¿Qué es ser freelance en España? ¿Un freelance y un autónomo son lo mismo? ¿Pagan los mismos impuestos? ¿Ganan lo mismo?
Son muchas las dudas de los freelances en España. Y es que, cuando empiezan, muchos no saben, ni siquiera, si deben darse de alta como autónomos.
O qué impuestos deben pagar. O cómo facturar sus servicios a las empresas con las que colaboran.
Vamos a ofrecerte todas las claves que debes saber para trabajar de freelance en España y triunfar en el intento ✌️
1) Un freelance, ¿qué es?
Empecemos por el significado de freelance. ¿Qué es un freelance?
Para empezar, un anglicismo, es decir, una palabra propia del inglés.
El diccionario de la Real Academia Española (o RAE) recoge este término, aunque escrito free lance (separado). Esto es lo que dice:
- Una persona que realiza por su cuenta trabajos periodísticos (escritos o gráficos) y los vende a medios de comunicación
- Una persona que trabaja por su cuenta en cualquier actividad
La primera acepción —la referida a los trabajos periodísticos— nos indica el origen del término en nuestra lengua: sí, fueron los periodistas freelance y, en general, los medios de comunicación, los que introdujeron el término en nuestro idioma.
Y ahora, por extensión, el término freelance o freelancer los empleamos para designar cualquier profesional independiente.
Basta con consultar los perfiles de los usuarios de LinkedIn, la famosa red profesional, para constatar la inmensa cantidad de freelance o freelancers que trabajan en nuestro país 🔍
Y, de paso, para comprobar el apego de muchos profesionales por los anglicismos: freelance, entrepreneur, founder, CEO, etcétera 🆗
2) Qué es ser autónomo en España
El significado de autónomo, en nuestro país, está claramente definido: una persona que trabaja por cuenta propia.
El Estatuto del trabajo autónomo lo define con más precisión:
Persona física que realiza de forma habitual, personal, directa, por cuenta propia y fuera del ámbito de dirección y organización de otra persona, una actividad económica o profesional a título lucrativo, dé o no ocupación a trabajadores por cuenta ajena.
Traducido, esto quiere decir que un autónomo:
- Organiza su trabajo con sus propios medios
- Trabaja de manera independiente, es decir, no está sujeto a la dirección u organización de una empresa
- Ejerce una actividad económica para ganarse la vida
- Puede tener empleados a su cargo (o no)
Luego existen unas pequeñas excepciones. Se trata de figuras particulares y minoritarias en nuestro país como el autónomo colaborador o el autónomo dependiente o TRADE.
Pero sobre estos, de momento, no nos vamos a ocupar (bueno, del TRADE, un poco más adelante).
En España, hay muchas maneras de referirse a un autónomo: trabajador por cuenta propia, profesional independiente, profesional autónomo o empresario individual (sí, no hay diferencia entre un empresario individual y un autónomo).
Pero, ¿freelance también es sinónimo de autónomo?
3) ¿Diferencias entre freelance y autónomo?
Y ahora vayamos al meollo del asunto 🧐
Por un lado, tenemos a un freelance, que es una persona que trabaja por su cuenta, de manera independiente.
Y, por el otro, tenemos a un autónomo, una persona que trabaja por cuenta propia, también de manera independiente.
¿Qué diferencia hay? Pues, como puedes observar, ninguna.
De hecho, en el Diccionario panhispánico de dudas, se recomienda usar “independiente, autónomo o por libre” en lugar de freelance.
Es más, en la legislación española no existe el término freelance.
La Seguridad Social emplea los términos autónomo, trabajador autónomo o trabajador por cuenta propia.
Y, para encontrar la palabra freelance en su web, tienes que poner la versión en inglés y el término se refiere… ¡A los trabajadores por cuenta propia! Sí, los autónomos.
La diferencia entre autónomo y freelance
Aun así, podemos establecer una diferencia. Pero no a nivel jurídico o legal (insistimos: no la hay), sino en cuanto a su uso social.
Por lo general, empleamos el término freelance para referirnos a determinadas profesiones.
