientes trimestrales tendrás nuevo modelo que presentar (el 111). Pero solo para el trimestre en el que te han aplicado la retención.
2) Hazte con un calendario fiscal
Como autónomo, tu vida profesional gira alrededor de las siguientes fechas:
- Del 1 al 30 de enero es el periodo de presentación de las declaraciones fiscales del cuarto trimestre del año anterior.
- Del 1 al 20 de abril, julio y octubre te toca presentar las declaraciones fiscales del primer, segundo y tercer trimestre, respectivamente.
- De abril a últimos de junio es la campaña de la renta.
Para tener estas flechas siempre presentes, ten a mano un calendario fiscal para autónomos.
O anótalas en el calendario de tu servidor de email.
Si haces esto, no olvides activar notificaciones, para que te lleguen avisos antes de que arranquen los trimestrales (por aquello de que prevenir es mejor que curar).
Aquí te dejamos nuestro calendario fiscal de 2023 para autónomos, por si quieres imprimirlo y estamparlo en algún lugar visible 🗓️
3) Lleva un registro ordenado de tus ingresos y gastos de autónomo
Hacienda te obliga a llevar un registro de los ingresos y gastos de tu actividad.
La razón es así de simple: los impuestos que pagas surgen de esos mismos ingresos y gastos.
Para que este registro cumpla con la ley y sea útil para presentar tus declaraciones, debe contener la siguiente información:
- El año y el trimestre en que ha tenido lugar (por ejemplo, 2023 y tercer trimestre).
- El epígrafe de IAE de tu actividad (por ejemplo, A05 863 si eres periodista).
- Tipo de factura (si es completa, simplificada o rectificativa).
- La descripción del ingreso o gasto: ha de ser lo más específica posible (en lugar de, por ejemplo, “servicio de asesoramiento”, mejor “servicio de asesoramiento fiscal, octubre 2023”).
- La fecha de emisión de la factura y de las operaciones (pueden coincidir, cuando la factura se emite el mismo día en que adquieres el producto; o no, cuando la factura se emite después de tener lugar el servicio).
- El número de factura.
- El NIF y nombre o razón social de tu cliente o proveedor.
- La base imponible (el importe antes de impuestos).
- El porcentaje de retención de IRPF (si has aplicado retención en tus ventas o te la han aplicado en tus compras).
- El importe retenido.
- El importe total de la factura.
Para presentar tus impuestos, sin embargo, no debes introducir toda esta información. ¡No acabarías nunca!
Pero sí debes tener a la vista los siguientes datos, que son los que más interesan a Hacienda:
- El importe de IVA de tus ingresos y gastos y el tipo aplicado (21 %, 10 % o 4 %).
- El importe de las retenciones y el tipo aplicado (puede ser del 15 % o del 7 %, o del 19 % en el alquiler del local del negocio).
- La base imponible
Cómo llevar el registro de tus ingresos y gastos de autónomo sin complicarte
Después de hablar del “qué”, te habrá quedado la duda de cómo llevar tu registro de ingresos y gastos.
Vamos a darte dos opciones, y luego tú decides la que mejor te convenga:
- Hacer lo que hace la mayoría de los autónomos, es decir, llevar tu contabilidad con Excel.
- Destacar sobre la mayoría y usar un programa de contabilidad para autónomos.
La primera opción es la más económica, pero también la más propensa a errores.
La segunda siempre será de pago, pero te ahorrará los errores de Excel y te permitirá automatizar el registro de ingresos y gastos habituales.
Sobre los errores, ten en cuenta esto para decidir: en contabilidad (y en impuestos) un error equivale a una sanción 😒
Aprende más: Programa de facturación para autónomos: 7 consejos para elegir el mejor
4) Aprovecha las deducciones fiscales para pagar menos impuestos
Los gastos deducibles de tu actividad son la clave para pagar menos impuestos.
Un ejemplo sencillo te lo mostrará: pongamos que has facturado un servicio por 1.000 € con un IVA al 21 %.
En la siguiente declaración trimestral de IVA, deberás pagar a Hacienda 210 € de IVA (el 21 % de 1.000 €).
Pero en ese mismo trimestre, compraste un ordenador para tu actividad por 1.210 € con IVA del 21 % incluido, es decir, con 210 € de IVA.
Pues bien, al declarar ese gasto, tu declaración de IVA quedará en 0 €, ya que en el modelo 303 se resta el IVA de tus ventas y el IVA deducible de tus gastos.