Ejemplo de actividades freelance: periodistas, fotógrafos, diseñadores, traductores, correctores, desarrolladores web, consultores y así hasta llegar a LinkedIn, donde (casi) todos los autónomos son freelance.
Pero, dejando LinkedIn a un lado, no se suele usar el término freelance para referirse a todos los trabajadores autónomos que existen en España.
Ejemplos de trabajos autónomos que no llamaríamos freelance (¡ni en LinkedIn!): fontaneros, electricistas, taxistas, transportistas, pequeños comerciantes y un largo etcétera.
Resumiendo, la diferencia entre un freelance y un autónomo no es legal, sino de uso social:
- Un freelance es un autónomo
- Pero no llamamos freelance o freelancer a todos los autónomos
4) Cómo ser freelance en España
Ser freelance en España significa ser autónomo.
Por lo que, para trabajar de freelance, lo primero que debes hacer es gestionar los dos principales trámites para autónomos en España:
- Darte de alta en el régimen especial de trabajadores autónomos (RETA) de la Seguridad Social
- Darte de alta como autónomo en Hacienda
El alta como autónomo no es un proceso fácil, por lo que te recomendamos consultar con una asesoría fiscal online para hacerlo correctamente.
De todas formas, a continuación te mostramos un resumen, por aquello de que el conocimiento es poder 💪
Cómo darse de alta como freelance en España
El alta de autónomo supone inscribirte como tal en dos organismos: la Seguridad Social y Hacienda.
Y por separado, porque el alta en uno no implica automáticamente el alta en otro.
Es decir, que si cursas el alta en la Seguridad Social no pasarás a estar dado de alta en Hacienda sin hacer el respectivo trámite.
El alta de freelance en Hacienda
Para darte de alta en Hacienda, debes presentar el modelo 036 o 037.
El 036 y 037 son los modelos censales para que autónomos y empresarios soliciten el alta, informen de modificaciones en su actividad y se den de baja.
Se presenta de manera online en la sede electrónica de la Agencia Tributaria. Aunque también tienes la opción de hacerlo por correo postal o presencialmente en una delegación de la Agencia Tributaria.
Para hacerlo online, necesitarás un certificado electrónico válido como el DNI electrónico, el certificado digital o la Cl@ve PIN.
El modelo 037 simplificado es el más indicado para autónomos freelance. Esta es la principal información que necesitarás:
- Nombre y apellidos, domicilio fiscal y domicilio de notificaciones (puede ser el mismo) y NIF.
- Lugar donde realizarás la actividad: puede ser en un local o en tu casa.
- Régimen fiscal del IRPF. Para freelance, el más común es de estimación directa simplificada, pensado para autónomos que facturan por debajo de los 600.000 € anuales
- Régimen de IVA (el común para muchos freelancers es el general) o si tu actividad está exenta de IVA (si te dedicas a la educación reglada o a la sanidad, entre otras actividades).
- Epígrafe del impuesto de actividades económicas (IAE), que no debes pagar como freelance pero sí señalar tu actividad.
- Si vas a practicar retenciones en tus facturas e ingreso a cuenta del IRPF
Como puedes observar, el modelo 037, aun siendo simplificado, no es fácil. ¿Qué epígrafe de IAE seleccionar? ¿Y el régimen fiscal? ¿Cómo sé si tengo que practicar retenciones?
En fin, que necesitarás ayuda de un experto fiscalista en autónomos. Y no solo para el alta en Hacienda. También en la Seguridad Social 👇
El alta de freelance en la Seguridad Social
Después del alta en Hacienda, puedes hacer el alta de autónomo en la Seguridad Social de manera online.
O por correo postal o presencialmente, si no tienes prisa (sí, el formato analógico es siempre más lento).
Si lo haces online, solo tienes que acceder al portal Importass de la Seguridad Social.
Una vez en Importass:
- Accede a Altas, bajas y modificaciones
- Clica sobre Alta en trabajo autónomo
- Haz clica en Solicitar alta
Deberás seleccionar un certificado electrónico para entrar (DNI electrónico, certificado digital o Cl@ave PIN).
Una vez dentro, te aparecerá un aviso antes de iniciar el alta. Clica sobre Aceptar y continuar.
El proceso de alta se resume en 6 pasos:
- Fecha de inicio de la actividad (no puede ser anterior a la fecha actual). Te preguntará si quieres cotizar el mes entero o a partir de la fecha de alta. Si seleccionas el mes entero, cotizarás por todo el mes y también pagarás la cuota de autónomo entera.
- Actividades de autónomo. Selecciona el tipo de actividad, el código CNAE (que tiene que estar relacionado con el IAE), en qué organismo declaras tus impuestos (la Agencia Tributaria Estatal, si no resides en el País Vasco o Navarra), si perteneces a un colegio profesional y el domicilio donde desarrollarás tu actividad.
- Cuota y cotización. Indica los ingresos que prevés tener descontando tus gastos (es decir, tus rendimientos netos). De esta manera, sabrás por qué base cotizar y qué cuota mensual pagar.
- Datos de contacto. Domicilio postal, correo electrónico y teléfono en caso de que la Seguridad Social deba contactar contigo.
- Domiciliación bancaria. Deberás introducir el número de IBAN de tu cuenta para que la Seguridad Social cobre al final de cada mes la cuota de autónomos.
- Revisa los datos. Verifica que toda la información es correcta, acepta y envía la solicitud.
El trámite por la Seguridad Social se ha simplificado gracias a Importass, el nuevo portal para autónomos.
Aun así, te recomendamos consultar con uno de nuestros asesores para asegurarte de que lo estás haciendo correctamente.
5) Qué impuestos paga un freelance en España
Un freelance, al ser autónomo, debe declarar, fundamentalmente, dos impuestos:
- El IRPF, que es el impuesto sobre la renta de las personas físicas (un freelance es una persona física)
- El IVA, que es el impuesto sobre el valor añadido.
Del IVA, según el servicio que prestes, puedes escaparte. Es decir, no tener que declararlo si tu actividad está exenta de IVA.
Pero del IRPF, no. Como mucho, puede ocurrir que Hacienda te acabe devolviendo dinero cuando declares tu renta anual.
Pero eso dependerá, entre otras cosas, de los ingresos de tu actividad y —muy importante— de tus gastos deducibles.
Cuánto IRPF paga un freelance en España
El IRPF que pagas al año se basa, como el nombre del impuesto indica, en tus rentas, es decir, tus ganancias.
Y tus ganancias se calculan restando ingresos y gastos deducibles.
Los gastos deducibles son aquellos que están relacionados con tu actividad. Y, para que sean fiscalmente deducibles, es decir, que te los puedas restar, tienen que ser necesarios para el desarrollo de tu trabajo.
Por ejemplo, si eres periodista freelance, el ordenador con el que escribes tus reportajes o el móvil que usas para hacer las fotos o grabar vídeos son gastos imprescindibles. Al menos en el siglo XXI 😉
Pues bien, cuanto más gastos te puedas deducir, menos renta pagarás a Hacienda. Por una razón muy sencilla: al restar ingresos y gastos, el resultado será una cifra menor que si, por el contrario, te hubieras deducido poco o nada.
Y como el IRPF es un impuesto progresivo (ganas más, pagas más), acabarás pagando menos.
Así de fácil y, a la vez, así de difícil.
Sí, así de difícil, porque esto de deducirse gastos tiene sus límites y condiciones. Y si empiezas a deducir gastos a tutiplén y sin justificarlos, Hacienda sospechará y puede que debas afrontar una investigación.
Es por estas razones, entre otras, que resulta imprescindible que cuentes siempre con el asesoramiento fiscal adecuado. Sí, el de un experto 🤓
Obligaciones fiscales de un freelance en España
Los impuestos hay que declararlos. Y perdona esta verdad de Perogrullo 🙏
Esto implica presentar unos modelos de declaración de manera periódica, es decir, siguiendo un calendario fiscal prefijado por la Agencia Tributaria.
Más concretamente:
- El IVA trimestral. Después de cada trimestre natural del año, deberás presentar el modelo 303 de IVA (a no ser que tu actividad esté exenta). Ahí declararás el IVA de tus ingresos y gastos.
- Pagos fraccionados del IRPF. Puede que también debas presentar el modelo 130 de pagos fraccionados del IRPF. Ahora bien: si practicas retenciones en más del 70 % de tus facturas, no estarás obligado.