No es difícil entrever qué pasaría de no declarar ese gasto deducible: así es, que pagarías 210 € a Hacienda.
Los gastos deducibles no solo te permiten pagar menos IVA en el modelo 303.
También menos IRPF en tu declaración de la renta, o en el modelo 130 si tienes que hacer pagos fraccionados del IRPF.
Aprende más: 12 claves para controlar y gestionar tus gastos de autónomo
5) Conserva todas las facturas y recibos
Es cierto: tus declaraciones de impuestos no deben ir acompañadas de facturas y recibos.
Aun así, debes conservarlos porque esos ingresos y gastos que declaras deben estar documentados por ley.
En primer lugar, con facturas.
Y si el gasto o ingreso es sin factura, por recibos del banco o cualquier otro documento que pruebe la existencia de esa transacción.
Esto es especialmente importante por lo que hace a los gastos deducibles.
Hacienda es muy puntillosa. Y puede pedirte justificantes que demuestren la existencia de ese gasto.
En algunos casos, valdrá con la factura o el recibo del pago. En otros, puedes necesitar más documentos.
Por ejemplo, si trabajas en casa y te deduces el alquiler y los suministros (agua, luz, gas, teléfono, internet), Hacienda puede pedirte los contratos.
Y toma nota: porque si los contratos no están a tu nombre o en el contrato de alquiler existe una cláusula que prohíbe realizar una actividad económica en tu vivienda, Hacienda te negará la deducción.
6) Crea una hucha fiscal para pagar tus impuestos
Muchos autónomos sufren cuando se acercan los trimestrales por una mala previsión.
Sobre todo, por lo que respecta al IVA.
Como muchas facturas se cobran más tarde o con retraso, no es extraño que en el modelo 303 debas pagar un IVA que todavía no has cobrado.
Para evitar que esto te genere problemas de liquidez o te obligue a endeudarte, lleva un control separado de lo que debes pagar en los siguientes trimestrales.
Este control consiste en:
- Ir anotando de manera acumulada todo lo que debes de IVA y otros impuestos (como las retenciones)
- Reservar ese importe para el pago de tus trimestrales y no gastarlo en otra cosa
Prever la renta anual ya es más complicado. Pero no imposible, si usas el software adecuado.
Aprende más: Gestión y planificación financiera para autónomos: 10 claves para un negocio rentable.
7) Automatiza tus declaraciones fiscales con un software de impuestos para autónomos
Dice el diccionario de la RAE que automatizar es “aplicar la automática a un proceso o a un dispositivo”.
Y la “automática”, según el mismo diccionario, es la “ciencia que trata de sustituir en un proceso el operador humano por dispositivos mecánicos o electrónicos”.
¿Y por qué querer sustituir por “dispositivos electrónicos” un proceso operado por humanos?
Cuando hablamos de softwares (y, sobre todo, de softwares online o en la nube), automatizar es más sencillo verlo:significa que:
- No cometes errores
- Ahorras tiempo en tareas administrativas que no te gustan
Y es que llevar una facturación y contabilidad ordenadas y presentar impuestos cada trimestre es una tarea que consume mucho tiempo.
Y si además te equivocas, puede costarte una sanción.
Aquí está la Ley General Tributaria y su apartado extenso de multas y sanciones para demostrártelo 🥺
Con un software de impuestos que incluya facturación y contabilidad como el de Declarando, puedes aplicar de forma sencilla todas estas claves:
- No tienes que preocuparte por los modelos fiscales, porque estos se generan automáticamente y sin errores
- Si por un cambio en tu actividad debes presentar otro modelo fiscal, el software te lo notifica y prepara para que lo presentes en el próximo trimestre.
- Presentas tus declaraciones fiscales en 2 clics: un clic para generar el fichero y otro para subirlo en la web de Hacienda
- Haces facturas sin preocuparte por el IVA, la retención y la numeración, ya que estos se asignan automáticamente en función de tus servicios o productos.
- Llevas una contabilidad ordenada, tal y como exige Hacienda.
- Deduces correctamente todos tus gastos para pagar menos impuestos (nuestros autónomos ahorran cada año 4.000 € de media en impuestos).
- Siempre sabes lo que vas a pagar en el siguiente trimestre, evitando imprevistos de última hora.
- Cuentas con un equipo humano de expertos fiscales que te resuelve todas tus dudas, aunque el software está diseñado para que gestiones tus impuestos como si fueras tu propio gestor.
Solicita ahora una consulta gratuita con uno de nuestros expertos en autónomos y deja de preocuparte por tus impuestos 🤗