- Retenciones e ingresos a cuenta del IRPF. Si trabajas con proveedores que son freelancer como tú, te aplicarán retenciones en sus facturas y deberás declararlas a Hacienda cada trimestre (modelo 111). Y si tienes alquilado un despacho o local de trabajo y el arrendador te aplica retenciones, deberás declararlas cada trimestre (modelo 115).
Las trimestrales vienen acompañadas de otras obligaciones anuales: son las declaraciones informativas de los impuestos que Hacienda te ha hecho declarar durante el año.
Aquí no pagas ni ingresas nada: pero debes informar. Ese “debes” no es un decir: es una obligación fiscal más y, como toda obligación con Hacienda, si no la cumples, hay sanciones.
Además, existen otras obligaciones, menos generalizadas, pero que pueden afectarte según tu actividad. Por ejemplo:
- El IVA intracomunitario cuando operas con proveedores o clientes de otro país de la UE. Entonces debes presentar el modelo 349.
- Las operaciones con terceros, cuando la cantidad anual supera los 3.005,06 €: debes declararlas con el modelo 347, que se presenta una vez al año, en febrero.
Y, finalmente, la gran cita del año: la declaración de la renta.
Resumiendo: son muchas tus obligaciones tributarias por ser freelance en España.
Y como cada freelance es un mundo, conviene que un asesor examine tu caso para que puedas cumplir con todas tus obligaciones. En tiempo y forma.
Y sin sorpresas de Hacienda.
6) ¿Cuánto gana un freelance en España?
Si entendemos por freelance un autónomo, esta es la cifra media oficial de la que disponemos a fecha de hoy: 16.551,64 € al año 🤨
Precisemos:
- La cifra proviene de las declaraciones de la renta de 2021 (es lo más actualizado que tiene Hacienda en 2024)
- Es la media de los rendimientos económicos (ingresos menos gastos deducibles) que los autónomos en estimación directa (como los freelances) declararon aquel año
- Hacienda no distingue entre freelances y otros autónomos (recuerda: jurídicamente, no hay diferencia)
- Hemos excluido lo que otros autónomos que tributan por otros regímenes de IRPF declararon (porque no suelen formar parte del universo freelance, tal y como se entiende)
- No tiene en cuenta lo que ganaron los autónomos que no presentaron la declaración (que fueron pocos, por tener ingresos por debajo de los 1.000 € anuales, un límite que desaparece, por cierto, con la que se presenta en 2024)
De todas formas, si cogiéramos la cifra total de lo declarado en 2021 y la dividiéramos por los 3 millones de autónomos que presentaron la declaración de aquel año, nos saldría una cifra aun menor…
Preferimos no entrar en valoraciones (solo mostramos, no juzgamos). Aunque es inevitable que alguna lagrimilla se escape 😭
7) Trabajar como freelance para una empresa
Y ahora volvamos al trabajo: como freelance es costumbre que trabajes para una empresa. O para varias.
Si es así, debes tener presente:
- Deberás darte de alta como autónomo (si todavía no lo estás).
- Deberás emitir facturas por tus servicios y aplicar retenciones: del 15 % de manera general o del 7 % si eres nuevo autónomo (durante el primer año de actividad y los dos años siguientes).
- Deberás aplicar el IVA que corresponda a tus servicios: el general es del 21 %, pero existen otros (del 10 % y 4 %, para servicios básicos) y —recuerda también— hay servicios que están exentos
Además de estas cuestiones fiscales, también existen otras de carácter laboral: tu relación con la empresa es mercantil, no laboral.
Esto significa:
- Que debes trabajar con tus propios medios y organizar el trabajo a tu manera: la empresa no puede proveerte de herramientas de trabajo ni puedes acudir a sus oficinas como si fueras un trabajador más.
- No puedes estar subordinado a la empresa: es tu cliente, no tu jefe.
- Los horarios los fijas tú, no la empresa.
- No puedes recibir un salario: facturas por tus servicios e ingresas según los servicios prestados. Es decir: no puede haber una retribución fija.
- El precio o las tarifas de tus servicios los fijas tú, no la empresa.
- El riesgo y coste de tu actividad deben recaer sobre ti: la empresa no puede asumirlos (lo que no quiere decir que tú luego no puedas facturárselos como parte de tus servicios: por ejemplo, los gastos por dietas).
Cuando no se cumplen estos criterios, podemos hablar de una relación laboral encubierta. Es decir, de un falso autónomo.
Esto no es un delito para ti. Ni tampoco supone una infracción o multa. Pero sí para la empresa, ya que su obligación sería contratarte como empleado.
Contrato freelance: ¿es posible o necesario?
Es completamente legal firmar un contrato de freelance con la empresa para que la que trabajas.
Pero se trataría de un contrato mercantil, es decir, un contrato de servicios, entre un empresario (tú) y un cliente (la empresa) para formalizar la prestación de tus servicios.
La opción más recomendable es firmar un contrato TRADE. Es decir, de autónomo dependiente.
La condición principal: que más del 75 % de tus ingresos dependan de esa empresa.
El contrato TRADE no es obligatorio, pero sí recomendable por un tema de derechos (para ti) y como manera de evitar la condición de falso autónomo.
Con el contrato TRADE, la empresa y tú podéis fijar, entre otras cosas:
- Un horario laboral
- Un periodo de vacaciones pagadas
- El tiempo que durará la prestación (si no se especifica, será indefinido)
- Una indemnización en caso de incumplimiento del contrato (por ejemplo, que la empresa deje de contar con tus servicios antes del periodo pactado)
El contrato TRADE solo se puede firmar con un cliente (no con varios a la vez). Y se debe registrar en el SEPE, el servicio de empleo público estatal.
Puedes descargarte un modelo de contrato TRADE en la web del SEPE.
Y profundizar sobre todos sus aspectos en nuestra guía del autónomo dependiente o TRADE 🔍
¿Es posible un contrato freelance sin ser autónomo?
No. Y no hay matices: un contrato freelance es un contrato mercantil. Y solo lo puedes firmar si eres autónomo.
De lo contrario, asumes un riesgo: y es el de prestar servicios sin estar inscrito como autónomo en la Seguridad Social y Hacienda.
Esto tiene sus consecuencias en forma de sanciones, multas y pagos atrasados con recargos e intereses en concepto de cotizaciones e impuestos.
No importa que vayas a facturar mucho o poco o que vayas a dedicarle una hora al día o a la semana.
Si es un contrato freelance, debes firmarlo como freelance, es decir, como autónomo. Con todas las de la ley.
¿Y facturar sin ser autónomo?
8) ¿Se puede facturar como freelance sin ser autónomo?
Un freelance es un autónomo por lo que, para facturar, deberás ser autónomo. Es decir, darte de alta como autónomo en la Seguridad Social y en Hacienda.
Aparte de esto, corre entre algunas webs informativas la siguiente información: si tus ingresos están por debajo del salario mínimo interprofesional (SMI) o no te dedicas a tiempo completo —o lo haces de manera puntual o esporádica—, puedes ahorrarte el alta a la Seguridad Social.
¿Esto es así?
Pues bien, es cierto que existe una jurisprudencia, es decir, un cuerpo de sentencias que van por esa línea.
No queremos aburrirte con debates jurídicos. Solamente te resumiremos de forma esquemática la respuesta que nos dio la Seguridad Social cuando se lo consultamos.
Si se dan las siguientes condiciones:
- Si el tiempo de dedicación y la remuneración son “pequeños” (no aclara qué entiende por “pequeños”)
- No realizas tu actividad en un local comercial
- La actividad no es perdurable en el tiempo
Se puede considerar una actividad marginal y quedar excluida del RETA.
Es decir, que el alta como autónomo en la Seguridad Social no sea necesario.
Peeero: deberás consultarlo antes con la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
Es decir, que la última palabra la tendrá la inspección de trabajo, el organismo de la Seguridad Social que supervisa el cumplimiento de la normativa laboral en nuestro país.
Y con independencia de lo que diga la Inspección, deberás declarar tus impuestos como autónomo en Hacienda.
9) Software con asesoría para freelance: por qué es imprescindible
Antes de hablarte de softwares y asesorías para freelances, ¿repasamos todo lo que hemos visto hasta aquí?
Brevemente:
- Un freelance es un autónomo en España
- Para trabajar de freelance, tienes que darte de alta como autónomo en la Seguridad Social y la Agencia Tributaria
- Un freelance paga los siguientes impuestos: el IRPF y el IVA (a no ser que sus servicios estén exentos de IVA por ley)
- Debes declarar los distintos impuestos de manera trimestral y anual
- Si vas a trabajar con una empresa deberás emitir facturas con retención
- Puedes firmar un contrato mercantil o un contrato TRADE si más del 75 % de tus ingresos dependen de un mismo cliente
- Si tu actividad es marginal, consulta con la Inspección de Trabajo si es obligatorio estar dado de alta como autónomo en la Seguridad Social
Bien, ahora hablemos de softwares y asesorías para freelances. ¿Por qué son tan imprescindibles si eres freelance?
Marchando razones de peso:
- El alta en autónomos. No es un proceso fácil. Y un error —el epígrafe de IAE equivocado, el régimen fiscal que no te toca— puede salirte caro.
- Las obligaciones fiscales y presentación de impuestos. Como autónomo puedes verte obligado a presentar hasta 20 modelos distintos. Y no presentar el modelo que debes, en el periodo señalado, puede significar una sanción (un recargo del 10 %, con total seguridad).
- Facturación y contabilidad. Como freelance, estás obligado a facturar tus servicios según la normativa de facturación. Y a contabilizar tus ingresos y gastos según la normativa fiscal de Hacienda.
- Novedades fiscales y legislativas. Cada año hay alguna novedad que afecta al IRPF, es decir, que afecta a tu actividad. Y, con frecuencia, hay cambios en la legislación sobre los autónomos que debes conocer. Por ejemplo, el nuevo sistema de cotización.
- Bonificaciones y deducciones. En España, un freelance puede beneficiarse de bonificaciones (descuentos) en el pago de la cuota a la Seguridad Social (la tarifa plana) o deducirse determinados gastos de su actividad.
- Requerimientos e inspecciones. La Seguridad Social y, especialmente, Hacienda no descansan. Como autónomo, estás obligado a contestar sus requerimientos y atender cualquier inspección, aunque no tengas nada que ocultar.
¿Te ves con espíritu para gestionar toda esa carga? Ciertamente, no creemos que exista un freelance en España que pueda.
10) Por qué elegir un software con asesoría fiscal online como freelance
A todas las razones que te hemos expuesto antes, un software con asesoría fiscal online para autónomos como Declarando aporta el siguiente valor diferencial:
- El software, que automatiza tareas que quitan mucho tiempo como la facturación, la contabilidad y la presentación de impuestos.
- Alta de autónomos online en menos de 48 horas.
- Generación de facturas online simple e intuitiva. Sin errores, con su IVA y retención correctamente calculados. Un clic más y tu cliente la tiene en la bandeja de su email.
- Presentación de impuestos online y automatizada. El software te avisa de qué impuestos debes presentar y cuándo: un par de clics por tu parte y ya tienes presentada tu declaración en la web de la Agencia Tributaria.
- Ahorro fiscal. Hasta 4.000 € al año de media en impuestos es lo que te puedes ahorrar gracias a nuestro módulo de gastos deducibles.
- Planificación de la renta. En todo momento sabrás qué te toca pagar de IRPF a Hacienda. Por lo que podrás tomar decisiones basadas en la marcha real de tu negocio freelance.
- Asesoramiento financiero. Sobre la base de tus ingresos y gastos, nuestra plataforma te indicará el riesgo financiero que corre tu negocio y te dará consejos para tomar cartas sobre el asunto.
- Mentores fiscales que te guiarán ante cualquier duda fiscal, requerimiento de Hacienda o inspección.
Y lo mejor: más tiempo para ti y para los aspectos productivos de tu negocio (ventas, clientes).
Que se diga de verdad que eres un freelance y no el esclavo de la gestión de tu negocio.
Solicita ahora una llamada gratuita y consulta todas tus dudas de freelance con uno de nuestros mentores fiscales 🤗
